Checkliste für den Jahreswechsel mit Eigenorganisation compact / ...

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Aktuelle Änderungen
16.11.2024	Dokument an Jahreswechsel 2024 / 2025 angepasst.

1 Über dieses Dokument

In dieser Checkliste sind für Sie alle Maßnahmen zur Vorbereitung und Durchführung des Jahreswechsels 2024/2025 mit DATEV Eigenorganisation compact oder DATEV Eigenorganisation classic zusammengestellt.

2 Checkliste zum Jahreswechsel

Sie finden in der Checkliste Informationen zu folgenden Programmen:

Um den Jahreswechsel durchzuführen, haben Sie 2 Möglichkeiten:

Hinweis

Für die E-Rechnung wird kein individuelles Formular benötigt. Daher werden alle im Rechnungsformular vorgenommenen Änderungen bei E-Rechnung nicht berücksichtigt.

Die E-Rechnung für nationale B2B-Transaktionen ist Pflicht. Mehr Informationen zu den Übergangsregelungen finden Sie unter: E-Rechnung mit DATEV.

Eine Rechnung, die Sie mit Ihrem individuellen Rechnungsformular als PDF elektronisch versenden, ist eine Digitale Rechnung.

Digitale Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne der Norm EN 16931.

E-Rechnung einrichten: E-Rechnung einrichten und versenden in Rechnungsschreibung (Dok.-Nr. 1018466)

2.1 Rechnungsschreibung (Eigenorganisation compact)

Tätigkeit	Erledigt	Hinweis
1. Änderung im Rechnungsformular geplant zum Jahreswechsel? Z. B.: Adressänderung wegen Umzug, neue Bankverbindung, neuer Geschäftspartner, Umstrukturierung. Änderung im Rechnungsformular selbst durchführen oder Unterstützung bei DATEV buchen: Rechnungsformular ändern in Rechnungsschreibung (Dok.-Nr. 1001950) Auf E-Rechnung umstellen? Für die E-Rechnung wird kein individuelles Rechnungsformular benötigt. E-Rechnung einrichten und versenden in Rechnungsschreibung (Dok.-Nr. 1018466)
2. Aktuelle Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) aktivieren Die aktuelle Steuerberatervergütungsverordnung ist seit 01.08.2022 gültig. Schon umgestellt auf die aktuelle Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV)? (Dok.-Nr. 1004987)
3. Aktuelle Rechtsanwaltsvergütung (RVG) aktivieren Die aktuelle RVG ist seit 01.01.2021 gültig. Aktuelles RVG einstellen in Rechnungsschreibung (Dok.-Nr. 1019198)
4. Rechnungsnummernvergabe für das neue Jahr prüfen Die Rechnungsnummer kann max. 7-stellig sein. 3 Optionen stehen zur Auswahl: 4.1 Rechnungsnummer mit 1 beginnen 4.2 Rechnungsnummer weiterzählen 4.3 Mit einer bestimmten Rechnungsnummer beginnen 4.1. Rechnungsnummer mit 1 beginnen: In der Übersicht: Kanzleidaten Grundwerte öffnen und auf die Schaltfläche Ändern klicken. In der Registerkarte Rechnungsverbuchung: Kontrollkästchen Rechnungsnummer nach einem Jahreswechsel weiterzählen deaktivieren. 4.2 Rechnungsnummer weiterzählen: In der Übersicht: Kanzleidaten Grundwerte öffnen und auf die Schaltfläche Ändern klicken. In der Registerkarte Rechnungsverbuchung: Kontrollkästchen Rechnungsnummer nach einem Jahreswechsel weiterzählen aktivieren. Beispiel: Die letzte Rechnungsnummer im Jahr 2024 lautet: 1500 Das neue Rechnungsjahr wird angelegt, sobald eine Rechnung mit einem Datum des neuen Jahrs verarbeitet wird. Die 1. Rechnungsnummer für 2025 wird aus dem Vorjahr fortgezählt und lautet 1501. Wenn Sie eine Rechnung für 2024 erstellen, wird die Rechnung die nächste fortlaufende Rechnungsnummer aus dem Rechnungsjahr 2024 erhalten: 1501 Durch die Zuordnung zu einem Rechnungsjahr sind die Rechnungsnummern eindeutig. 4.3 Mit einer bestimmten Rechnungsnummer beginnen: In der Übersicht: Kanzleidaten Grundwerte öffnen und auf die Schaltfläche Ändern klicken. In der Registerkarte Rechnungsverbuchung: Aktuelles Rechnungsjahr (2024) mit dem neuen Jahr (2025) überschreiben. Im Feld Letzte Rechnungsnummer des aktuellen Jahrs eine um 1 kleinere Zahl erfassen. Beispiel: Sie möchten mit der Rechnungsnummer 1000 beginnen: 999 erfassen. Die 1. Rechnung im neuen Jahr (2025) erhält die Rechnungsnummer 1000. Weitere Informationen: Eindeutigkeit der Rechnungsnummern mit der Auswertung Rechnungsausgangsbuch nachweisen: Im Menü Auswertungen \| Auskunftssystem wählen. Chef und Kanzlei Listen E11/3, E11/4 oder E11/7. Bei der Debitoren-Soll-Stellung und bei Weitergabe der Zahlungssätze wird nur die Rechnungsnummer bereitgestellt. Das neue Rechnungsjahr wird angelegt: Wenn bei der Verarbeitung einer Rechnung erstmalig das neue Jahr als Rechnungsdatum verwendet wird. - oder - Wenn unter Kanzleidaten Grundwerte Registerkarte Rechnungsverbuchung: Das aktuelle Rechnungsjahr mit dem neuen Jahr überschrieben wird. Rechnungen für Vorjahre können noch geschrieben werden. Mit einer bestimmten Rechnungsnummer beginnen oder fortfahren (Dok.-Nr. 1004647) Rechnungsnummer doppelt vergeben in Rechnungsschreibung (Dok.-Nr. 1004671) Rechnungsnummer zurücksetzen in Rechnungsschreibung (Dok.-Nr. 1004687) Auswirkungen und Unterschiede bei Storno, Gutschrift oder Korrektur (Dok.-Nr. 1004449)
5. Kosten ohne Rechnung abrechnen Kostenpositionen können ohne Zuordnung zu einer Rechnung als abgerechnet gekennzeichnet werden. Kostenpositionen der Eigenverwaltung. Kostenpositionen, die nicht mehr in Rechnung gestellt werden. Kostenposition als abgerechnet kennzeichnen: In der Übersicht: Kostenpositionen Offene Kostenpositionen öffnen. Im Fenster Filter setzen: Kriterien erfassen und auf die Schaltfläche OK klicken. Kostenpositionen markieren. Mit der rechten Maustaste klicken und Kostenposition abrechnen wählen. Rechnungsjahr erfassen und auf die Schaltfläche OK klicken. In den Kostenpositionen wird keine Rechnungsnummer eingetragen. Rechnungsschreibung: Kostenpositionen ohne Rechnung als abgerechnet kennzeichnen (Dok.-Nr. 9262508).

6. Offene Vorschüsse zum 31.12.2024 ermitteln

In der Übersicht: Vorschüsse Offene Vorschüsse öffnen.
Im Fenster Filter setzen: Im Feld Re.-Jahr <2025 erfassen und auf die Schaltfläche OK klicken.

Sie können die Vorschüsse kopieren und z. B. in Microsoft Excel einfügen und weiterbearbeiten.

Mit der rechten Maustaste klicken und Kopieren in Zwischenablage | Alles wählen anklicken.

2.2 Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle (Eigenorganisation classic)

Tätigkeit	Erledigt	Hinweis
1. Änderung im Rechnungsformular geplant zum Jahreswechsel? Z. B.: Adressänderung wegen Umzug, neue Bankverbindung, neuer Geschäftspartner, Umstrukturierung. Änderung im Rechnungsformular selbst durchführen oder Unterstützung bei DATEV buchen: Rechnungsformular ändern in Rechnungsschreibung (Dok.-Nr. 1001950) Auf E-Rechnung umstellen? Für die E-Rechnung wird kein individuelles Rechnungsformular benötigt. E-Rechnung einrichten und versenden in Rechnungsschreibung (Dok.-Nr. 1018466)
2. Aktuelle Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) aktivieren Die aktuelle Steuerberatervergütungsverordnung ist seit 01.08.2022 gültig. Schon umgestellt auf die aktuelle Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV)? (Dok.-Nr. 1004987)
3. Aktuelle Rechtsanwaltsvergütung (RVG) aktivieren Die aktuelle RVG ist seit 01.01.2021 gültig. Aktuelles RVG einstellen in Rechnungsschreibung (Dok.-Nr. 1019198)
4. Rechnungsnummernvergabe für das neue Jahr prüfen Die Rechnungsnummer kann max. 7-stellig sein. 3 Optionen stehen zur Auswahl: 4.1 Rechnungsnummer mit 1 beginnen 4.2 Rechnungsnummer weiterzählen 4.3 Mit einer bestimmten Rechnungsnummer beginnen 4.1. Rechnungsnummer mit 1 beginnen: In der Übersicht: Kanzleidaten Grundwerte öffnen und auf die Schaltfläche Ändern klicken. In der Registerkarte Rechnungsverbuchung: Kontrollkästchen Rechnungsnummer nach einem Jahreswechsel weiterzählen deaktivieren. 4.2 Rechnungsnummer weiterzählen: In der Übersicht: Kanzleidaten Grundwerte öffnen und auf die Schaltfläche Ändern klicken. In der Registerkarte Rechnungsverbuchung: Kontrollkästchen Rechnungsnummer nach einem Jahreswechsel weiterzählen aktivieren. Beispiel: Die letzte Rechnungsnummer im Jahr 2024 lautet: 1500 Das neue Rechnungsjahr wird angelegt, sobald eine Rechnung mit einem Datum des neuen Jahrs verarbeitet wird. Die 1. Rechnungsnummer für 2025 wird aus dem Vorjahr fortgezählt und lautet 1501. Wenn Sie eine Rechnung für 2024 erstellen, wird die Rechnung die nächste fortlaufende Rechnungsnummer aus dem Rechnungsjahr 2024 erhalten: 1501 Durch die Zuordnung zu einem Rechnungsjahr sind die Rechnungsnummern eindeutig. 4.3 Mit einer bestimmten Rechnungsnummer beginnen: In der Übersicht: Kanzleidaten Grundwerte öffnen und auf die Schaltfläche Ändern klicken. In der Registerkarte Rechnungsverbuchung: Aktuelles Rechnungsjahr (2024) mit dem neuen Jahr (2025) überschreiben. Im Feld Letzte Rechnungsnummer des aktuellen Jahrs eine um 1 kleinere Zahl erfassen. Beispiel: Sie möchten mit der Rechnungsnummer 1000 beginnen: 999 erfassen. Die 1. Rechnung im neuen Jahr (2025) erhält die Rechnungsnummer 1000. Weitere Informationen: Eindeutigkeit der Rechnungsnummern mit der Auswertung Rechnungsausgangsbuch nachweisen: Im Menü Auswertungen \| Auskunftssystem wählen. Chef und Kanzlei Listen E11/3, E11/4 oder E11/7. Bei der Debitoren-Soll-Stellung und bei Weitergabe der Zahlungssätze wird nur die Rechnungsnummer bereitgestellt. Das neue Rechnungsjahr wird angelegt: Wenn bei der Verarbeitung einer Rechnung erstmalig das neue Jahr als Rechnungsdatum verwendet wird. - oder - Wenn unter Kanzleidaten Grundwerte Registerkarte Rechnungsverbuchung: Das aktuelle Rechnungsjahr mit dem neuen Jahr überschrieben wird. Rechnungen für Vorjahre können noch geschrieben werden. Mit einer bestimmten Rechnungsnummer beginnen oder fortfahren (Dok.-Nr. 1004647) Rechnungsnummer doppelt vergeben in Rechnungsschreibung (Dok.-Nr. 1004671) Rechnungsnummer zurücksetzen in Rechnungsschreibung (Dok.-Nr. 1004687) Auswirkungen und Unterschiede bei Storno, Gutschrift oder Korrektur (Dok.-Nr. 1004449)
5. Kosten ohne Rechnung abrechnen Kostenpositionen können ohne Zuordnung zu einer Rechnung als abgerechnet gekennzeichnet werden. Kostenpositionen der Eigenverwaltung. Kostenpositionen, die nicht mehr in Rechnung gestellt werden. Kostenposition als abgerechnet kennzeichnen: In der Übersicht: Kostenpositionen Offene Kostenpositionen öffnen. Im Fenster Filter setzen: Kriterien erfassen und auf die Schaltfläche OK klicken. Kostenpositionen markieren. Mit der rechten Maustaste klicken und Kostenposition abrechnen wählen. Rechnungsjahr erfassen und auf die Schaltfläche OK klicken. In den Kostenpositionen wird keine Rechnungsnummer eingetragen. Rechnungsschreibung: Kostenpositionen ohne Rechnung als abgerechnet kennzeichnen (Dok.-Nr. 9262508).

6. Kanzlei-Fehlzeiten (Feiertage) prüfen und ggf. anpassen Feiertag anlegen oder löschen in Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle (Dok.-Nr. 1003174)
7. Urlaubstage (Resturlaub) erfassen Der Jahresurlaub wird im neuen Jahr nicht automatisch übernommen. In der Übersicht: Stammdaten Mitarbeiter öffnen. Einen Mitarbeiter öffnen. Im Fenster Stammdaten-Mitarbeiter in der Übersicht \| Gruppe Rechnungsschreibung: Abrechnungsdaten öffnen. Im Feld Resturlaub die Summe von Jahresurlaub und dem hier aktuell angezeigten Resturlaub erfassen. Beispiel: Der Jahresurlaub beträgt 28 Tage, der Resturlaub 2 Tage. Im Feld Resturlaub muss der Wert 30 erfasst werden.
8. Noch nicht abgeschlossene Tätigkeiten ermitteln Welche Tätigkeiten vom Vorjahr noch nicht zu Ende geführt wurden, können Sie mit einer Auswertung ermitteln. Auswertungen - Ermittlung der teilfertigen Leistungen (Dok.-Nr. 9262721)
9. Offene Vorschüsse zum 31.12.2024 ermitteln Offene Vorschüsse zum 31.12.2024 ermitteln in Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle (Dok.-Nr. 1034916)

2.3 Auftragsmanagement (Eigenorganisation classic)

Tätigkeit

Erledigt

Hinweis

Folgeaufträge für das neue Kalenderjahr anlegen

Auf Basis der Aufträge für das Veranlagungsjahr 2024 Folgeaufträge anlegen.

In DATEV Arbeitsplatz im Navigationsbereich: Aufträge wählen.
Ein Arbeitsblatt unter Aufträge öffnen, z. B. Gesamtübersicht Alle Aufträge und die gewünschten Aufträge zur Erstellung der Folgeaufträge filtern.
Aufträge markieren.
Im Zusatzbereich Kontextbezogene Links in der Gruppe Funktion ausführen: Auf den Link Folgeauftrag bereitstellen klicken.
Ggf. die Werte für die Folgeaufträge anpassen.
Auf die Schaltfläche Erstellen oder Alle weiteren erstellen klicken.

Folgeaufträge anlegen (Dok.-Nr. 9268302)

2.4 Post, Fristen und Bescheide

Tätigkeit	Erledigt	Hinweis
Belegnummer: Ändern der Vorbelegung für die Nummerierung Die Belegnummer wird weitergezählt oder beginnt wieder mit der 1. Belegnummer: Ändern der Vorbelegungen für die Nummerierung (Dok.-Nr. 1036311)
Portobeträge werden ab 01.01.2025 erhöht Portobeträge in Post, Fristen und Bescheide ändern (Dok.-Nr. 1070210)
Ab Dokumentdatum 01.01.2025 – 4-Tage Bekanntgabefiktion Postrechtsmodernisierungsgesetz (BGBl I 24, Nr. 236) (Dok.-Nr. 1037654)

2.5 Steuer- und Beitragszahlungen (Eigenorganisation classic)

Tätigkeit

Erledigt

Hinweis

Die Steuer- und Beitragszahlungen aus dem Jahr 2024 im Jahr 2025 fortschreiben:

In DATEV Arbeitsplatz unter Unsere Kanzlei: Steuer- und Beitragszahlungen Aktuell fällige Zahlungen öffnen.
Die Abfrage Termine hochzusetzen mit Ja bestätigen.