Vorschlagsliste Zahlungen ausgeben

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1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erhalten Sie einen Überblick, welche Programmfunktionen Ihnen im DATEV-Rechnungswesen-Programm im Arbeitsblatt Zahlungen zur Verfügung stehen. Nach dem Erstellen der Zahlungen werden diese in der Vorschlagsliste angezeigt. Diese Liste können Sie individuell aufbereiten (Umfang, Inhalt) und drucken. Sie können Zahlungen löschen und bereichsweise ändern oder zusammenfassen, wenn mehrere Zahlungen für denselben Geschäftspartner vorhanden sind. Abschließend geben Sie das Zahlungsavis aus und übergeben die Zahlungen an den Zahlungsverkehr.

2 Hintergrund

Im Arbeitsblatt Zahlungen werden die erstellten Zahlungen in der Vorschlagsliste angezeigt. Sie können Zahlungen für Kreditoren oder Rückzahlungen für Debitoren ausgeben. In beiden Fällen stehen Ihnen dieselben Programmfunktionen zur Verfügung.

Wenn in der Liste keine Zahlungen vorhanden sind (z. B. nach dem erstmaligen Aufruf), müssen Sie Zahlungen erstellen (Link Zahlungen erstellen). In der Vorschlagsliste stehen anschließend die Zahlungen zur Bearbeitung und Weitergabe an den Zahlungsverkehr bereit. Unterhalb der Liste werden im Zusatzbereich Details zum <Zahlungsträger> die enthaltenen Posten der Zahlung angezeigt. Sie können einen Zahlungsposten individuell ändern (z. B. Skonto oder Zahlbetrag ändern, Posten löschen oder sperren, Verwendungszweck ändern).

Im Zusatzbereich Hinweise erhalten Sie ggf. weitere Informationen zum Status einer Zahlung.

In der 1. Spalte der Vorschlagsliste (Status) erhalten Sie Informationen zur Vollständigkeit der Zahlung:

: Die Angaben sind vollständig. Die Zahlung kann an den Zahlungsverkehr übergeben werden.
: Die Angaben sind unvollständig (z. B. weil die Angaben zur Adresse fehlen). Die Zahlung kann an den Zahlungsverkehr übergeben werden.
: Die Angaben für das eingestellte Ausgabeziel sind unvollständig (weil die E-Mail-Adresse fehlt). Die Zahlung kann an den Zahlungsverkehr übergeben werden.
: Die Zahlung ist fehlerhaft (z. B. weil die Angaben zu SEPA unvollständig sind) und kann daher nicht an den Zahlungsverkehr übergeben werden.

Sie erhalten diese Informationen auch, indem Sie den Mauszeiger auf das Symbol bewegen oder den Zusatzbereich Hinweise öffnen.

3 Vorgehen

	Liste der Zahlungen ausgeben
	Vorgehen:
1	Mandantenbestand im DATEV-Rechnungswesen-Programm öffnen.
2	Im Menü Auswertungen \| Kreditoren oder Debitoren \| Zahlungen wählen.
3	Im Arbeitsblatt Zahlungen eine Programmfunktion wählen oder aufrufen.

Ziel	Vorgehen	Erläuterungen / Hinweise
Erstellen von Zahlungen aufrufen	Auf den Link Zahlungen erstellen klicken. - oder - Mit der rechten Maustaste in die Liste klicken und Zahlungen erstellen wählen. - oder - Tastenkombination `Alt` + `E` drücken.	Das Fenster Zahlungen erstellen wird geöffnet, in dem Sie den Erstellungsumfang und den Zahlungstermin für die Zahlungen festlegen. Zahlungen / Lastschriften erstellen (Dok.-Nr. 9247772)
Zahlungsposten zur Bearbeitung auswählen	Zahlung in der Vorschlagsliste markieren oder auf die gewünschte Zahlung klicken. Wenn der Zusatzbereich Details zum <Zahlungsträger> nicht geöffnet ist: Im Menü Ansicht \| Details wählen oder auf das Symbol klicken.	Im Zusatzbereich Details zum <Zahlungsträger> können Sie die einzelnen Posten der markierten Zahlung bearbeiten (Skonto oder Zahlbetrag ändern, Posten sperren / entsperren, Posten löschen, Geschäftspartnerbank ändern, Diverse Adresse auswählen, Verwendungszweck ändern). Zahlungsposten bearbeiten (Dok.-Nr. 9231354)
Vorschlagsliste der Zahlungen filtern	Auf das Symbol klicken und aus der Liste einen Eintrag wählen. - oder - Im Menü Bearbeiten \| Filtern \| <Menüpunkt> wählen.	Mithilfe des Filters können Sie die Liste der Zahlungen nach individuellen Kriterien aufbereiten. Sie können diesen Filter mit dauerhaften Festlegungen oder auch nur temporär nutzen. Filter im DATEV-Rechnungswesen-Programm anlegen und bearbeiten (Dok.-Nr. 9211126)
Bearbeitungsbereiche für Zahlungen auswählen	Im Zusatzbereich Eigenschaften in der Kategorie Einstellungen unter Umfang und Varianten in der Gruppe Bearbeitungsbereiche einen Arbeitsbereich wählen.	Sie können durch die Zuordnung eines Bearbeitungsbereichs festlegen, dass mehrere Sachbearbeiter parallel Zahlungen bearbeiten können. Wenn Sie unter Einstellungen Zahlungen / Lastschriften in der Kategorie Bearbeitungsbereiche Arbeitsbereiche eingerichtet haben, können Sie in den Eigenschaften dem Bearbeiter einen Bereich zuordnen. Die Vorschlagsliste wird eingeschränkt. Der eingeschränkte Bereich wird mit Bezeichnung und Kontonummernbereich in der Filterbezeichnung angezeigt.
Umfang der Zahlungen für die Anzeige festlegen	Aus der Liste Umfang den gewünschten Umfang wählen.	In der Liste Umfang können Sie die Vorschlagsliste der Zahlungen eingrenzen: Bearbeitbar: Alle Zahlungen werden angezeigt, die aktuell bearbeitbar sind. Nicht bearbeitbar sind Zahlungen, die an den Zahlungsverkehr übergeben wurden. Die Auswertung wird immer im Umfang Bearbeitbar aufgerufen. Damit wird vermieden, dass bereits übergebene Zahlungsvorschläge versehentlich gelöscht werden. An den Zahlungsverkehr übergeben: Alle Zahlungen werden angezeigt, die zur Erstellung von Zahlungsbelegen an den Zahlungsverkehr übergeben wurden und daher nicht mehr bearbeitet werden können. Wenn Sie das automatische Löschen übergebener Zahlungen aktiviert haben (im Fenster Einstellungen Zahlungen / Lastschriften in der Kategorie Übergeben), werden diese Zahlungen nicht mehr angezeigt. Alle: Alle Zahlungen werden unabhängig von ihrem Zustand angezeigt.
Einstellungen für Zahlungen vornehmen (Fenster aufrufen)	Im Zusatzbereich Kontextbezogene Links auf den Link Einstellungen Zahlungen / Lastschriften klicken. - oder - Mit der rechten Maustaste in die Liste klicken und Einstellungen Zahlungen / Lastschriften wählen.	Sie erhalten das Fenster Einstellungen Zahlungen / Lastschriften, in dem Sie für alle Geschäftspartner Einstellungen für die Erstellung und Weitergabe von Zahlungen festlegen. Abweichende Einstellungen erfassen Sie in den Stammdaten des Geschäftspartners (unter Stammdaten \| Kreditoren (Debitoren) \| Kreditorenstammdaten (Debitorenstammdaten)) in der Bearbeitung des Geschäftspartners in der Registerkarte Zahlungsvorschlag (für Kreditoren) oder Lastschriften (für Debitoren). Einstellungen für Zahlungen / Lastschriften vornehmen (Dok.-Nr. 9231351)
Zahlungen löschen	Einzelne Zahlungen löschen Eine oder mehrere Zahlungen markieren: Im Menü Bearbeiten \| Markierte Zahlungen löschen wählen. - oder - Mit der rechten Maustaste in die Liste klicken und Markierte Zahlungen löschen wählen. - oder - Taste `Entf` drücken. Alle Zahlungen löschen: Im Menü Bearbeiten \| Alle Zahlungen löschen wählen. - oder - Mit der rechten Maustaste in die Liste klicken und Alle Zahlungen löschen wählen.	Die markierten oder alle Zahlungen werden mit allen zugehörigen Posten nach einer Sicherheitsabfrage aus der Vorschlagsliste entfernt. Wenn Sie Zahlungen wieder neu erstellen, werden diese erneut aufgenommen, wenn sie fällig sind und im gewählten Erstellungsumfang enthalten sind. Bevor neue Zahlungen erstellt werden, werden alle bereits erstellten und bearbeitbaren Zahlungen der betreffenden Geschäftspartner gelöscht. Somit steht jeder Posten nur einmal in der Vorschlagsliste. Zahlungen für Konten, die nicht neu erstellt werden (nicht im Erstellumfang, z. B. bei Einzelauswahl), werden auch nicht gelöscht. Hinweis: Wenn Sie einen Geschäftspartner dauerhaft für die Zahlungserstellung sperren möchten, können Sie dies in den Stammdaten des Geschäftspartners einstellen (Registerkarte Zahlungsvorschlag bei Kreditoren oder Lastschriften bei Debitoren, Liste Zahlungsträger).
Zahlungen bereichsweise ändern	Mehrere Zahlungen markieren: Im Menü Bearbeiten \| Zahlungen bereichsweise ändern wählen. - oder - Mit der rechten Maustaste in die Liste klicken und Zahlungen bereichsweise ändern wählen. - oder - Tastenkombination `Alt` + `B` drücken.	Sie erhalten das Fenster Bereichsweise ändern, in dem Sie für die markierten Zahlungen das Ausgabeziel oder die Mandantenbank ändern können. Der Wechsel und die Bearbeitung auf Postenebene ist somit nicht nötig. Sie können die gleichlaufende Änderung bei allen oder einzelnen Zahlungen durchführen, indem Sie in der Gruppe Umfang den Schaltknopf Alles oder Markierung wählen. Wenn Sie in der Übersicht einen Filter aktiviert haben, wird die Änderung beim Umfang Alles nur bei den gefilterten Sätzen vorgenommen. Wenn Sie aus der Liste Feld ein Kriterium gewählt haben, können Sie den entsprechenden Eintrag für das Kriterium wählen: Ausgabeziel: Sie können das hinterlegte Ausgabeziel für die Ausgabe ändern. Sie können aus der Liste den Eintrag Druck oder E-Mail wählen. Mandantenbank: Sie können die Mandantenbank bei den Zahlungssätzen ändern. Sie wählen aus der Liste der vorhandenen Mandantenbanken eine Bank.
Zahlungen für einen Geschäftspartner zusammenfassen	Mehrere Zahlungen desselben Geschäftspartners markieren: Im Menü Bearbeiten \| Zahlungen zusammenfassen wählen. - oder - Mit der rechten Maustaste in die Liste klicken und Zahlungen zusammenfassen wählen. - oder - Tastenkombination `Alt` + `Z` drücken.	Sie können Zahlungen an einen Geschäftspartner, d. h. Zahlungen mit gleicher Kontonummer, zusammenfassen und somit die Bearbeitung vereinfachen. Die zusammengefassten Zahlungen werden anschließend im Zusatzbereich Details als einzelne Posten ausgewiesen. Wenn Sie für jede Rechnungsnummer einen Zahlungsträger erstellen, wird bei Gutschriften mit eigener Rechnungsnummer die Programm-Meldung Negativer Zahlsaldo erzeugt. Zur Einlösung einer Gutschrift kann keine Zahlung erfolgen; sie kann aber mit anderen Zahlungen (mit der gleichen Kontonummer) verrechnet werden. Dies erreichen Sie durch das Zusammenfassen der fehlerhaften Zahlung (hier Gutschrift) mit einer oder mehreren anderen Zahlungen. Wenn zu viele Rechnungen in einer Zahlung zusammengefasst sind, kann es vorkommen, dass der Platz für den Verwendungszweck nicht ausreicht, um alle Rechnungsnummern auszuweisen. Sie werden durch eine entsprechende Meldung darauf hingewiesen (Status ). Hinweis: Zahlungen an Diverse Geschäftspartner zusammenfassen Diverse Geschäftspartner sind unter einer oder auch mehreren Kontonummern zusammengefasst. Deshalb ist bei Zahlungen Diverser Geschäftspartner keine automatische Zuordnung einer Adresse/Bankverbindung möglich. Dieser Zahlung muss nach der Erstellung eine Diverse Adresse zugeordnet werden. Wenn für einen Diversen Geschäftspartner mehr als eine Zahlung erstellt wurde (z. B. Zahlung und Gutschrift mit eigener Rechnungsnummer), sollten Sie die Zahlungen des Diversen Geschäftspartners zusammenfassen, bevor Sie den einzelnen Zahlungen eine Diverse Adresse zuordnen. So müssen Sie eine Diverse Adresse nach dem Zusammenfassen nur einmal zuordnen.
Angaben zum Kontostand anzeigen	Auf die Schaltfläche Banksummen klicken. - oder - Mit der rechten Maustaste in die Liste klicken und Banksummen wählen.	Im Fenster Banksummen sehen Sie, wie sich der aktuell erstellte Vorschlag nach Übergabe an den Zahlungsverkehr auf die Kontostände auswirkt. Anhand des Kontostands (Spalte Über- / Unterdeckung) können Sie entscheiden, ob Sie die vorgeschlagenen Zahlungen an den Zahlungsverkehr übergeben möchten. Zahlungen, bei welchen in der Vorschlagsliste in der Spalte Zahlungsträger kein Zahlungsträger angezeigt wird, werden in den ausgewiesenen Summen nicht berücksichtigt.
Geschäftspartner zur Bearbeitung aufrufen	Im Zusatzbereich Kontextbezogene Links auf den Link Kreditorenstammdaten (oder Debitorenstammdaten) klicken.	Die Kreditorenstammdaten / Debitorenstammdaten werden in einem weiteren Arbeitsblatt geöffnet.
Diverse Adressen zur Bearbeitung aufrufen	Im Zusatzbereich Kontextbezogene Links auf den Link Diverse Adressen klicken. - oder - Mit der rechten Maustaste in die Liste klicken und Diverse Adressen wählen.	Die Diversen Adressen werden in einem weiteren Arbeitsblatt geöffnet.
OPOS-Konto anzeigen	Zahlung in der Vorschlagsliste markieren: Im Zusatzbereich Kontextbezogene Links auf den Link OPOS-Konto klicken. - oder - Mit der rechten Maustaste in die Liste klicken und OPOS-Konto wählen.	Das OPOS-Konto für den Geschäftspartner wird in einem weiteren Arbeitsblatt geöffnet.
Detailinformationen zu den Stammdaten des Geschäftspartners anzeigen und ändern	Im Menü Ansicht \| Stammdaten-Details (Symbol ) wählen.	Der Zusatzbereich Stammdaten-Details mit den erfassten Stammdaten des Geschäftspartners wird eingeblendet. Um die Stammdaten des markierten Geschäftspartners direkt aus diesem Zusatzbereich zu ändern, klicken Sie auf den Link Bearbeiten. Die Stammdaten des Geschäftspartners werden dann im Fenster Geschäftspartner bearbeiten mit der jeweiligen Registerkarte zur Bearbeitung geöffnet. Stammdaten für Geschäftspartner erfassen (Dok.-Nr. 9211748)
Notiz zur Zahlung erfassen und anzeigen	Notiz neu erfassen: Im Menü Bearbeiten \| Notiz erfassen wählen oder auf Symbol Notiz klicken oder im Kontextmenü Notiz erfassen wählen. Vorhandene Notiz ändern: Im Menü Bearbeiten \| Notiz bearbeiten wählen oder auf Symbol Notiz klicken oder im Kontextmenü Notiz bearbeiten wählen. Zusatzbereich Notiz zum Konto öffnen: Im Menü Ansicht \| Notiz wählen.	Der Zusatzbereich Notiz zum Konto wird geöffnet, in dem Sie einen Text erfassen können. Wenn bei einer Zahlung Notizen vorhanden sind, wird in der Spalte mit dem Symbol Notiz ein grünes Dreieck angezeigt. Wenn Sie den Mauszeiger auf das Dreieck ziehen, wird der Text angezeigt. Mit Notizen in DATEV-Programmen arbeiten (Dok.-Nr. 9200440)
Vorschlagsliste Zahlungen in der Seitenansicht anzeigen	Im Menü Bestand \| Seitenansicht (Symbol ) wählen.	Alle Zahlungen aus der Vorschlagsliste werden entsprechend der gewählten Filterung (Liste Umfang) aufbereitet und zunächst in der Seitenansicht dargestellt. Es werden hierbei die wichtigsten Informationen angezeigt. Sie können dann den Druck direkt in der Seitenansicht über das Symbol anstoßen. Um wieder die Vorschlagsliste anzuzeigen, klicken Sie in der Seitenansicht auf die Schaltfläche Zurück zur Liste.
Vorschlagsliste der Zahlungen bearbeiten (in der Liste suchen, Liste sortieren, Einstellungen für Liste vornehmen)	Auf das Symbol klicken, Suchbereich einblenden und Such- und Sortierfunktionen nutzen. Im Kontextmenü (rechte Maustaste) Einstellungen Liste wählen.	Mit Listen in DATEV-Programmen arbeiten (Dok.-Nr. 9200148) Einstellungen für Listen in DATEV-Programmen festlegen (Dok.-Nr. 9200035)
Vorschlagsliste Zahlungen drucken (Druck des Fensterinhalts, Listendruck)	Fensterinhalt drucken: Im Menü Bestand \| Fensterinhalt drucken (Symbol ) wählen. Liste drucken: Im Kontextmenü (rechte Maustaste) Liste drucken wählen.	Wenn Sie Fensterinhalt drucken wählen, wird die Vorschlagsliste mit den Zahlungsposten für den Druck aufbereitet. Wenn Sie Liste drucken wählen, wird die Liste aller Zahlungen in einer Seitenansicht aufbereitet. Sie können anschließend diese Liste drucken. Auswertung oder Liste in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen drucken (Dok.-Nr. 9211129) Sie können im Zusatzbereich Ausgabesteuerung weitere Einstellungen für den Druck vornehmen. Ausgabesteuerung in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen nutzen (Dok.-Nr. 9211128)
Daten der Vorschlagsliste Zahlungen exportieren / bereitstellen (Excel, Word, Rich Text Format, SkyPDF Pro Driver, Dokumentenmanagement, Ausgabekorb, E-Mail)	Im Kontextmenü (rechte Maustaste) Liste öffnen mit Excel wählen. Im Menü Bestand \| Fensterinhalt \| Öffnen mit \| Word (Excel) wählen. Im Menü Bestand \| Fensterinhalt \| Exportieren nach \| <weitere Programme> wählen.	Wenn Sie die aufgelisteten Programme einsetzen, können Sie die Daten im entsprechenden Datenformat bereitstellen und an das gewünschte Ausgabeziel weitergeben. Auswertung oder Liste in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen nach Excel exportieren (Dok.-Nr. 9211133) Übersicht Export und Weitergabe von Auswertungen in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen (Dok.-Nr. 9211131)
Einstellungen für E-Mail-Texte vornehmen	Mit der rechten Maustaste in die Liste klicken und Einstellungen E-Mail-Texte wählen.	Im Fenster Einstellungen E-Mail-Texte können Sie für Zahlungen standardmäßig Einstellungen für E-Mail-Texte hinterlegen (Betreff, Nachricht, Signatur). Sie definieren die Variablen, deren Inhalte dann aus den hinterlegten Formulareinstellungen für das Avis und den ermittelten Werten in die E-Mail übernommen werden. Einstellungen für E-Mail-Texte vornehmen (Dok.-Nr. 9282723)
Einstellungen für das Avisformular festlegen (Fenster aufrufen)	Im Menü Bearbeiten \| Einstellungen Avisformular wählen. - oder - Mit der rechten Maustaste in die Liste klicken und Einstellungen Avisformular wählen.	Sie erhalten das Fenster Einstellungen Avisformular, in dem Sie Einstellungen für die Ausgabe des Avisformulars vornehmen. Einstellungen für das Avisformular vornehmen (Dok.-Nr. 9247768)
Zahlungsavis ausgeben (Fenster aufrufen)	Mit der rechten Maustaste in die Liste klicken und Zahlungs-Avis ausgeben wählen. - oder - Tastenkombination `Alt` + `G` drücken.	Sie erhalten das Fenster Avis ausgeben, in dem Sie Zahlungen drucken und diese für die Weitergabe an Ihre Geschäftspartner bereitstellen. Avis für Zahlungen / Lastschriften ausgeben (Dok.-Nr. 9247765)
Zahlungen an den Zahlungsverkehr übergeben (Vorgang starten)	Einzelne Zahlungen übergeben Eine oder mehrere Zahlungen markieren: Im Menü Bearbeiten \| Markierte Zahlungen an den Zahlungsverkehr übergeben wählen. - oder - Mit der rechten Maustaste in die Liste klicken und Markierte Zahlungen an den Zahlungsverkehr übergeben wählen. - oder - Tastenkombination `Alt` + `U` drücken. Alle Zahlungen übergeben Auf Schaltfläche an Zahlungsverkehr übergeben klicken. - oder - Im Menü Bearbeiten \| Alle Zahlungen an den Zahlungsverkehr übergeben wählen. - oder - Mit der rechten Maustaste in die Liste klicken und Alle Zahlungen an den Zahlungsverkehr übergeben wählen.	Sie erhalten das Fenster Zahlungen an den Zahlungsverkehr übergeben, in dem Sie für die Übergabe weitere Einstellungen vornehmen und dann die Übergabe starten. Zahlungen / Lastschriften an den Zahlungsverkehr übergeben (Dok.-Nr. 9247774)