Auswertungen und Kanzleidaten im Datenbestandsmanagement organisieren

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1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie Lohn-Auswertungen und Kanzleidaten sichern und wieder einspielen und wie Sie Auswertungen in einen anderen Datenpfad kopieren oder verschieben können.

2 Hintergrund

Im Fenster Datenbestandsmanagement können Sie Lohn-Auswertungen und Kanzleidaten organisieren. Jeweils auf einer eigenen Registerkarte können Sie folgende Handlungen durchführen:

Auswertungen sichern
Auswertungen einspielen
Kanzleidaten sichern
Auswertungen kopieren
Auswertungen verschieben

Dynamische Registerkarten

Die Registerkarten im Fenster Datenbestandsmanagement werden dynamisch ein- oder ausgeblendet. D. h. welche Registerkarte angezeigt wird, ist abhängig von der Auswahl der Auswertungen in der Auswertungsliste bzw. den Einstellungen in der Datenpfadverwaltung und der Rechteverwaltung.

Wenn Sie in der Auswertungsliste keine Auswertung markiert haben, sind nur folgende Registerkarten sichtbar:
- Einspielen
- Kanzleidaten Sichern
Wenn Sie in der Datenpfadverwaltung keine zusätzlichen Datenpfade ausgewählt haben, werden die Registerkarten Kopieren und Verschieben nicht angezeigt.
Wenn Sie im Programm Rechteverwaltung einzelne Verwaltungsfunktionen nicht freigeben, z. B. Daten sichern/kopieren, werden die entsprechenden Registerkarten im Fenster Datenbestandsmanagement nicht angezeigt.

Wenn Sie im Programm Rechteverwaltung keine Verwaltungsfunktionen freigeben, ist das Menü Lohn-Auswertung | Datenbestandsmanagementinaktiv und mit dem Symbol Sperre gekennzeichnet.

3 Was möchten Sie tun?

3.1 Auswertungen sichern

	Auswertungen sichern
	Vorgehen:
1	Markieren Sie die Auswertungen, die Sie sichern möchten, in der Auswertungsliste.
2	Wählen Sie Lohn-Auswertung \| Datenbestandsmanagement
3	Klicken Sie auf das Symbol Datenbestände verwalten . Das Fenster Datenbestandsmanagement öffnet sich.
4	Wechseln Sie auf die Registerkarte Auswertungen sichern.

Element	Vorgehen und Beschreibung
Schaltfläche Starten	> Klicken, um die Sicherung der Auswertungen zu starten. Die Daten werden jetzt zusammengepackt. Das Fenster Auswertungsdaten sichern öffnet sich. > Erfassen Sie den Sicherungspfad, den Namen der Auswertungssicherung und ggf. eine Beschreibung der Sicherung. Die Vergabe eines Dateinamens für die Sicherung ist obligatorisch. Optional erfassen Sie im Eingabefeld Beschreibung einen Kommentar zur Sicherungsdatei. Der Kommentar wird beim Einlesen als zusätzliche Information angeboten. Zusätzlich kann die Sicherung mit einem Kennwort geschützt werden.
Feld Fortschrittsanzeige	Zeigt den Fortschritt der Funktionsausführung. Die Ausführung kann mit der Schaltfläche Abbrechen gestoppt werden.
Feld Status	Zeigt, ob die Funktion erfolgreich ausgeführt oder mit Fehler abgebrochen wurde.
Schaltfläche Schließen	> Klicken, um das Fenster Datenbestandsmanagement zu verlassen.

Zahlungsträger

Zahlungsträger werden im Programm Zahlungsverkehr verwaltet, deshalb enthalten Sicherungen aus dem Programm LODAS Auswertungen keine Zahlungsträger, sondern nur die Hinweise dafür.

Weitere Informationen zur Bearbeitung von Zahlungsträgern finden Sie hier: Einstellungen in LODAS Auswertungen vornehmen

Erlaubte Zeichen bei Dateinamen

Ein Dateiname darf folgende Zeichen enthalten:

Buchstaben A - Z, einschließlich "ß" und aller Umlaute, in Groß- und Kleinschreibung
Ziffern 0 - 9
folgende Sonderzeichen:
- Punkt (".")
- Bindestrich oder Minus ("-")
- Unterstrich ("_")
- Leerzeichen (" ")

3.2 Auswertungen oder Kanzleidaten einspielen

	Auswertungen oder Kanzleidaten einspielen
	Vorgehen:
1	Wählen Sie Lohn-Auswertung \| Datenbestandsmanagement
2	Klicken Sie auf das Symbol Datenbestände verwalten . Das Fenster Datenbestandsmanagement öffnet sich.
3	Wechseln Sie auf die Registerkarte Einspielen.

Element	Vorgehen und Beschreibung
Schaltfläche Starten	> Klicken, um den Einspielvorgang zu starten. Das Fenster Sicherung einspielen öffnet sich. > Wählen Sie zunächst das Quellverzeichnis aus. Alle im Pfad befindlichen Sicherungen werden angezeigt. Das Schloss vor einer Sicherung zeigt an, dass die Datei kennwortgeschützt ist. In diesem Fall muss das entsprechende Passwort eingegeben werden. Bei erfolgreicher Eingabe wird der Mandantenname angezeigt. > Wählen Sie den Sicherungsauftrag und das Zielverzeichnis aus. > Starten Sie den Einspielvorgang durch Klicken der Schaltfläche Einspielen.
Feld Fortschrittsanzeige	Zeigt den Fortschritt der Funktionsausführung. Die Ausführung kann mit der Schaltfläche Abbrechen gestoppt werden.
Feld Status	Zeigt, ob die Funktion erfolgreich ausgeführt oder mit Fehler abgebrochen wurde.
Schaltfläche Schließen	> Klicken, um das Fenster Datenbestandsmanagement zu verlassen und die Änderungen zu speichern. Die in der Sicherungsdatei enthaltenen Lohnauswertungen werden anschließend im Programmfenster in der Registerkarte Am PC vorhandene Auswertungen angezeigt und können dort zur Bearbeitung gewählt werden. Die in der Sicherungsdatei enthaltenen Kanzleidaten werden in die aktive Kanzleidatenbank eingespielt. Bereits vorhandene, gleiche Einträge werden überschrieben.

Zahlungsträger

Zahlungsträger werden im Programm Zahlungsverkehr verwaltet, deshalb enthalten Sicherungen aus dem Programm LODAS Auswertungen keine Zahlungsträger, sondern nur die Hinweise hierzu.

3.3 Einspielübersicht einsehen

Einspielübersicht einsehen

Hinweis

In der Einspielübersicht sind alle fehlerfreien Einspielvorgänge aufgelistet, die sich noch im System befinden, also noch nicht gelöscht wurden.

Eine vollständige Liste folgeverarbeiteter Auswertungen liefern die Folgeverarbeitungslogbücher. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Folgeverarbeitungslogbücher einsehen unter Lohn-Auswertungen aus dem Rechenzentrum holen

Vorgehen:

Wählen Sie Extras | Einspielübersicht.

Element	Vorgehen und Beschreibung
Liste Einspielvorgänge	Zeigt alle fehlerfreien Einspielvorgänge, die sich noch im System befinden, also noch nicht gelöscht wurden. Eine vollständige Liste folgeverarbeiteter Auswertungen liefern die Folgeverarbeitungslogbücher. Pro Einspielvorgang werden folgende Informationen angezeigt: Datenquelle Zeit Dauer Benutzer Folgende Datenquellen werden unterschieden: Folgeverarbeitung, wenn Auswertungen aus dem RZ eingespielt wurden - oder - Einspielen einer Datensicherung - oder - Einspielen von Daten aus einer Vorversion (Migration) - oder - Importvorgang (Sicherung oder DMT), wenn Auswertungen kopiert oder verschoben wurden > Wählen Sie den Vorgang, zu dem Sie weitere Details einsehen möchten.
Liste Details	Zeigt die Anzahl der Auswertungen pro Ordnungsbegriff. In der Überschrift wird die Anzahl der Auswertungen insgesamt angezeigt. Hinweis: Anders als in der Auswertungsliste Am PC vorhandene Auswertungen werden die Personalauswertungen einzeln (pro Personalnummer) gezählt.

Element

Vorgehen und Beschreibung

Liste Einspielvorgänge

Zeigt alle fehlerfreien Einspielvorgänge, die sich noch im System befinden, also noch nicht gelöscht wurden.

Eine vollständige Liste folgeverarbeiteter Auswertungen liefern die Folgeverarbeitungslogbücher.

Pro Einspielvorgang werden folgende Informationen angezeigt:

Datenquelle
Zeit
Dauer
Benutzer

Folgende Datenquellen werden unterschieden:

Folgeverarbeitung, wenn Auswertungen aus dem RZ eingespielt wurden

- oder -
Einspielen einer Datensicherung

- oder -
Einspielen von Daten aus einer Vorversion (Migration)

- oder -
Importvorgang (Sicherung oder DMT), wenn Auswertungen kopiert oder verschoben wurden

> Wählen Sie den Vorgang, zu dem Sie weitere Details einsehen möchten.

Liste Details

Zeigt die Anzahl der Auswertungen pro Ordnungsbegriff.

In der Überschrift wird die Anzahl der Auswertungen insgesamt angezeigt.

Hinweis:

Anders als in der Auswertungsliste Am PC vorhandene Auswertungen werden die Personalauswertungen einzeln (pro Personalnummer) gezählt.

Druck und Veränderung der Einstellungen

Mit Hilfe des Kontextmenüs können Sie die Listen Einspielvorgänge und Details drucken bzw. die Einstellungen ändern.

3.4 Auswertungen kopieren

	Auswertungen kopieren
	Voraussetzung: Sie haben unter Extras \| Einstellungen einen zusätzlichen Datenpfad angelegt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Einstellungen zu Datenpfaden vornehmen unter: Einstellungen in LODAS Auswertungen vornehmen
	Vorgehen:
1	Markieren Sie die Auswertungen, die Sie sichern möchten, in der Auswertungsliste.
2	Wählen Sie Lohn-Auswertung \| Datenbestandsmanagement
3	Klicken Sie auf das Symbol Datenbestände verwalten . Das Fenster Datenbestandsmanagement öffnet sich.
4	Wechseln Sie auf die Registerkarte Kopieren.

Element	Vorgehen und Beschreibung
Liste Ziel-Datenpfad	> Wählen Sie den Pfad, in den die markierten Auswertungen kopiert werden sollen. In der Liste werden alle Datenpfade angeboten, die Sie in der Datenpfad-Verwaltung ausgewählt haben.
Schaltfläche Starten	> Klicken, um den Kopiervorgang zu starten.
Feld Fortschrittsanzeige	Zeigt den Fortschritt der Funktionsausführung. Die Ausführung kann mit der Schaltfläche Abbrechen gestoppt werden.
Feld Status	Zeigt, ob die Funktion erfolgreich ausgeführt oder mit Fehler abgebrochen wurde.
Schaltfläche Schließen	> Klicken, um das Fenster Datenbestandsmanagement zu verlassen und die Änderungen zu speichern. Achtung: Doppelte Auswertungen Die kopierten Auswertungen sind im aktiven Datenpfad und im Zieldatenpfad gespeichert

3.5 Auswertungen verschieben

	Auswertungen verschieben
	Voraussetzung: Sie haben unter Extras \| Einstellungen einen zusätzlichen Datenpfad angelegt.
	Vorgehen:
1	Markieren Sie die Auswertungen, die Sie sichern möchten, in der Auswertungsliste.
2	Wählen Sie Lohn-Auswertung \| Datenbestandsmanagement
3	Klicken Sie auf das Symbol Datenbestände verwalten . Das Fenster Datenbestandsmanagement öffnet sich.
4	Wechseln Sie auf die Registerkarte Verschieben.

Element	Vorgehen und Beschreibung
Liste Ziel-Datenpfad	> Wählen Sie den Pfad, in den die markierten Auswertungen verschoben werden sollen. In der Liste werden alle nicht aktiven Datenpfade angeboten, die Sie in der Datenpfad-Verwaltung ausgewählt haben.
Schaltfläche Starten	> Klicken, um das Verschieben zu starten.
Feld Fortschrittsanzeige	Zeigt den Fortschritt der Funktionsausführung. Die Ausführung kann mit der Schaltfläche Abbrechen gestoppt werden.
Feld Status	Zeigt, ob die Funktion erfolgreich ausgeführt oder mit Fehler abgebrochen wurde.
Schaltfläche Schließen	> Klicken, um das Fenster Datenbestandsmanagement zu verlassen und die Änderungen zu speichern. Die verschobenen Auswertungen werden aus dem aktiven Datenpfad gelöscht.

3.6 Kanzleidaten sichern

	Kanzleidaten sichern
	Vorgehen:
1	Wählen Sie Lohn-Auswertung \| Datenbestandsmanagement
2	Klicken Sie auf das Symbol Datenbestände verwalten . Das Fenster Datenbestandsmanagement öffnet sich.
3	Wechseln Sie auf die Registerkarte Kanzleidaten sichern.

Element	Vorgehen und Beschreibung
Schaltfläche Starten	> Klicken, um das Sichern der Kanzleidaten zu starten. Die Daten werden zusammengepackt. Das Fenster Kanzleidaten sichern wird geöffnet. > Erfassen Sie den Sicherungspfad, den Namen und ggf. eine Beschreibung der Sicherung. Für die Sicherungsdatei muss ein Dateiname vergeben werden. Optional erfassen Sie im Eingabefeld Beschreibung einen Kommentar zur Sicherungsdatei. Der Kommentar wird beim Einlesen als zusätzliche Information angeboten. Zusätzlich kann die Sicherung mit einem Kennwort geschützt werden.
Feld Fortschrittsanzeige	Zeigt den Fortschritt der Funktionsausführung. Die Ausführung kann mit der Schaltfläche Abbrechen gestoppt werden.
Feld Status	Zeigt, ob die Funktion erfolgreich ausgeführt oder mit Fehler abgebrochen wurde.
Schaltfläche Schließen	> Klicken, um das Fenster Datenbestandsmanagement zu verlassen.