Druck, Kuvertierung und Auftragsversand aus dem Rechenzentrum
1 Über dieses Dokument
In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie:
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Einstellungen für den Druck und die Kuvertierung im Rechenzentrum vornehmen,
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Einstellungen für den Auftragsversand vornehmen,
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Begleitschreiben im PDF-Format einfügen,
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Mitarbeiter vom Auftragsversand ausschließen,
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den Druckauftrag für das Rechenzentrum erstellen und
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Besonderheiten zu Arbeitnehmer online.
2 Hintergrund
Die Druck- und Kuvertierarbeit können Sie entweder dauerhaft oder nur in arbeitsintensiven Zeiten ins Rechenzentrum auslagern. Der Versand der Auswertungen kann entweder an die Kanzlei oder per Auftragsversand direkt an den Mandanten oder die Mitarbeiter erfolgen.
Beim Auftragsversand erhält der Mandant zusätzlich ein Begleitschreiben, das über die Art der Auswertungen und Bearbeitungshinweise informiert. Optional können beim Auftragsversand an den Mandanten weitere individuelle Anlagen (im PDF-Format) beigefügt werden - auch ein Farbdruck dieser Anlagen ist möglich.
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Auswertungseigenschaften erfassen: In den Auswertungseigenschaften hinterlegen Sie (einmalig) bei jeder Auswertung den Druck im Rechenzentrum, die Kuvertierung und an wen die Auswertung gesendet wird (Berater, Mandant, Arbeitnehmer)
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Bereitstellung des Druckauftrags für das Rechenzentrum und ggf. beifügen von PDF-Dokumenten: Der Druckauftrag ist monatlich zu erstellen.
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Daten senden: Der Druckauftrag steht nach der Aufbereitung unter Daten senden zur Übermittlung an das Rechenzentrum bereit.
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Alternative Briefzustelldienste
Seit 01.10.2024 werden Briefe an die Arbeitnehmer nicht nur mit der deutschen Post, sondern auch mit alternativen Briefzustelldiensten versendet. Ihre Arbeitnehmer erhalten dadurch über den schnellsten und effizientesten Weg ihre Auswertungen (Lohnabrechnung, DEÜV-Meldung und Lohnsteuerbescheinigung). |
Auswertungen, die Sie jeden Monat drucken, können Sie in einem eigenen Auswertungspaket
zusammenfassen. Der Druck des Auswertungspakets kann durch Klick auf das Symbol 
(Auswertungspaket ausgeben) erfolgen.
Alternativ können Sie das Auswertungspaket als Monatsabschluss-Paket hinterlegen. Dadurch wird das eigene Auswertungspaket automatisch mit dem Monatsabschluss ausgegeben. Weitere Informationen: Auswertungspakete (Dok.-Nr. 9227431)
3 Übergreifende Einstellungen
3.1 Relevante Auswertungen
Die folgenden Auswertungen sind für das gewählte Thema automatisch vorgegeben.
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Bezeichnung |
Funktion |
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Übersicht übermittelter Auswertungen an das RZ |
Die Auswertung dokumentiert den Druck und die Archivierung im Rechenzentrum sowie die Weitergabe von Auswertungen an DATEV Unternehmen online oder DATEV Arbeitnehmer online. Sie können die Auswertung auf Mandantenebene im Menü unter Auswertungen | Übersicht übermittelter Auswertungen an das RZ aufrufen. Weitere Informationen: Übersicht übermittelter Auswertungen an das RZ ausgeben (Dok.-Nr. 9232733) |
4 Was möchten Sie tun?
4.1 Dauerhafter Druck im Rechenzentrum einstellen
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Temporär im Rechenzentrum drucken
Anstatt dauerhaft im Rechenzentrum zu drucken, ist auch ein einmaliger Druck im Rechenzentrum möglich. Weitere Informationen finden Sie unter: Auswertungen ausgeben im Abschnitt Ausgabeziel und/oder Druckereigenschaften temporär ändern. |
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Ziel |
Vorgehen und Beschreibung |
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1. Auswertungseigenschaften festlegen |
Auf Kanzleiebene oder Mandantenebene im Menü: Extras | Auswertungseigenschaften, Registerkarte Druckparameter wählen. Bei Auswertungen, die im Rechenzentrum druckt werden sollen, folgende Einstellungen hinterlegen:
Die Kuvertierung von mitarbeiterbezogene Auswertungen legen Sie in der Spalte RZ-Kuvert. fest. Folgende Auswertungen können im Rechenzentrum kuvertiert werden:
In der Spalte Dupl. RZ die Anzahl an Duplikaten erfassen, die im Rechenzentrum gedruckt werden sollen. Das Beifügen von individuellen Begleitschreiben im PDF-Format sind nur bei Auswertungen für den Mandanten (Eintrag RZ/A) möglich. |
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2. Auftragsversand: Adresse prüfen |
Auswertungen an den Mandanten werden an die Adresse gesendet, die auf Mandantenebene im Menü unter Erfassen | Mandantendaten | Adresse hinterlegt ist. Für den Auswertungsversand kann auch eine abweichende Versandadresse hinterlegt werden: Auftragsversand: Einstellungen zum Versand und zum Begleitschreiben erfassen. |
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3. (Monatlich) Druckdaten aufbereiten und an das Rechenzentrum senden |
Der Druckauftrag für das Rechenzentrum wird mit der Ausgabe der Auswertungen über den Ausgabedialog zum Senden bereitgestellt: Bereitstellung des Druckauftrags für das Rechenzentrum und ggf. beifügen von PDF-Dokumenten |
4.2 Auftragsversand: Einstellungen zum Versand und zum Begleitschreiben erfassen
| Auftragsversand: Einstellungen zum Versand und zum Begleitschreiben erfassen | |||
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| Vorgehen: | |||
| 1 |
Auf Mandantenebene im Menü: Erfassen | Mandantendaten | Auswertungsdaten | Auftragsversand wählen. |
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| 2 |
Im Feld Hinweis für Empfänger kann ein Zustellvermerk für das Begleitschreiben, z. B. vertraulich oder z. Hd. von erfasst werden. |
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| 3 |
(Optional) In der Liste Transportpartnerwahl kann ein Versandpartner gewählt werden, der die Auswertungen zustellt. Wenn <Keine Angabe> gewählt ist, wählt DATEV den günstigsten Versandpartner aus. Weitere Informationen: Versand: Informationen Transportpartner (Dok.-Nr. 1004145) |
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| 4 |
Gruppe Abweichende Versandanschrift: Wenn der Auftragsversand an eine abweichende Adresse gesendet werden soll: Kontrollkästchen Abweichende Versandanschrift verwenden aktivieren und abweichende Adressdaten des Empfängers erfassen. |
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| 5 |
In der Gruppe Hinweise in Begleitschreiben Schaltknopf wählen:
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Erstellung von individuellen Begleitschreiben im PDF-Format
Das individuelle Begleitschreiben können Sie z. B. mit Microsoft Word erstellen. Klicken Sie in Microsoft Word im Menü auf Datei | Drucken und wählen Sie den Drucker(treiber) SkyPDF Pro Driver. OK klicken und Ordner wählen, in dem Sie die PDF-Datei speichern möchten. |
4.3 Mitarbeiter vom Auftragsversand ausschließen
| Mitarbeiter vom Auftragsversand ausschließen | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Auf Mitarbeiterebene im Menü: Erfassen | Stammdaten | Auswertungsdaten | Auftragsversand/Verschlüsselung wählen. |
| 2 |
Wenn der Mitarbeiter vom Auftragsversand ausgeschlossen werden soll: Kontrollkästchen Mitarbeiter nimmt am Auftragsversand an Arbeitnehmer teil deaktivieren. |
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Auswertungen von ausgeschlossenen Arbeitnehmern werden an die Kanzlei (RZ) oder an den Mandanten (RZ/A) gesendet. Das ist abhängig davon, welchen Wert Sie in der Spalte Ausgabe Original hinterlegt haben. |
4.4 Bereitstellung des Druckauftrags für das Rechenzentrum und ggf. beifügen von PDF-Dokumenten
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Druck jeden Monat manuell anstoßen
Die Druckdaten müssen jeden Monat erneut für das Rechenzentrum bereitgestellt werden. Mit einem Auswertungspaket kann die Bereitstellung der Druckdaten für das Rechenzentrum auch automatisch mit dem Monatsabschluss erfolgen. |
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Ziel |
Vorgehen und Beschreibung |
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1. Druckdaten aufbereiten |
Die Aufbereitung und Erstellung des Druckauftrags für das Rechenzentrum erfolgt mit dem Druck der Auswertungen. Die Ausgabe kann wie folgt angestoßen werden:
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2. (optional) PDF-Dokument als Begleitschreiben |
Wenn Sie die Einstellung für ein individuelles Begleitschreiben vorgenommen haben, öffnet sich im Anschluss das Fenster Auswahl PDF-Dokumente als Begleitschreiben für den Auftragsversand für Mandanten. Das Begleitschreiben wird nur bei Auswertungen beigefügt, die mit RZ/A geschlüsselt sind. Die Dokumente dürfen nicht mit einem passwortgeschützt sein, da diese im Rechenzentrum nicht verarbeitet werden können.
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3. Daten senden |
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4.5 Arbeitnehmer online: Originalauswertung ausgeben
Mitarbeiter, die bei Arbeitnehmer online registriert sind, erhalten die Original-Auswertungen über das Arbeitnehmer Online-Portal. Ein zusätzlicher Druck der Original-Auswertungen vor Ort, im Rechenzentrum oder per Auftragsversand erfolgt nicht.
Wenn in den Auswertungseigenschaften Duplikate, E-Mail oder Dokumentenmanagement hinterlegt ist, erfolgt die Aufbereitung immer für alle Mitarbeiter.
Wenn Sie die Originalauswertung zusätzlich gemäß den Einstellungen in den Auswertungseigenschaften ausgeben möchten, gehen Sie wie folgt vor.
| Originalauswertung zusätzlich zu Arbeitnehmer online ausgeben | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Im Menü unter Extras | Einstellungen Registerkarte Online-Anwendungen wählen. |
| 2 |
In der Gruppe Arbeitnehmer online Kontrollkästchen Dokumente zusätzlich gemäß der Auswertungseigenschaften (Mandanteneinstellung) ausgeben aktivieren. Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist: Für Mitarbeiter, die bei Arbeitnehmer online registriert sind, werden keine Original-Auswertungen ausgegeben. |
| 3 |
Auf Mandantenebene im Menü: Mandant | Ausgeben wählen. |
| 4 |
Auswertungen wählen. |
| 5 |
In der Gruppe Ausgabeziele muss der Schaltknopf Ausgeben entsprechend den Auswertungseigenschaften aktiviert sein. |
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Die Original-Auswertungen werden für alle Mitarbeiter unabhängig von Arbeitnehmer online ausgegeben. Das Kontrollkästchen wirkt sich im Fenster Ausgeben nur für Auswertungen im aktuellen Jahr und im Vorjahr mit Ausgabeziel Ausgeben entsprechend den Auswertungseigenschaften aus. Wenn Sie den Schaltknopf Drucken eines Exemplars wählen, werden die Auswertungen immer für alle Arbeitnehmer ausgegeben. Auch für Mitarbeiter, die bei Arbeitnehmer online registriert sind. |
4.6 Weitere Themen rund um Druck, Kuvertierung und Auftragsversand aus dem Rechenzentrum prüfen
Auswertungen, die Sie jeden Monat benötigen, können Sie zu einem Auswertungspaket zusammenfassen. Dadurch entfällt die Auswahl der einzelnen Auswertungen im Ausgabedialog. Auch eine automatische Ausgabe des Pakets im Rahmen des Monatsabschlusses ist möglich.
Weitere Informationen: Auswertungspakete.
Auf Kanzleiebene oder Mandantenebene im Menü: Extras | Auswertungseigenschaften Registerkarte Sortierung Mitarbeiterauswertungen wählen.
Die Einstellungen auf Kanzleiebene gelten für alle Mandanten: Auf Mandantenebene können Sie davon abweichende Sortierkriterien erfassen.
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Element |
Vorgehen und Beschreibung |
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Kontrollkästchen Mandantenspezifische Sortierung verwenden |
Aktivieren, um eine eigene Sortierung zu verwenden. |
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Liste Sortierkriterium 1 Liste Sortierkriterium 2 |
Standardeinstellung: Sortierung nach der Mitarbeiternummer. Aus den Listen wählen, nach welchen Kriterium die Auswertungen sortiert werden sollen. Die Auswertungen werden innerhalb der von Ihnen festgelegten Kriterien alphanumerisch oder numerisch sortiert. |
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Kontrollkästchen Auswertungen je Mitarbeiter zusammenhalten. (Gemeinsame Kuvertierung von Auswertungen im Rechenzentrum) |
Aktivieren, um die Auswertungen für eine Personalnummer unmittelbar hintereinander auszugeben und im Rechenzentrum gemeinsam zu kuvertieren. Es werden zunächst alle Auswertungen des 1. Mitarbeiters ausgegeben, dann alle Auswertungen des 2. Mitarbeiters usw.. Hinweis: Die Auswertungen müssen alle in einem Druckauftrag enthalten sein. Druckdaten, die nacheinander ins Rechenzentrum gesendet werden, können nicht zusammen kuvertiert werden. |
4.7 Unterstützung bei DATEV buchen (kostenpflichtig)
Wenn Sie bei diesem Thema Unterstützung brauchen, bietet DATEV folgende Beratung online:
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Für Steuerberater: Informationen und Buchung
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Für Unternehmer: Informationen und Buchung
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Für Steuerberater: Informationen und Buchung
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Für Unternehmer: Informationen und Buchung
