1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument finden Sie Informationen zur Abrechnung von Einmalbezügen / sonstigen Bezügen Urlaubsabgeltung und Überstundenabgeltung mit LODAS und Lohn und Gehalt.

Wenn in einem Unternehmen Vereinbarungen zur Zahlung von Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld oder einem 13. Monatseinkommen bestehen, liegen Einmalbezüge oder sonstige Bezüge vor.

2 Sozialversicherung und Lohnsteuer

Sozialversicherungsrechtlich sind solche Zahlungen Einmalbezüge.

Die Ermittlung der Gesamt-Sozialversicherungsbeiträge ergibt sich aus der jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze des Lohnzahlungszeitraums. Wenn die Grenze überschritten wird, muss eine besondere Beitragsberechnung angewendet werden. Dabei wird die anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze zu Grunde gelegt.

Die anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze wird ab Januar oder ab Eintrittsmonat bis zu dem Monat, in dem der Einmalbezug abgerechnet wird, ermittelt.

Dies gilt auch für Mitarbeiter, die einen Einmalbezug während einer Unterbrechung erhalten, z. B. wenn im aktuellen Monat wegen der Unterbrechung keine SV-Tage anfallen. Wenn das Arbeitsverhältnis im gesamten laufenden Jahr unterbrochen ist und dadurch im laufenden Jahr keine SV-Tage anfallen: Der Einmalbezug ist zwar grundsätzlich sozialversicherungspflichtig. In der individuellen Berechnung fallen aber keine SV-Beiträge an, da die Anzahl der SV-Tage gleich 0 ist.

Tritt ein Arbeitnehmer zu Beginn des Jahres (01/JJJJ) ein, ohne dass Vortragswerte bzw. Lohnkontowerte erfasst wurden, wird der gebuchte Einmalbezug im Januar 01/JJJJ bis zur anteiligen Beitragsbemessungsgrenze verbeitragt.

Lohnsteuerrechtlich ist diese Zuwendung ein sonstiger Bezug. Der Bezug wird über die Ermittlung eines voraussichtlichen Jahresarbeitsverdiensts versteuert. Die DATEV-Lohnprogramme rechnen nach dem offiziellen Programmablaufplan des Bundesministeriums der Finanzen (BMF). Im Internet steht Ihnen unter www.bmf-steuerrechner.de ein interaktiver Abgabenrechner zur Verfügung, mit dem Sie Steuerberechnungen - auch für vergangene Jahre - online prüfen können.

Rückzahlung von Einmalbezügen / sonstigen Bezügen

Durch individuelle Umstände können ursprünglich gezahlte Einmalbezüge / Sonstige Bezüge später zurückgerechnet werden müssen. Wenn der zurückzurechnende Betrag höher als das laufende Monatseinkommen ist, würde sich dadurch im aktuellen Abrechnungsmonat ein negatives Sozialversicherungs-Brutto ergeben. Die korrekte Ermittlung von Sozialversicherungs-, Umlage- und Insolvenzbeiträgen ist dadurch nicht sichergestellt.

Für die nachträgliche Rückforderung von Einmalbezügen / sonstigen Bezügen ist eine Nachberechnung auf den Monat der ursprünglichen Abrechnung erforderlich.

2.1 Unterstützung und Hilfe zu LODAS

Auswertung 165 - Aufteilung Steuer-/SV-Werte aus der Brutto/Netto-Abrechnung

Für die Abrechnung von laufenden Bezügen und Einmalbezügen in Verbindung mit mehreren Nachberechnungen empfehlen wir Ihnen die Auswertung 165 - Aufteilung Steuer-/SV-Werte aus der Brutto/Netto-Abrechnung.

Um die steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge für die einzelnen Arbeitnehmer nachzuvollziehen, dient die Auswertung 165 als Hilfsliste. In der Abrechnung der Brutto/Netto-Bezüge ist der Platz für die gesetzlichen Abzüge auf 3 Zeilen begrenzt. Zwar ist die Berechnung korrekt. Das Nachrechnen der gesetzlichen Abzüge ist erschwert, da in den vorhandenen Summenzeilen die jeweiligen Werte saldiert werden. Wenn sich Änderungen sowohl beim laufenden als auch beim einmaligen Bezug ergeben, wird das Ergebnis in einer Summe als Nachberechnungswert ausgewiesen. Hier empfehlen wir Ihnen die Auswertung 165. Übersichtlich dargestellt, getrennt nach monatlichen und jährlichen Bezügen und monatlichen und jährlichen Nachberechnungswerten können Sie die steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge des Arbeitnehmers leicht nachvollziehen.

Auswertung 165 Aufteilung der Steuer-/SV-Werte aus der Brutto/Netto-Abrechnung: Hier sind nur diejenigen Arbeitnehmer enthalten, bei denen der Nachberechnungswert aus dem laufenden und einmaligen Bezug saldiert wurde.

Ein Muster der Auswertung 165 finden Sie hier: Auswertung 165.pdf (pdf) (Stand: März 2021).

Weitere Informationen für LODAS: Einmalbezug / sonstiger Bezug, Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld abrechnen - Beispiele für LODAS (Dok.-Nr. 5303235)

2.2 Unterstützung und Hilfe zu Lohn und Gehalt

Zu Ihrer Unterstützung stehen in Lohn und Gehalt 2 Berechnungsschemata für Einmalbezüge zur Verfügung. Diese Auswertungen erläutern bei Mitarbeitern mit Einmalbezügen die steuerliche oder die sozialversicherungsrechtliche Behandlung. Sie können sich die Auswertungen unter dem Menüpunkt Auswertungen | Berechnungsschemata am Bildschirm anzeigen lassen und ausdrucken. Die Berechnungsschemata finden Sie sowohl auf Mandantenebene als auch auf Mitarbeiterebene.

Weitere Informationen für Lohn und Gehalt: Einmalbezug - Beispiele für Lohn und Gehalt (Dok.-Nr. 5303236)

3 Schätzung von SV-Beiträgen und Einmalbezüge

Sie gehören zu den Spätabrechnern oder schätzen aus Sicherheitsgründen die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge? Basis für die Schätzung sind die tatsächlichen SV-Beiträge des Vormonats. In dieser Basis sind also die SV-Beiträge aus den Einmalbezügen / sonstigen Bezügen nicht enthalten. Berücksichtigen Sie, dass sich die Zahlung von Einmalbezügen auf die Schätzung auswirken kann und so zu einer Korrektur der geschätzten Beitragsnachweise führt. Wenn erforderlich korrigieren Sie die Schätzung entweder mit einem Prozentwert (übergreifend für alle Krankenkassen oder pro Krankenkasse) oder per Betrag (pro Krankenkasse).

Schätzung für den Folgemonat wird automatisch korrigiert

Die SV-Beiträge für die Einmalbezüge sind dem Programm bekannt. Bei der Schätzung für den Folgemonat wird die Basis für die Schätzung automatisch verringert. Sie müssen keine Korrekturen vornehmen.

• Weitere Informationen zur SV-Fälligkeit und Hilfe zur Korrektur der Schätzung: Sozialversicherungsbeiträge abführen: Beitragsnachweis, Schätzung (Dok.-Nr. 1013756)

• Informationen über das Abführen der Sozialversicherungsbeiträge: Sozialversicherungsbeiträge abführen - bei früher oder normaler SV-Fälligkeit (Dok.-Nr. 1070158)

4 Abrechnung von Pfändungen und Weihnachtsgeld / Urlaubsgeld

Bei der Abrechnung von Pfändungen muss in Verbindung mit Weihnachtsgeld der Pfändungsfreibetrag für Weihnachtsgeld berücksichtigt werden. Die Stammlohnarten oder Standard-Lohnarten für das Weihnachtsgeld berücksichtigten den Freibetrag automatisch. Der unpfändbare Teil des Urlaubsgelds muss ebenfalls berücksichtigt werden. Der Freibetrag oder der unpfändbare Teil des Urlaubsgelds reduziert das pfändbare Netto-Einkommen und damit auch den Netto-Abzug für die Pfändung.

4.1 Unterstützung und Hilfe zu LODAS

Zur Unterstützung empfehlen wir Ihnen die Auswertung 17 - Berechnungsschema Pfändung. Mithilfe des Berechnungsschemas können Sie den in der Brutto/Netto-Abrechnung aufgeführten Pfändungsbetrag leicht nachvollziehen. Sie erhalten einen schnellen Überblick über die unpfändbaren Anteile des Arbeitseinkommens.

Weitere Informationen zur Pfändung in LODAS:

• Pfändung – Hintergrund (Dok.-Nr. 1020619)

• Pfändung in LODAS erfassen (Dok.-Nr. 1070194)

• Gewöhnliche Pfändung abrechnen – Beispiel LODAS (Dok.-Nr. 5303319)

4.2 Unterstützung und Hilfe zu Lohn und Gehalt

Zu Ihrer Unterstützung steht in Lohn und Gehalt das Berechnungsschema Ermittlung des pfändbaren Betrags zur Verfügung. Diese Auswertung erläutert bei Mitarbeitern mit Pfändungen die einzelnen Schritte der Pfändungsberechnung. Zusätzlich wird zum Berechnungsschema die Anlage Berechnung des pfändbaren Netto-Einkommens ausgegeben. Das Berechnungsschema inkl. Anlage wird für jede abgerechnete Pfändung erstellt.
Sie können die Auswertungen unter dem Menüpunkt Auswertungen | Berechnungsschemata anzeigen oder drucken. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen Pfändung. Das Berechnungsschema finden Sie sowohl auf Mandantenebene als auch auf Mitarbeiterebene.

Weitere Informationen zur Pfändung in Lohn und Gehalt:

• Lohnpfändung in Lohn und Gehalt abrechnen (Dok.-Nr. 1070239)

• Gewöhnliche Pfändung abrechnen - Beispiel Lohn und Gehalt (Dok.-Nr. 5303320)

5 Betriebliche Altersvorsorge und Einmalbezüge / Sonstige Bezüge

Bei der betrieblichen Altersvorsorge werden häufig Vereinbarungen zum Verzicht auf Arbeitsentgelt durch die Arbeitnehmer getroffen. Dieser Gehaltsverzicht wird oft mit den üblichen Sonderzahlungen gekoppelt. Achten Sie bei Verzicht auf Einmalbezüge darauf, dass die Zahlung ausreichend hoch ist. Wenn der Einmalbezug für den Verzicht nicht ausreicht, muss zusätzlich auf laufendes Entgelt verzichtet werden.

Weitere Informationen:

• LODAS: Betriebliche Altersvorsorge (bAV) (Dok.-Nr. 1020917)

• Lohn und Gehalt: Betriebliche Altersvorsorge (bAV) (Dok.-Nr. 9221095)

6 Märzklausel

In der Zeit vom 01.01. bis 31.03. gezahlte Einmalzahlungen müssen dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum des vergangenen Jahrs zugeordnet werden. Das gilt, wenn sie vom Arbeitgeber in diesem Entgeltzeitraum gezahlt werden und zusammen mit dem für das laufende Kalenderjahr festgestellten beitragspflichtigen Arbeitsentgelt die anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze übersteigen (§ 23a SGB IV).

Wenn die Beitragsbemessungsgrenzen in allen Sozialversicherungszweigen ausgeschöpft sind und deshalb keine Beiträge aus der Einmalzahlung anfallen: Eine dem vorangegangenen Jahr zuzuordnende Einmalzahlung bleibt beitragsmäßig auch dann im Vorjahr.

Weitere Informationen:

• Märzklausel - Hintergrund (Dok.-Nr. 1032506)

• Lohn und Gehalt: Märzklausel bei Umstieg auf Lohn und Gehalt anwenden (Dok.-Nr. 1032143)

• LODAS:

  • Märzklausel für gesetzlich Versicherte abrechnen in LODAS (Dok.-Nr. 5303329)

  • Märzklausel für freiwillig Versicherte oder Privatversicherte abrechnen in LODAS (Dok.-Nr. 1002748)

7 Beitragszuschuss zur Krankenversicherung und Pflegeversicherung für privat und freiwillig versicherte Arbeitnehmer

In beiden Lohnprogrammen können Sie die Arbeitgeberzuschüsse für freiwillige und private KV / PV auch auf Basis des tatsächlichen Entgelts ermitteln lassen. Wenn das monatliche Entgelt unter der Beitragsbemessungsgrenze liegt, kann sich bei der Abrechnung von Einmalbezügen ein zusätzlicher Arbeitgeberzuschuss ergeben. In diesem Fall werden die nicht ausgeschöpften Beträge bis zur Beitragsbemessungsgrenze (Vormonate und laufender Monat) nachträglich durch die Einmalbezüge ausgeschöpft.

Weitere Informationen:

• LODAS: Beitragszuschuss zur Krankenversicherung und Pflegeversicherung für freiwillig gesetzlich versicherte Arbeitnehmer in LODAS erfassen (Dok.-Nr. 1021082)

• Lohn und Gehalt: Beitragszuschuss zur privaten oder freiwilligen Krankenversicherung und Pflegeversicherung in Lohn und Gehalt ermitteln (Dok.-Nr. 1021083)

8 Einmalbezüge und Umlage - bei Auszahlung angesammelter Überstunden

Wenn variable, laufende Arbeitsentgeltbestandteile (z. B. Überstunden) nicht im nächsten oder übernächsten Entgeltabrechnungszeitraum ausgezahlt, sondern über mehrere Monate angespart werden, darf die Vereinfachungsregelung angewandt werden: Dies gilt nur, wenn die angesammelten Arbeitsentgelte noch im selben Kalenderjahr oder spätestens bis März des Folgejahrs ausgezahlt werden. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, dürfen diese laufenden Entgelte aus Vereinfachungsgründen analog der Verfahrensweise bei "echten" Einmalbezügen verbeitragt werden. Wenn durch die Auszahlung der Mehrarbeit als Einmalbezug die Beitragsbemessungsgrenze (monatlich/jährlich) überschritten wird, bleibt dadurch gegebenenfalls der übersteigende Betrag SV-frei. Das gilt auch für die Beiträge zur Umlage 1 und 2 gemäß AAG. Mit Besprechungsergebnis des GKV-Spitzenverbands, der Deutschen Rentenversicherung Bund und der Bundesagentur für Arbeit: Am 14./15.11.2012 wurde die Neuregelung zur Berechnung von Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) aus Arbeitsentgeltbestandteilen veröffentlicht. Die Arbeitsentgeltbestandteile werden aufgrund einer Vereinfachungsregelung wie einmalig gezahltes Arbeitsentgelt behandelt.

Seit Januar 2014 gilt bei der Auszahlung von Mehrarbeit als Einmalbezug für die Ermittlung der Umlagebeiträge eine neue Berechnungsgrundlage.

Zur Ermittlung der maximal zu zahlenden Umlagebeiträge (U1 und U2) muss eine eigene Bemessungsgrundlage gebildet werden. Diese Bemessungsgrundlage berücksichtigt ausschließlich umlagepflichtiges Entgelt. "Echte", im aktuellen Kalenderjahr gezahlte, Einmalbezüge (z. B. Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld usw.) werden bei der Berechnung des maximal umlagepflichtigen Entgeltanteils ab 2014 also nicht mehr berücksichtigt. "Echte" Einmalzahlungen sind von der Berechnung der Umlagen U1 und U2 ausgeschlossen. Ziel ist, bei der Auszahlung zeitversetzter Mehrarbeit auch für die Umlagen U1 und U2 die maximale jährliche Beitragsmessungsgrenze auszuschöpfen.

Auswirkungen auf die Lohnabrechnung

Nach wie vor soll Mehrarbeit im Zuge der Vereinfachungsregel als Einmalbezug abgerechnet werden können. Allerdings muss zur Ermittlung der Umlagebeiträge eine eigene Bemessungsgrundlage geschaffen werden.

Die neuen Vorgaben werden automatisch bei den bestehenden Lohnarten umgesetzt:

• LODAS: Stammlohnart 877 - Jährliche Überstundenvergütung

• Lohn und Gehalt: Lohnart 3890 - Jhl. Überstunden, beson Umlageberech

Weitere Informationen zum Thema Mehrarbeitslohn / Überstunden:

• LODAS: Mehrarbeitslohn / Überstunden - Beispiele für LODAS (Dok.-Nr. 5303331)

• Lohn und Gehalt: Mehrarbeitslohn / Überstunden - Beispiele für Lohn und Gehalt (Dok.-Nr. 5303332)

9 Einmalbezüge nach Austritt des Arbeitnehmers

Für sonstige Bezüge nach Austritt wurde mit der Änderung des R 39b.6 Abs. 3 LStR durch die LStÄR 2015 Folgendes klargestellt: Ab 01.01.2015 muss für die Ermittlung des voraussichtlichen Jahresarbeitslohns der im Kalenderjahr beim bisherigen Arbeitgeber zugeflossene Arbeitslohn (ohne sonstige Bezüge) auch bei Anwendung der StKl. VI berücksichtigt und gegebenenfalls auf einen Jahresbetrag hochgerechnet werden. Dies war bis einschließlich 2014 nur bei Verwendung der StKl. I bis V erforderlich.

Weitere Informationen zu Lohnzahlungen nach Beendigung des Dienstverhältnisses: BMF-Schreiben Lohnsteuerabzug im Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale, Rn.60 ff.

10 Weitere Informationen

• LODAS: Einmalbezug / sonstiger Bezug, Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld abrechnen - Beispiele für LODAS (Dok.-Nr. 5303235)

• Lohn und Gehalt: Einmalbezug - Beispiele für Lohn und Gehalt (Dok.-Nr. 5303236)