1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument finden Sie wichtige Informationen zu den Voraussetzungen für den Mandantenübertrag im DATEV-Rechenzentrum.

2 Definitionen

2.1 Definition Mandantendatenübertrag und Übertrag einer mandantengenutzten Beraternummer

Der Mandantendatenübertrag bezeichnet die Übertragung von Mandantendaten von einem Steuerberater zu einem anderen. Die Beraternummer selbst wird dabei nicht übertragen.

Der Übertrag einer mandantengenutzten Beraternummer bezeichnet die Übertragung einer Beraternummer eines Mandanten von einem Steuerberater auf einen anderen.

Weitere Informationen zum Thema: Beraternummernübertrag und Mandantendatenübertrag – Definition und Abgrenzung (Dok.-Nr. 0908335).

2.2 Definition Beraternummer, Mandantennummer, Basisnummer

Die Begriffe Beraternummer und Mandantennummer sind Ordnungsbegriffe in den DATEV-Programmen

Die Mandantennummer bezeichnet die Kundennummer eines Mandanten innerhalb einer Kanzlei.

Die Basisnummer ist ein weiteres Unterscheidungskriterium im Ordnungsbegriff eines Mandanten in Steuerprogrammen.

2.3 Definition Abgebende und Übernehmende Beraternummer der Mandantendaten

Für den Übertrag von Mandantendaten gibt es immer eine abgebende und eine übernehmende Beraternummer. Üblicherweise sind Mandantendaten der Beraternummer des betreuenden Steuerberaters zugewiesen.

Die abgebende oder übernehmende Beraternummer können derselben oder unterschiedlichen Kanzleien angehören.

3 Informationen und Voraussetzungen für den Mandantendatenübertrag

Das Kapitel enthält Hinweise zur Vorbereitung, vor dem Übertrag.

3.1 Auftraggeber für den Mandantendatenübertrag

Die folgende Übersicht unterstützt bei der Auswahl des richtigen Auftraggebers:

Für die Übertragung ist die Zustimmung des abgebenden und des übernehmenden Auftraggebers erforderlich.

Wichtig für die Auftragserteilung: Ausnahmen beim mitgliedsübergreifenden Übertrag.

3.2 Daten vor der Übertragung im DATEV-Rechenzentrum speichern

• Alle zu übertragenden Daten müssen vor der Übertragung im DATEV-Rechenzentrum gespeichert sein.

• Daten müssen spätestens einen Arbeitstag vor der Übertragung an das Rechenzentrum gesendet werden. Später gesendete Daten können nicht berücksichtigt werden.

3.3 Speichernachweis vor dem Übertrag

Eine aktuelle RZ-Übersicht kann als Speichernachweis ausgegeben werden. Die RZ-Übersicht zeigt an, welche Daten für den jeweiligen Mandanten im DATEV-Rechenzentrum gespeichert sind. Weitere Informationen:

• Daten holen - RZ-Übersicht aktualisieren / ausgeben (Dok.-Nr. 1070866).

• Steuerprogramme: Übersicht über die im DATEV-Rechenzentrum gespeicherten Datenbestände abrufen (Dok.-Nr. 1018624).

3.4 Archivierung und Aufbewahrungspflichten beachten

3.5 Freie Mandantennummer / ggf. Basisnummer muss vorhanden sein

• Übertragungen und Nachübertragungen sind nur auf freie Mandantennummern möglich. Ein Übertrag wird auch verhindert, wenn:

  • Ein Bestand in DATEV Meine Steuern unter der Ziel-Mandantennummer vorhanden ist.

  • Basisdaten online eingesetzt und eine Einkommensteuerleistung angelegt ist.

• Mandantendaten aus Steuerprogrammen können unter Basisnummern gespeichert sein. Nach dem Übertrag müssen die Daten nicht auf eine Basisnummer übernommen werden.

• Unter der freien Mandantennummer oder Basisnummer dürfen keine Mandantendaten aus der jeweiligen Anwendung gespeichert sein.

• Nach dem Übertrag einer Mandantennummer müssen die Daten nicht auf eine Basisnummer übernommen werden.

• In der übertragenen Anwendung dürfen erst nach der schriftlichen Bestätigung von DATEV, Daten erfasst werden.

3.5.1 Mandantennummer mit mehreren Basisnummern

Wenn eine übertragene Mandantennummer mehrere Basisnummern umfasst, gilt:

• DATEV überträgt die Mandantennummer grundsätzlich mit allen darunter gespeicherten Basisnummern.

• Die Übertragung einzelner Basisnummern ist möglich. Mandanten- oder Basisnummern hierfür im Auftrag angeben.

• Wenn keine Basisnummer vorgegeben ist, wird die vorhandene Basisnummer übernommen.

3.6 Mandanten mit mandantengenutzter Beraternummer und Soft- und Hardware-Verträgen (z. B. DATEV Unternehmen online, SmartCard, SmartLogin)

Mandanten, mit eigenen Software-Verträgen und Hardware-Verträgen, haben eine eigene Beraternummer. Die Software-Verträge und Hardware-Verträge sind unter der mandantengenutzten Beraternummer angelegt. Unter der Beraternummer können Mandantendaten im Rechenzentrum gespeichert sein. Die mandantengenutzte Beraternummer kann mit den Mandantendaten übernommen werden.

In den Service-Anwendungen kann geprüft werden:

• Ob der Mandant eine mandantengenutzte Beraternummer hat: Beraternummer in den Service-Anwendungen anzeigen (Dok.-Nr. 1000427).

• Welche Software-Verträge und Hardware-Verträge unter der mandantengenutzten Beraternummer angelegt sind: Hard- und Softwareverträge anzeigen (Dok.-Nr. 1071181).

• Welche Mandantendaten im Rechenzentrum zu dieser Beraternummer gespeichert sind: Mandantendaten im DATEV-Rechenzentrum mit der Mandantenverwaltung RZ anzeigen (Dok.-Nr. 1002513).

3.7 Datenlöschung nach dem Übertrag der Mandantendaten

Nach der Übertragung werden die Daten in den folgenden Programmen automatisch gelöscht:

• Steuerprogramme

• DATEV Unternehmen online

• Anlagenbuchführung

• RZ-Bankinfo.

Das gilt auch, wenn die Daten nicht im Formular oder der Mandantenverwaltung RZ für die Löschung markiert sind.

3.8 Herausgabepflicht von Mandantendaten

3.9 Abhängigkeiten zu anderen Anwendungen

Bei der Übertragung von Datenbeständen im DATEV-Rechenzentrum können Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Anwendungen bestehen. Weitere Informationen: Mandantendaten im DATEV-Rechenzentrum übertragen - Abhängigkeiten (Dok.-Nr. 1080512).

4 Auftragserteilung

4.1 Mandantendatenübertrag innerhalb der eigenen Mitgliedschaft

Die abgebende und die übernehmende Beraternummer gehören zur gleichen Mitgliedschaft.

Sie können den Übertrag selbst kostenfrei in den Service-Anwendungen | Mandantenverwaltung RZ durchführen:

Mandantendatenübertrag mit der Mandantenverwaltung RZ im DATEV-Rechenzentrum (Dok.-Nr. 1071035).

4.2 Mitgliedsübergreifender Mandantendatenübertrag

Die abgebende und die übernehmende Beraternummer gehören zu unterschiedlichen Mitgliedschaften. Der kostenpflichtige Auftrag zur Übertragung von Mandantendaten wird über das Online-Formular erteilt. Für den Zugriff ist eine SmartCard oder SmartLogin erforderlich.

Weitere Informationen für den mitgliedsübergreifenden Mandantenauftrag finden Sie im Dokument: DATEV Mandantendatenübertrag online (Dok.-Nr. 1007877).

Nur bei bestimmten Ausnahmen ist der kostenpflichtige Auftrag zur Übertragung von Mandantendaten über PDF-Formular möglich: Auftrag zur Übertragung von Mandantendaten (pdf) (Stand: 26.08.2024): Ausnahmen beim mitgliedsübergreifenden Übertrag.

Wichtig: Bei der Auftragserteilung mit PDF-Formular die Hinweise auf Seite 2 beachten. Anwendungen mit Kurzbezeichnungen eintragen. Die Kurzbezeichnung der Anwendungen finden Sie am Ende dieses Dokuments.

Den ausgefüllten und unterschriebenen Auftrag senden Sie:

• Als Servicekontakt an das Logistik-Center oder

• Per E-Mail an logistik-center@service.datev.de.

Für die Übertragung sind die geltenden Datenschutz-, Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflichten zu beachten.

4.2.1 Ausnahmen beim mitgliedsübergreifenden Übertrag

4.2.1.1 Generalvollmacht im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft

4.2.1.2 Insolvenzverwalter

Verwenden Sie für die Erfassung eines mitgliedsübergreifenden Datenübertrags, das PDF-Formular: Auftrag zur Übertragung von Mandantendaten (pdf) (Stand 26.08.2024).

4.2.1.3 Berater oder Mandanten ohne aktives Zugangsmedium

4.2.1.4 Rechteprüfung im Logistauftrag online ist aktiv

Bei aktiver Rechteprüfung im Logistikauftrag online ist die Nutzung mit SmartLogin nicht möglich. Mögliche Abhilfe:

• DATEV SmartCard nutzen

• Rechteprüfung im Logistikauftrag online deaktivieren.

Weitere Informationen: Rechteprüfung im Logistikauftrag online (Dok.-Nr. 1025568).

5 Nachweis der Übertragung von Mandantendaten im DATEV-Rechenzentrum

Der erledigte Übertrag wird über DATEV Mitteilungen bestätigt.

Weitere Informationen: Mandantendatenübertrag – Auftragsübersicht in der Service-Anwendung Mandantenverwaltung RZ (Dok.-Nr. 1002364).

6 Kosten

Die Kosten für einen mitgliedsübergreifenden Mandantendatenübertrag werden der übernehmenden Partei nach aktueller DATEV-Preisliste berechnet. Die übernehmende Partei kann eine Kanzlei oder ein Mandant im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft sein. Die Artikelnummern sind im Abschnitt Zusatzangebote | Mandantendaten übertragen/löschen/reaktivieren aufgeführt.

7 Kurzbezeichnungen der Anwendungen und Hinweise

* Kopieren bedeutet, die Daten bleiben beim abgebenden Ordnungsbegriff (Berater oder Mandant) bestehen. Das ist der Fall:

• Wenn Sie keinen gesonderten Löschauftrag senden und

• Nicht die entsprechende Funktion bei der Auftragserfassung wählen.

* Verschieben bedeutet, die Daten werden beim abgebenden Ordnungsbegriff (Berater oder Mandant) automatisch gelöscht. Bei diesen Anwendungen ist ein Kopieren nicht möglich.

8 Weitere Informationen

• Mandantendatenübertrag mit der Mandantenverwaltung RZ im DATEV-Rechenzentrum (Dok.-Nr. 1071035)

• DATEV Mandantendatenübertrag online (Dok.-Nr. 1007877)

• Mandantendatenübertrag – Auftragsübersicht in der Service-Anwendung Mandantenverwaltung RZ (Dok.-Nr. 1002364)

• Mandantendaten im DATEV-Rechenzentrum übertragen - Abhängigkeiten (Dok.-Nr. 1080512)

• Beraternummernübertrag und Mandantendatenübertrag – Definition und Abgrenzung (Dok.-Nr. 0908335)

• Mandantenverwaltung RZ - Mandantendaten übertragen und löschen (Dok.-Nr. 1080024)

• Mandantenübertrag - Anleitung zum Vorgehen (Dok.-Nr. 1029401)

• Fragen zum Mandantendatenübertrag beantwortet das Logistik-Center: Kontakt zu DATEV (Dok.-Nr. 0908003)