Mahnungen als E-Mail ausgeben
1 Über dieses Dokument
In diesem Dokument erfahren Sie, welche Schritte und Maßnahmen nötig sind, damit Sie im DATEV-Rechnungswesen-Programm Mahnungen oder Kontoauszüge automatisch als E-Mail ausgeben können. Die E-Mail setzt sich dabei aus Textbausteinen der Mahnungen oder des Kontoauszugs zusammen. Die Mahnung wird der E-Mail als Dateianhang im PDF-Format beigelegt.
2 Schritte und Maßnahmen vor der Ausgabe
Um Mahnungen oder Kontoauszüge als E-Mail ausgeben zu können, sind vor der Ausgabe folgende Schritte nötig:
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Ausgabeziel der Mahnung prüfen
Prüfen Sie, ob die Mahnung in der Vorschlagsliste in der Spalte Ausgabeziel den Eintrag E-Mail besitzt. Dieser Eintrag liegt vor, wenn Sie dieses Ausgabeziel in den Mahnstammdaten (unter Stammdaten | Debitoren | Mahnstammdaten) in der Kategorie Umfang und Varianten in der Gruppe Standardeinstellungen aus der Liste Standard für Ausgabe gewählt haben.
Der Eintrag liegt ebenfalls vor, wenn für den Debitor in den Debitorenstammdaten (unter Stammdaten | Debitoren | Debitorenstammdaten) in der Registerkarte Korrespondenz das Ausgabeziel E-Mail hinterlegt ist.
Sie können das Ausgabeziel während der Bearbeitung der Mahnungen in der Vorschlagsliste ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste in die Liste klicken und Mahnungen bereichsweise ändern wählen. Im Fenster Mahnungen bereichsweise ändern wählen Sie aus der Liste Feld den Eintrag Ausgabeziel und anschließend aus der Liste Ausgabeziel den Eintrag E-Mail.
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Gültige E-Mail-Adresse hinterlegen
Sie erfassen die E-Mail-Adresse für den Geschäftspartner, den Sie mahnen möchten, in der Bearbeitung des Debitors (unter Stammdaten | Debitoren | Debitorenstammdaten) in der Registerkarte Kommunikation. Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen für einen Debitor hinterlegt haben, wird die E-Mail-Adresse verwendet, bei der in den Debitorenstammdaten das Kontrollkästchen Standard aktiviert ist.
Mahnungen, für welche keine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist, sind in der Vorschlagsliste mit dem Symbol
gekennzeichnet. -
E-Mail-Texte individualisieren
Sie können individuelle Einstellungen für E-Mail-Texte hinterlegen (Betreff, Nachricht, Signatur). Sie geben einen Text ein oder definieren die Variablen, deren Inhalte dann anschließend aus den jeweiligen Formulareinstellungen und den ermittelten Werten in die E-Mail übernommen werden. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Vorschlagsliste der Mahnungen und wählen Einstellungen E-Mail-Texte. Sie können dann im Fenster Einstellungen E-Mail-Texte Mahnwesen den Text einer Mahnung bei Versand per E-Mail übergreifend individualisieren.
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Versandoption festlegen
E-Mails werden standardmäßig direkt aus dem DATEV-Rechnungswesen-Programm versendet. Dies geschieht über eine universelle Microsoft-Windows-Schnittstelle (Simple MAPI), die von vielen E-Mail-Programmen unterstützt wird (z. B. von Microsoft Outlook). Die Funktionen von Basisdienste E-Mail (z. B. SMTP) werden nicht unterstützt.
Wenn das DATEV-Rechnungswesen-Programm und Microsoft Outlook am gleichen PC installiert sind sowie das E-Mail-Konto am PC oder in Microsoft Exchange hinterlegt ist, können Sie alternativ den Versandweg Ablage im Entwurfsordner nutzen. Dazu wählen Sie in den Programmeinstellungen (unter Extras | Einstellungen) in der Kategorie E-Mail den Schaltknopf Ablage im Entwurfsordner.
Wenn Sie auf diese Option umstellen, können Sie die E-Mails vor dem Versand bearbeiten und über das Add-In markierte Mails senden die E-Mails gesammelt versenden.
Diese Einstellung kann nur vom Hauptadministrator der DATEV Benutzerverwaltung (oder einem Benutzer mit der Rolle des Hauptadministrators) geändert werden und gilt kanzleiweit.
Dieser Versandweg bietet im Vergleich zum Standard-Versandweg folgende Vorteile:
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Verschlüsselungsmechanismen in Microsoft Outlook können genutzt werden.
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Die Standardsignatur von Outlook wird verwendet.
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Umlaute im Betreff und Mailtext werden immer korrekt dargestellt.
Wie Sie alternativ eine davon abweichende Signatur festlegen, erfahren Sie hier:
E-Mail-Signatur für Mahnungen, Avis und Saldenbestätigungen einstellen (Dok.-Nr. 1022251)
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Sie erhalten keine Outlook-Sicherheitsmeldung, da die E-Mails nicht direkt versendet werden.
E-Mails aus DATEV-Rechnungswesen-Programmen versenden: Technische Voraussetzungen (Dok.-Nr. 1018208)
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3 Vorgehen
| Mahnungen per E-Mail ausgeben | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Mandantenbestand im DATEV-Rechnungswesen-Programm öffnen. |
| 2 |
Im Menü Auswertungen | Debitoren | Mahnwesen wählen. |
| 3 |
In der Vorschlagsliste die Mahnungen oder Kontoauszüge markieren, die Sie ausgeben möchten. |
| 4 |
Auf die Schaltfläche Ausgeben klicken oder mit der rechten Maustaste in die Vorschlagsliste klicken und Mahnungen ausgeben wählen. |
| 5 |
Im Fenster Mahnungen ausgeben auf die Schaltfläche wie Ausgabeziel klicken. Wenn die Schaltfläche wie Ausgabeziel nicht angezeigt wird, klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Drucken am PC, wählen aus der Liste den Eintrag wie Ausgabeziel und klicken dann auf die Schaltfläche wie Ausgabeziel.
Mahnungen werden beim Ausgabeziel E-Mail im PDF-Format ausgegeben. |
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Weitere Hinweise
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