Mandanten-Manager (Fenster)

9223823

Ihnen stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Sicherung von Mandantendaten in ein von Ihnen gewähltes Verzeichnis oder im Rechenzentrum
Einspielen von gesicherten Mandantendaten oder Mandantendaten aus Mandantenüberträgen
Verwalten von Mandanten (kopieren, verschieben in anderen Datenpfad, löschen)
Löschen von Altdatenbeständen der Mandanten
Mustermandant einspielen

Wenn Sie Kanzleidaten u.a. kanzleiweite Lohnartenzulagen etc. sichern oder einspielen möchten, dann verwenden Sie den Kanzlei-Manager (auf der Kanzleiebene über Mandant | Kanzlei-Manager).

Mandantenübertrag über das Rechenzentrum

Alle notwendigen Informationen zu einem Mandantendatenübertrag und die Besonderheiten der beteiligten Programme erhalten Sie im Dokument: Mandantendatenübertrag: Das richtige Hilfe-Dokument finden (Dok.-Nr. 1027991).

Abgebender Berater: Damit die Mandantendaten im Rechenzentrum übertragen werden können, führen Sie eine Sicherung der Mandantendaten im Rechenzentrum durch. Weitere Informationen in diesem Dokument im Abschnitt Mandantendaten sichern - Spalte RZ-Sicherung.

Aufnehmender Berater: Für das Einspielen von übertragenen Mandantendaten steht Ihnen auf Kanzleiebene im Menü unter Mandant | Assistent Mandantenübertrag (über Logistik-Center) der Assistent Mandantendatenübertrag (Fenster) (Dok.-Nr. 1007645) zur Verfügung.

1 Was möchten Sie tun?

1.1 Mandantendaten sichern

Achtung

Datenbank und Filter

Im Folgenden werden Mandanten der Datenbank verwendet, die Sie auf Kanzleiebene im Fenster Auswahl des Datenbankpfads (unter Extras | Datenpfad) eingestellt haben.

Ihnen werden bei aktivem Filter nur die Mandanten angezeigt, die Ihren Filtereinstellungen entsprechen. Schalten Sie den Filter aus, um alle Mandanten zur Verfügung zu haben.

	Mandantendaten sichern
	Vorgehen:
1	Wenn ein Mandant geöffnet ist: Im Menü Mandant \| Schließen wählen. Auf Kanzleiebene im Menü: Mandant \| Mandanten-Manager wählen.
2	Mandantendaten am PC oder im Rechenzentrum (RZ) sichern:

	PC-Sicherung	RZ-Sicherung
Ziel	Vorgehen und Beschreibung	Vorgehen und Beschreibung
Mandantendaten sichern	Mandanten markieren, dessen Daten Sie sichern möchten. Kontrollkästchen Im Rechenzentrum (ohne Archivierung) deaktivieren. Schaltfläche Sichern klicken. Das Fenster Mandanten sichern öffnet sich. Liste Der Mandant wird gesichert in: Symbol Verzeichnis auswählen klicken und Zielordner wählen. Feld Name: Dateinamen für die Mandantensicherung erfassen. Feld Beschreibung: Informationen zur Mandantensicherung erfassen. Optional Kontrollkästchen Mit Passwort-Verschlüsselung: Deaktivieren, wenn Sie die Mandantensicherung nicht verschlüsseln möchten. Eine Sicherung ohne Passwort kann sinnvoll sein, wenn Sie gesicherte Daten per E-Mail-Verschlüsselung übertragen möchten. In diesem Fall werden die Daten nochmals verschlüsselt. auf einem Datenträger aufbewahren. Es besteht das Risiko, dass das Passwort vergessen wird und die Daten deshalb nicht mehr zugänglich sind. Kontrollkästchen Passwort in Klartext anzeigen: Aktivieren, wenn das Passwort während der Eingabe angezeigt werden soll. Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, reicht die einmalige Eingabe des Passworts. Felder Passwort, Passwort bestätigen: Passwort erfassen und wiederholen. Farbliche Abstufungen zeigen die Sicherheit des eingegebenen Passworts an. Unter Hinweise zur Passwort-Verschlüsselung erhalten Sie Tipps für ein sicheres Passwort. Mit OK bestätigen. Die Mandantendaten werden im Zielordner gesichert.	Mandanten markieren, dessen Daten Sie sichern möchten. Kontrollkästchen Im Rechenzentrum (ohne Archivierung) aktivieren. Schaltfläche Sichern klicken. Die Daten werden an das Rechenzentrum übertragen. Hinweise: Wenn in der RZ-Kommunikation nicht die automatische Sofortanschaltung beim Senden von Daten aktiviert ist, müssen Sie die Sicherung manuell an das DATEV-Rechenzentrum senden. Es handelt sich dabei um eine reine Ablage der Datenbestände. Vor der Sicherung erfolgt keine Prüfung der gesicherten Daten. Die von Ihnen gesendeten Sicherungen werden im Rechenzentrum für 13 Monate gesichert. Unabhängig davon, ist die Anzahl der gesendeten Sicherungsbestände pro Monat. Zusätzlich wird der zuletzt gesicherte Bestand des Vorvorjahrs beibehalten. Eine Sicherung ersetzt keine Archivierung der Daten. Weitere Informationen zum Erstellen einer Archiv-DVD: Lohn-Archiv-DVD aus Lohn und Gehalt erstellen (Dok.-Nr. 1024451)

1.2 Mandantendaten einspielen

Achtung

Datenbank und Filter

Im Folgenden werden Mandanten der Datenbank verwendet, die Sie auf Kanzleiebene im Fenster Auswahl des Datenbankpfads (unter Extras | Datenpfad) eingestellt haben.

Bei aktivem Filter werden nur die Mandanten angezeigt, die den Filtereinstellungen entsprechen. Schalten Sie den Filter aus, um alle Mandanten zur Verfügung zu haben.

„LN07334 - Der Auftrag konnte nicht durchgeführt werden“ beim Einspielen einer Sicherung

Ursache für die Programm-Meldung "LN07334 - Der Auftrag konnte nicht durchgeführt werden" ist, dass die Sicherung mit einem System erstellt wurde, welches nicht das deutsche Gebietsschema für Formatierungen verwendet. Das Gebietsschema muss zwischen sichernden und einspielenden Rechner übereinstimmen.

Wenn die Daten mit einem englischen Gebietsschema gesichert wurden: Ändern Sie auf dem Client-PC des einzuspielenden Systems in Windows die Region und Sprache auf Englisch (Großbritannien) ab. Nach dem Einspielen ändern Sie dies wieder auf Deutsch zurück.

Sicherung wird im Fenster Mandant einspielen nicht angezeigt

Es können nur Sicherungen im Format (Dateinamen-Erweiterung „.dvsdpws“) eingespielt werden.

Sicherungen mit der Dateinamen-Erweiterung „.dmt“ (Erstellung zwischen 2011 und 2017) werden in dem Fenster Mandant einspielen nicht mehr angezeigt.

Wenn Sie die Auswertungen von diesen Mandanten z. B. für eine Prüfung benötigen, prüfen Sie folgende Möglichkeiten:

Archiv-DVD abgerufen? Prüfen Sie, ob bereits eine Mandanten-Archiv-DVD abgerufen wurde. Wenn der Mandant archiviert wurde, könnte er auch auf einer Jahres-DVD enthalten sein.
Archivierung im Rechenzentrum vorhanden? Wenn ja, können Sie ggf. eine Archiv-DVD abrufen. Weitere Informationen: Archivieren im RZ (Fenster) (Dok.-Nr. 9226365)
Aktuellere Sicherung vorhanden? Evtl. steht für den Mandanten vor Ort oder im Rechenzentrum eine neuere Sicherung zum Einspielen zur Verfügung.

Wenn Ihnen keine aktuellere Sicherung oder Archiv-DVD zur Verfügung steht: Erstellen Sie einen Servicekontakt für den Programmservice Lohn und Gehalt mit dem Betreff Alte Sicherung auf das neue Format .dvsdpws umstellen.

Der Programmservice erzeugt eine Sicherung im neuen Format. Beachten Sie, dass diese Daten nicht mehr abgerechnet werden können.

DATEV Servicekontakt aufrufen: Am unteren Ende von DATEV Hilfe-Center unter der Registerkarte Kundensupport auf die Schaltfläche Servicekontakt anlegen klicken.
Anleitung: Servicekontakt anlegen (Dok.-Nr. 1071593)

	Mandantendaten einspielen
	Vorgehen:
1	Wenn ein Mandant geöffnet ist: Im Menü Mandant \| Schließen wählen. Auf Kanzleiebene im Menü: Mandant \| Mandanten-Manager wählen.
2	PC-Sicherung oder Sicherung aus dem Rechenzentrum (RZ) einspielen:

	PC-Sicherung	RZ-Sicherung
Ziel	Vorgehen und Beschreibung	Vorgehen und Beschreibung
Mandantendaten einspielen	Kontrollkästchen Im Rechenzentrum (ohne Archivierung) deaktivieren. Schaltfläche Einspielen klicken. Das Fenster Mandanten einspielen öffnet sich. Liste Quellverzeichnis: Symbol klicken und Verzeichnis wählen, aus dem der Sicherungsbestand eingespielt werden soll. Gruppe Verfügbare Sicherungen: Sicherungsbestand markieren, dessen Daten übernommen werden sollen. Gruppe Einzelne Daten aus der Sicherung auswählen: Wenn einzelne Daten der Sicherung nicht eingespielt werden soll, Kontrollkästchen der betreffenden Daten deaktivieren. Liste Die gewählten Sicherungsdaten werden eingespielt in: Zeigt den Pfad der Anwendung Lohn und Gehalt an. Schaltfläche Einspielen klicken, um die Sicherungsdaten zu übernehmen. Die Schaltfläche wird aktiv, wenn alle Einstellungen korrekt sind.	Kontrollkästchen Im Rechenzentrum (ohne Archivierung) aktivieren. Schaltfläche Einspielen klicken. Das Fenster Übersicht Mandanten RZ-Sicherungen öffnet sich. Feld Berater-Nr.: Beraternummer erfassen, deren Sicherung Sie einspielen möchten. Schaltfläche Aktualisieren klicken, um alle Sicherungsinformationen aus dem Rechenzentrum abzurufen. Die Liste zeigt alle im Rechenzentrum vorhandenen Sicherungen zur erfassten Beraternummer an. Gruppe Schnellsuche: Suchkriterien erfassen, um die Liste der Sicherungen einzugrenzen. Liste Sicherungen: Kontrollkästchen der Sicherungen aktivieren, die Sie einspielen möchten. Pro Mandant kann 1 Sicherungssatz eingespielt werden. Liste Die gewählten Sicherungsdaten werden eingespielt in: Zeigt den Pfad der Anwendung Lohn und Gehalt an. Schaltfläche Anfordern klicken, um die Sicherung aus dem Rechenzentrum zu laden. Während der Rückübertragung kann das Fenster Übersicht Mandanten RZ-Sicherung geschlossen werden. Die Rückübertragung wird im Hintergrund fortgesetzt. Schaltfläche Einspielen klicken, um die Sicherungsbestände einzuspielen. Die Schaltfläche wird aktiv, wenn alle Einstellungen korrekt sind. Schaltfläche Zurücksetzen klicken, wenn die eingespielte Sicherung fehlerhaft war. Der Status der Sicherung wird zurückgesetzt und kann erneut angefordert und eingespielt werden.

1.3 Mandantenübertrag auf eine bereits bestehende Mandantennummer einspielen

Mandantenübertrag auf eine bereits bestehende Mandantennummer einspielen

Hinweis

Die Beraternummer können Sie im Mandanten unter Erfassen | Mandantendaten | Adresse Registerkarte Adresse ändern.

Vorgehen:

Wenn ein Mandant geöffnet ist: Im Menü Mandant | Schließen wählen.

Sichern Sie die Kanzleidaten mit dem Kanzlei-Manager (PC-Sicherung).

Auf Kanzleiebene unter Extras | Datenpfad einen neuen Datenpfad anlegen und diesen Datenpfad auswählen.

Gesicherte Kanzleidaten über den Kanzlei-Manager einspielen.

Spielen Sie Ihre Daten aus dem Mandantenübertrag über den Mandanten-Manager ein Mandantendaten einspielen).

Eingespielten Mandanten öffnen und kopieren Sie diesen über den Kopierassistenten mit der Kopiervariante 1 auf die gewünschte, freie Mandantennummer.

Mandanten über Mandant | Schließen schließen.

Mandanten über den Mandanten-Manager in den ursprünglichen Datenpfad verschieben (siehe Abschnitt Mandantendaten verwalten).

Auf Kanzleiebene unter Extras | Datenpfad den ursprünglichen Datenpfad wählen.

Der kopierte Mandant ist in den bestehenden Datenbestand unter neuer Mandantennummer integriert.

1.4 Mustermandanten einspielen

	Mustermandanten einspielen
	Voraussetzung: Die Mandantennummer 99999 ist noch nicht vergeben. Wenn die Mandantennummer bereits vorhanden ist: Legen Sie ggf. einen neuen Datenpfad an. Löschen oder kopieren Sie den Mandanten auf eine andere Mandantennummer (wenn kein Echtdatenbestand).
	Vorgehen:
1	Wenn ein Mandant geöffnet ist: Im Menü Mandant \| Schließen wählen. Auf Kanzleiebene im Menü: Mandant \| Mandanten-Manager wählen.
2	Schaltfläche Mustermandant klicken.
	Der Mustermandant wird mit der Beraternummer 9999999 und Mandantennummer 99999 eingespielt. Eine Anbindung an das Rechenzentrum ist mit dieser Beraternummer nicht möglich

1.5 Mandantendaten verwalten

Sie können die Daten des Mandanten in einen anderen Datenpfad kopieren oder verschieben oder die Daten im aktuellen Datenpfad löschen.

Achtung

Datenbank und Filter

Im Mandanten-Manager werden die Mandanten des aktuell ausgewählten Datenpfads angezeigt. Den Datenpfad können Sie auf Kanzleiebene unter Extras | Datenpfad im Fenster Auswahl des Datenbankpfads einstellen.

Bei aktivem Filter werden nur die Mandanten angezeigt, die den Filtereinstellungen entsprechen. Schalten Sie den Filter aus, damit alle Mandanten zur Verfügung stehen.

	Mandantendaten in anderen Datenpfad kopieren
	Vorgehen:
1	Wenn ein Mandant geöffnet ist: Im Menü Mandant \| Schließen wählen. Auf Kanzleiebene im Menü: Mandant \| Mandanten-Manager wählen.
2	Wenn aktiv: Kontrollkästchen Im Rechenzentrum (ohne Archivierung) deaktivieren.
3	Mandanten markieren, dessen Daten Sie kopieren möchten.
4	Schaltfläche Kopieren klicken. Das Fenster Mandanten kopieren nach öffnet sich.
5	Liste Zieldatenpfad: Datenpfad wählen, in den der Mandant kopiert werden soll.
	Die Daten des Mandanten werden in die Datenbank im Zielpfad kopiert.

	Mandantendaten in anderen Datenpfad verschieben
	Vorgehen:
1	Wenn ein Mandant geöffnet ist: Im Menü Mandant \| Schließen wählen. Auf Kanzleiebene im Menü: Mandant \| Mandanten-Manager wählen.
2	Wenn aktiv: Kontrollkästchen Im Rechenzentrum (ohne Archivierung) deaktivieren.
3	Mandanten markieren, dessen Daten Sie verschieben möchten.
4	Schaltfläche Verschieben klicken. Das Fenster Mandanten verschieben nach öffnet sich.
5	Liste Zieldatenpfad: Datenpfad wählen, in den Sie den Mandanten verschieben möchten.
	Die Daten des Mandanten werden in die Datenbank im Zielpfad verschoben.

	Mandantendaten löschen
	Vorgehen:
1	Wenn ein Mandant geöffnet ist: Im Menü Mandant \| Schließen wählen. Auf Kanzleiebene im Menü: Mandant \| Mandanten-Manager wählen.
2	Wenn aktiv: Kontrollkästchen Im Rechenzentrum (ohne Archivierung) deaktivieren.
3	Mandanten markieren, den Sie löschen möchten.
4	Schaltfläche Löschen klicken.
5	Hinweis Lohn und Gehalt: Mandanten löschen mit Ja bestätigen.
	Die Daten des Mandanten werden endgültig gelöscht.

1.6 Altdaten löschen

Das Löschen von Altdatenbeständen ist für diejenigen Mandanten vorgesehen, die über einen längeren Zeitraum mit Lohn und Gehalt abgerechnet wurden und auch in Zukunft abgerechnet werden.

Alte Datenbestände (Personaldaten, Bewegungsdaten, Abrechnungsergebnisse usw.) benötigen große Speicherkapazitäten und verlängern Dateizugriffszeiten. Durch das Löschen der Altdaten, können Sie Speicherplatz und Zugriffszeiten reduzieren.

Achtung

Aufzeichnungspflichtige Auswertungen

Löschen Sie Ihre Altdaten erst dann, wenn alle für Prüfungszwecke relevanten Auswertungen

Auf einem Sicherungsmedium gesichert wurden.

- oder -
Im Rechenzentrum archiviert wurden.

- oder -
Gedruckt vorliegen, wenn Sie in Papierform archivieren.

Nach dem Löschen der Altdatenbestände können weder Auswertungen noch eine Archivierung für die gelöschten Jahre durchgeführt werden.

Mit dem Löschen werden automatisch auch alle Altdaten der Mitarbeiter bis zum ausgewählten Jahr gelöscht.

Wie Sie die Altdaten für einzelne Mitarbeiter löschen, finden Sie unter: Mitarbeiterdaten löschen (Fenster).

	Altdaten löschen
	Vorgehen:
1	Wenn ein Mandant geöffnet ist: Im Menü Mandant \| Schließen wählen. Auf Kanzleiebene im Menü: Mandant \| Mandanten-Manager wählen.
2	Schaltfläche Altdaten löschen klicken.
3	Liste Löschen der Mandanten- und der dazugehörigen Mitarbeiterdaten bis einschließlich: Das Jahr, bis zu dem Sie die Daten löschen möchten wählen. Die Daten aller weiter zurückliegenden Jahre werden ebenfalls gelöscht. Das gewählte Jahr muss mindestens 5 Jahre zurückliegen.
4	Kontrollkästchen in der Spalte Berater bei den Mandanten aktivieren, deren Altdaten gelöscht werden sollen. Um alle Mandanten zu markieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle auswählen.
5	Schaltfläche Löschen klicken und Hinweis zur Löschung mit Ja bestätigen.
6	Die Altdaten des Mandanten (z. B. Firmenwagen) und der Mitarbeiter (Verträge wie Direktversicherungen, VWL, Gruppenunfallversicherungen, Darlehen, Pfändung etc.) werden gelöscht. Gelöscht werden auch historische Stände in den Stammdaten, die keine Gültigkeit mehr haben. Mit Altdaten löschen werden auch die Mandanten- und Mitarbeiterauswertungen für den ausgewählten Zeitraum gelöscht.

Löschen von Mitarbeitern

Mitarbeiter, die noch nie oder die letzten 5 Jahre nicht mehr abgerechnet wurden, können Sie über die Mitarbeiterübersicht löschen.

1.7 Sicherungsprinzipien

Damit Sie Daten nach Datenverlust (z. B. nach Systemabsturz) wiederherstellen können, stellt Lohn und Gehalt die Funktionen Sichern und Einspielen zur Verfügung. Um diese Funktionen so zu nutzen, dass Sie im schlimmsten Fall nur geringe Verluste in Kauf nehmen müssen, sollten Sie folgende Punkte beachten:

Verwenden Sie auf keinen Fall nur 1 Sicherungsmedium oder nur einen Sicherungsdatenbestand auf einem Festplattenlaufwerk, die Sie immer wieder überschreiben. Verwenden Sie mindestens 2 Bestände.
Sichern Sie auf ein vom Grunddatenbestand unabhängiges Medium. Wenn Ihr PC zerstört wird, nutzt es nichts, dass Sie die Daten auf einer 2. Festplatte des gleichen PCs gesichert hatten. Sichern Sie daher auf DVD oder auf dem Laufwerk eines anderen PCs.
Legen Sie die Sicherungsintervalle in Abhängigkeit von der Menge der von Ihnen erfassten Daten fest. Bedenken Sie dabei: Alles, was Sie seit der letzten Sicherung eingegeben hatten, müssen Sie bei Datenverlust neu erfassen.
Gesichert werden müssen nur Daten, die bisher nicht im Rechenzentrum gesichert wurden.
Führen Sie auch im Rechenzentrum regelmäßige Sicherungen durch. Eine automatische Sicherung mit dem Monatsabschluss ist möglich.
Sichern Sie nicht nur die Mandantendaten regelmäßig, sondern auch die Kanzleidaten. Somit stellen Sie sicher, dass u. a. kanzleiweite Zulagen sowie Daten für die Auswertungssteuerung nicht verloren gehen.

Achtung: Wenn Sie Sicherungsbestände mit "alten" Lohnzuschlägen oder Lohnveränderungen verwenden, kann dies zu Berechnungsfehlern in der Abrechnung führen.

Feedback an Autor

1 Was möchten Sie tun?

1.1 Mandantendaten sichern

1.2 Mandantendaten einspielen

1.3 Mandantenübertrag auf eine bereits bestehende Mandantennummer einspielen

1.4 Mustermandanten einspielen

1.5 Mandantendaten verwalten

1.6 Altdaten löschen

1.7 Sicherungsprinzipien

Der Internet Explorer ist veraltet und wird nicht mehr unterstützt!