Qualifizierte Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ...

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23.06.2025	Hinweis zum Bestätigungsverfahren für ausländische USt-IdNr. aktualisiert: Anfragen zur Bestätigung ausländischer USt-ID Nr. nach § 18e UStG können ab 20.07.2025 ausschließlich über die vom BZSt im Internet bereitgestellte Online-Abfrage durchgeführt werden. Die Online-Abfrage kann im BZStOnline-Portal oder über die DATEV-Rechnungswesen-Programme im DATEV-Rechenzentrum erfolgen.

Datum

Änderung im Dokument

23.06.2025

Hinweis zum Bestätigungsverfahren für ausländische USt-IdNr. aktualisiert:

Anfragen zur Bestätigung ausländischer USt-ID Nr. nach § 18e UStG können ab 20.07.2025 ausschließlich über die vom BZSt im Internet bereitgestellte Online-Abfrage durchgeführt werden.
Die Online-Abfrage kann im BZStOnline-Portal oder über die DATEV-Rechnungswesen-Programme im DATEV-Rechenzentrum erfolgen.

1 Über dieses Dokument

Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bietet die Möglichkeit, die ausländische USt-IdNr. zu prüfen.

Sie können die Prüfung der USt-IdNr. auch über das DATEV-Rechenzentrum durchführen.

In diesem Dokument erhalten Sie:

Informationen zum gesetzlichen Hintergrund zur Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Die Beschreibung der Durchführung qualifizierter und einfacher Einzelprüfungen und Sammelprüfungen über das DATEV-Rechenzentrum in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen.
Informationen, wo die Prüfungen protokolliert werden.

2 Hintergrund

Innerhalb der Europäischen Union dient eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) als Nachweis der Unternehmereigenschaft.

Der Rechnungssteller kann sich dabei nicht auf die Angaben des Dienstleistungsempfängers verlassen.

Für gewerbliche Kunden anderer EU-Mitgliedstaaten können Rechnungen unter bestimmten Voraussetzungen ohne Mehrwertsteuer (netto) gestellt werden. Dabei obliegt dem Rechnungssteller der Nachweis, ob es sich beim Leistungsempfänger oder Lieferungsempfänger um einen Unternehmer oder um eine Privatperson handelt.

Bestätigungsverfahren für ausländische USt-IdNr.

Nachweisführung im Bestätigungsverfahren für ausländische USt-IdNr. nach dem 31.12.2020:

Mit BMF-Schreiben vom 28.10.2020, III C 5 – S 7427 – d/19/10001 : 001 wurden neue Grundsätze zur Aufbewahrung von Bestätigungsanfragen für ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bekannt gegeben.
Bei Anfragen zu einzelnen USt-IdNr. ist der Nachweis der durchgeführten qualifizierten Bestätigungsanfrage durch die Aufbewahrung des Ausdrucks oder die Übernahme des vom BZSt übermittelten Ergebnisses in einem allgemein üblichen Format oder als Screenshot in das System des Unternehmens zu führen. Bei der Durchführung gleichzeitiger Anfragen zu mehreren USt-IdNr. über die vom BZSt zu diesem Zweck angebotene Schnittstelle, kann die vom BZSt übermittelte elektronische Antwort in Form eines Datensatzes unmittelbar in das System des Unternehmens eingebunden und ausgewertet werden. In diesem Fall ist der Nachweis einer durchgeführten qualifizierten Anfrage einer USt-IdNr. über den vom BZSt empfangenen Datensatz zu führen.
Die Grundsätze dieses Schreibens sind erstmals auf Bestätigungsanfragen anzuwenden, die nach dem 31.12.2020 an das BZSt gestellt werden.

Bestätigungsverfahren für ausländische USt-IdNr. ab 20.07.2025 ausschließlich über Online-Abfragen möglich:

Mit BMF-Schreiben vom 06.06.2025, III C 5 - S 7427-d/00014/001/002 wird geregelt, dass ab 20.07.2025 Anfragen zur Bestätigung ausländischer USt-ID Nr. nach § 18e UStG ausschließlich über die vom BZSt im Internet bereitgestellte Online-Abfrage durchgeführt werden können. (DATEV-Rechenzentrum)
Bisher war auch eine telefonische und schriftlich Anfrage möglich. Diese Möglichkeiten entfallen.
Die Online-Abfrage kann im BZStOnline-Portal oder über die DATEV-Rechnungswesen-Programme im DATEV-Rechenzentrum erfolgen.
Die Bestätigungsanfragen der ausländischen USt-IdNr. an das BZSt über die DATEV-Rechnungswesen-Programme werden im USt-IdNr. Prüfprotokoll dokumentiert.

Austritt Großbritanniens aus der Europäischen Union (Brexit)

Aktuelle Informationen zu diesem Thema finden Sie im Dokument:

Betriebliches Rechnungswesen: Austritt Großbritanniens aus der EU (Brexit) (Dok.-Nr. 1004961).

3 Vorgehen

Anzeige und Übernahme der USt-IdNr. aus den Geschäftspartnerstammdaten in den Buchungssatz im Belege buchen

Bei EU-Buchungen wird die in den Geschäftspartnerstammdaten gespeicherte USt-IdNr. in den Buchungssatz übernommen und gespeichert.

Die USt-IdNr. wird dadurch immer im Belege buchen in der Primanota-Ansicht und in anderen Auswertungen in der Spalte EU-Informationen (ggf. Spalte aktivieren erforderlich) angezeigt.

Im Zeitpunkt der Buchung des Geschäftsvorfalls kann die USt-IdNr. damit geprüft werden.

Voraussetzungen:

ab Wirtschaftsjahr 2022 und
ab Stapeldatum ab 01.10.2022

Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bietet die Möglichkeit, die ausländische USt-IdNr. zu prüfen.

Sie können die Prüfung der USt-IdNr. auch über die DATEV-Rechnungswesen-Programme über das DATEV-Rechenzentrum durchführen.

Qualifizierte Prüfung der USt-IdNr. :

Die qualifizierte Prüfung der USt-IdNr. erfolgt prüfungssicher über die XML-RPC-Schnittstelle.

Bei der qualifizierten Prüfung werden die Angaben des Geschäftspartners, (z. B. Firmenname und Ort), mit den Angaben in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaats abgeglichen.

Gibt es mehrere Geschäftspartneradressen, gilt folgende Prüfreihenfolge:

1. Straße der Korrespondenzadresse (ersatzweise)

2. Straße der Rechnungsadresse (ersatzweise)

3. Straße der Hauptstraßenadresse/Hauptpostfachadresse (ersatzweise)

4. Straße der Geschäftsleitungsadresse

Sind alle Voraussetzungen der qualifizierten Prüfung erfüllt, erfolgt automatisch eine qualifizierte Prüfung. Wird mindestens ein Punkt nicht erfüllt, erfolgt automatische die einfache Prüfung.

Die Prüfung ist direkt bei der Erfassung oder Änderung der Personenkonten-Stammdaten (Debitoren, Kreditoren) möglich.

Eine andere Möglichkeit ist alle USt-IdNr. eines Meldezeitraums der Zusammenfassenden Meldung (ZM) zu prüfen. Voraussetzung hierfür ist, dass in den entsprechenden Personenkonten-Stammdaten der Adressatentyp Unternehmen angelegt ist. Das Ergebnis liegt in der Regel innerhalb weniger Sekunden vor.
- Qualifizierte „Einzelprüfung“ durchführen
- Qualifizierte „Sammelprüfung“ durchführen
Einfache Prüfung der USt-IdNr. :

Die Prüfung der einfachen Bestätigungsanfrage bezieht sich darauf, ob die USt-IdNr. existiert und ob diese gültig ist.

Die Prüfung ist direkt bei der Erfassung oder Änderung der Personenkonten-Stammdaten (Debitoren, Kreditoren) möglich.

Eine andere Möglichkeit ist das DATEV-Sammelverfahren, in dem alle USt-IdNr. eines Meldezeitraums der Zusammenfassenden Meldung (ZM) geprüft werden können. Das Ergebnis liegt in der Regel innerhalb weniger Sekunden vor.

Bei Buchungen einer USt-IdNr. über den Buchungssatz ohne Debitor oder bei Nutzung von Diversen-Debitoren (dann fehlen die Mindestangaben des Geschäftspartners), erfolgt ausschließlich eine einfache Prüfung über die Zusammenfassende Meldung.
- Einfache „Einzelprüfung“ durchführen
- Einfache „Sammelprüfung“ durchführen
Protokollierung der durchgeführten Prüfungen

Zur besseren Nachvollziehbarkeit werden die Ergebnisse aller durchgeführten Prüfungen im USt-IdNr.-Prüfprotokoll dokumentiert.

3.1 Qualifizierte Prüfung der USt-IdNr.

Wählen Sie ein Vorgehen:

Kosten für die Durchführung der qualifizierten Prüfung der USt-IdNr.

Für Mandantenbestände, die im DATEV-Rechenzentrum archiviert sind, entstehen für die qualifizierte Prüfung der USt-IdNr. keine Zusatzkosten. Die Prüfung ist Bestandteil der IT-Service- und Sicherheitspauschale.

Für Mandantenbestände, die nicht im DATEV-Rechenzentrum archiviert sind, wird die qualifizierte Prüfung der USt-IdNr. berechnet.

Aktuelle Preise finden Sie hier: DATEV-Preisliste (Art.-Nr. 11312).

USt-IdNr. Prüfung (Personenkontenstammdaten): Art.-Nr. 24055
USt-IdNr. Prüfung (ZM-Periode): Art.-Nr. 24057

3.1.1 Qualifizierte „Einzelprüfung“ durchführen

Qualifizierte Prüfung in den Personenkonten-Stammdaten durchführen

Voraussetzung:

Die Anbindung an das DATEV-Rechenzentrum ist aktiv.

Bei der qualifizierten Prüfung werden die Angaben des Geschäftspartners, (z. B. Firmenname und Ort), mit den Angaben in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaats abgeglichen.

Die qualifizierte Prüfung der USt-IdNr. erfolgt prüfungssicher über die XML-RPC-Schnittstelle.

Voraussetzungen unter Stammdaten | Mandantendaten:

Gültige deutsche USt-IdNr. des anfragenden Unternehmens.

Voraussetzungen unter Stammdaten | Debitoren | Debitorenstammdaten:

Ausländische, zu prüfende USt-IdNr.
Firmenname einschließlich Rechtsform im Erfassungsfeld Unternehmensname, z. B. Muster GmbH
Ort der zu prüfenden Firma

Qualifizierte Prüfung – alle Voraussetzungen müssen erfüllt sein

Sind alle Voraussetzungen der qualifizierten Prüfung erfüllt, erfolgt automatisch eine qualifizierte Prüfung.
Wird mindestens ein Punkt nicht erfüllt, erfolgt automatische die einfache Prüfung.
Welche Prüfung erfolgt ist, ist im Prüfprotokoll ersichtlich.

Vorgehen:

Mandantenbestand im DATEV-Rechnungswesen-Programm öffnen.

Im Menü: Stammdaten | Debitoren | Debitorenstammdaten wählen.

oder

Im Menü: Stammdaten | Kreditoren | Kreditorenstammdaten wählen.

Im Arbeitsblatt Debitorenstammdaten oder Kreditorenstammdaten:

Geschäftspartner mit Doppelklick öffnen.

Im Fenster Geschäftspartner bearbeiten:

Wenn Sie bei ausländischen Geschäftspartnern eine USt-IdNr. erfasst haben, wird unterhalb des Erfassungsfelds USt-IdNr.: die Schaltfläche USt-IdNr. prüfen eingeblendet.
Auf die Schaltfläche USt-IdNr. prüfen klicken.

Im Fenster USt-IdNr. Prüfung:

Auf die Schaltfläche Prüfen klicken.

Das Ergebnis der Prüfung wird im Fenster USt-IdNr. Prüfung in der Spalte Letzte Prüfung angezeigt und textlich erläutert.

3.1.2 Qualifizierte „Sammelprüfung“ durchführen

Qualifizierte Sammelprüfung für einen ZM-Meldezeitraum durchführen

Voraussetzung:

Die Anbindung an das DATEV-Rechenzentrum ist aktiv.

Bei der qualifizierten Prüfung werden die Angaben des Geschäftspartners, (z. B. Firmenname und Ort), mit den Angaben in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaats abgeglichen.

Die qualifizierte Prüfung der USt-IdNr. erfolgt prüfungssicher über die XML-RPC-Schnittstelle.

Voraussetzungen unter Stammdaten | Mandantendaten:

Gültige deutsche USt-IdNr. des anfragenden Unternehmens.

Voraussetzungen unter Stammdaten | Debitoren | Debitorenstammdaten:

Ausländische, zu prüfende USt-IdNr.
Firmenname einschließlich Rechtsform im Erfassungsfeld Unternehmensname, z. B. Muster GmbH
Ort der zu prüfenden Firma

Voraussetzungen unter Auswertungen | Finanzbuchführung | Zusammenfassende Meldung:

Bei aktivierter Funktion Leistungsdatum muss in den Wirtschaftsjahren 2020 bis 2022 im Arbeitsblatt ZM unter Ansicht | Eigenschaften | Periodenzuordnung der Schaltknopf Zuordnung gemäß § 18a Abs. 8 UStG aktiviert sein.
Wenn der Schaltknopf Ursprüngliche Zuordnung von innergem. Lieferungen nach Leistungsdatum aktiviert ist, kann keine USt-IdNr. Prüfung (weder einfach noch qualifiziert) durchgeführt werden.
Zusammenfassende Meldung: ZM gemäß Periodenzuordnung nach § 18a Abs. 8 UStG erstellen und berichtigen (Dok.-Nr. 1025559).

Qualifizierte Prüfung – alle Voraussetzungen müssen erfüllt sein

Sind alle Voraussetzungen der qualifizierten Prüfung erfüllt, erfolgt automatisch eine qualifizierte Prüfung.
Wird mindestens ein Punkt nicht erfüllt, erfolgt automatische die einfache Prüfung.
Welche Prüfung erfolgt ist, ist im Prüfprotokoll ersichtlich.

Vorgehen:

Mandantenbestand im DATEV-Rechnungswesen-Programm öffnen.

Im Menü: Auswertungen | Finanzbuchführung | Zusammenfassende Meldung wählen.

Im Arbeitsblatt ZM:

Auf die Schaltfläche USt-IdNr. Prüfung (neben dem Zeitraum der Zusammenfassenden Meldung) klicken.

Im Fenster USt-IdNr. Prüfung:

Kontrollkästchen der zu prüfenden Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in der Spalte Prüfen? aktivieren.
Alle Umsatzsteuer-Identifikationsnummern des ausgewählten Meldezeitraums werden zur Prüfung angezeigt.
Sobald ein Kontrollkästchen einer USt-IdNr. aktiviert ist, wird die Schaltfläche Prüfen aktiv.

Alle USt-IdNr. zur Prüfung auswählen:
- Im Fenster USt-IdNr. Prüfung mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zeile klicken und Alles markieren wählen. Alle USt-IdNr. sind markiert.
- Mit der rechten Maustaste auf eine markierte Zeile klicken und Ausgewählte Zeilen für Prüfung markieren wählen.
Auf die Schaltfläche Prüfen klicken.

Das Ergebnis der Prüfung wird im Fenster USt-IdNr. Prüfung in der Spalte Letzte Prüfung angezeigt und textlich erläutert.

3.2 Einfache Prüfung der USt-IdNr.

Kosten für die Durchführung der einfachen Prüfung der USt-IdNr.

Die einfache Prüfung (Bestätigungsanfrage) der USt-IdNr. ist kostenlos.

3.2.1 Einfache „Einzelprüfung“ durchführen

	Einfache Prüfung in den Personenkonten-Stammdaten durchführen
	Voraussetzung: Die Anbindung an das DATEV-Rechenzentrum ist aktiv. Die Prüfung der einfachen Bestätigungsanfrage bezieht sich darauf, ob die USt-IdNr. existiert und ob diese gültig ist. Voraussetzungen unter Stammdaten \| Mandantendaten: Gültige deutsche USt-IdNr. des anfragenden Unternehmens. Voraussetzungen unter Stammdaten \| Debitoren \| Debitorenstammdaten: Ausländische, zu prüfende USt-IdNr.
	Vorgehen:
1	Mandantenbestand im DATEV-Rechnungswesen-Programm öffnen.
2	Im Menü: Stammdaten \| Debitoren \| Debitorenstammdaten wählen. oder Im Menü: Stammdaten \| Kreditoren \| Kreditorenstammdaten wählen.
3	Im Arbeitsblatt Debitorenstammdaten oder Kreditorenstammdaten: Geschäftspartner mit Doppelklick öffnen.
4	Im Fenster Geschäftspartner bearbeiten: Wenn Sie bei ausländischen Geschäftspartnern eine USt-IdNr. erfasst haben, wird unterhalb des Erfassungsfelds USt-IdNr.: die Schaltfläche USt-IdNr. prüfen eingeblendet. Auf die Schaltfläche USt-IdNr. prüfen klicken.
5	Im Fenster USt-IdNr. Prüfung: Auf die Schaltfläche Prüfen klicken.
	Das Ergebnis der Prüfung wird im Fenster USt-IdNr. Prüfung in der Spalte Letzte Prüfung angezeigt und textlich erläutert.

3.2.2 Einfache „Sammelprüfung“ durchführen

	Einfache Sammelprüfung für einen ZM-Meldezeitraum durchführen
	Voraussetzung: Die Anbindung an das DATEV-Rechenzentrum ist aktiv. Die Prüfung der einfachen Bestätigungsanfrage bezieht sich darauf, ob die USt-IdNr. existiert und ob diese gültig ist. Voraussetzungen unter Stammdaten \| Mandantendaten: Gültige deutsche USt-IdNr. des anfragenden Unternehmens. Voraussetzungen unter Stammdaten \| Debitoren \| Debitorenstammdaten: Ausländische, zu prüfende USt-IdNr. Voraussetzungen unter Auswertungen \| Finanzbuchführung \| Zusammenfassende Meldung: Bei aktivierter Funktion Leistungsdatum muss in den Wirtschaftsjahren 2020 bis 2022 im Arbeitsblatt ZM unter Ansicht \| Eigenschaften \| Periodenzuordnung der Schaltknopf Zuordnung gemäß § 18a Abs. 8 UStG aktiviert sein. Wenn der Schaltknopf Ursprüngliche Zuordnung von innergem. Lieferungen nach Leistungsdatum aktiviert ist, kann keine USt-IdNr. Prüfung (weder einfach noch qualifiziert) durchgeführt werden. Zusammenfassende Meldung: ZM gemäß Periodenzuordnung nach § 18a Abs. 8 UStG erstellen und berichtigen (Dok.-Nr. 1025559).
	Vorgehen:
1	Mandantenbestand im DATEV-Rechnungswesen-Programm öffnen.
2	Im Menü: Auswertungen \| Finanzbuchführung \| Zusammenfassende Meldung wählen.
3	Im Arbeitsblatt ZM: Auf die Schaltfläche USt-IdNr. Prüfung (neben dem Zeitraum der Zusammenfassenden Meldung) klicken.
4	Im Fenster USt-IdNr. Prüfung: Kontrollkästchen der zu prüfenden Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in der Spalte Prüfen? aktivieren. Alle Umsatzsteuer-Identifikationsnummern des ausgewählten Meldezeitraums werden zur Prüfung angezeigt. Sobald ein Kontrollkästchen einer USt-IdNr. aktiviert ist, wird die Schaltfläche Prüfen aktiv. Alle USt-IdNr. zur Prüfung auswählen: Im Fenster USt-IdNr. Prüfung mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zeile klicken und Alles markieren wählen. Alle USt-IdNr. sind markiert. Mit der rechten Maustaste auf eine markierte Zeile klicken und Ausgewählte Zeilen für Prüfung markieren wählen. Auf die Schaltfläche Prüfen klicken.
	Das Ergebnis der Prüfung wird im Fenster USt-IdNr. Prüfung in der Spalte Letzte Prüfung angezeigt und textlich erläutert. Um die Details zum Prüfergebnis zu erhalten, klappen Sie die erste Spalte auf.

3.3 Protokollierung der durchgeführten Prüfungen

	USt-IdNr. Prüfprotokoll öffnen
	Voraussetzung: Einzel- oder Sammelprüfungen wurden durchgeführt.
	Vorgehen:
1	Mandantenbestand im DATEV-Rechnungswesen-Programm öffnen.
2	Im Menü: Auswertungen \| Finanzbuchführung \| USt-IdNr. Prüfprotokoll wählen.
3	Im Arbeitsblatt USt-IdNr. Prüfprotokoll: Alle durchgeführten Prüfungen (z. B. für eine Betriebsprüfung) werden angezeigt. Um die Details zum Prüfergebnis zu erhalten: Auf das Symbol Aufklappen klicken. In der Spalte Fehlertext finden sie bei Prüfung mit Fehler die genaue Erläuterung des Fehlers. Bei Unstimmigkeiten im Zusammenhang mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummern wenden Sie sich zur Klärung an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Die Kontaktdaten entnehmen Sie der Internetseite des BZSt: www.bzst.de.