Gesetzliche Anforderungen rund um die Kassenführung

In den letzten Jahren hat der Gesetzgeber die Vorgaben für die Kassenführung in Unternehmen deutlich verschärft. Dabei geht es dem Staat im Wesentlichen um Transparenz beim Austausch von Bargeld. In keinem anderen Bereich kann Geld als Zahlungsmittel ohne Kontrolle einfach den Besitzer wechseln als über den Weg der Barzahlung. Diverse Gesetze, Verordnungen und Hinweise sollen diesen Zahlungsweg transparent machen.

Ordnungsgemäße Kassenführung

Zwei Welten von Kassensystemen: digital oder analog?

In Deutschland existiert derzeit keine Registrierkassenpflicht! Sie sind also nicht verpflichtet eine elektronische Registrier- oder PC-Kasse für die Aufzeichnung Ihrer Bargeschäfte zu verwenden. Sie können die Dokumentation der Geschäftsvorfälle auch handschriftlich durchführen.

Mit diesem Problem musste sich bereits 1966 der Bundesfinanzhof (BFH) auseinandersetzen. Registrierkassen gab es zu der Zeit bestenfalls als mechanische Kasse. Die Aufzeichnungen erfolgten in der Regel handschriftlich. Deshalb entschied der BFH, dass die Aufzeichnung des Bargeldes handschriftlich in Form eines täglichen Kassenberichtes erfolgen kann. Allerdings nur dort, wo Waren von geringem Wert, an eine Vielzahl unbekannter Personen verkauft werden (z.B. Wochenmärkte). Eine Einzelaufzeichnung erschien dem Gericht aus Zumutbarkeits- und Praktikabilitätserwägungen als nicht durchführbar.

Mit der Einführung elektronischer Kassen- und Computersysteme im Jahr 1981 entwickelten sich parallel zu den handschriftlichen Aufzeichnungen elektronische Kassensysteme, welche die Erfassung von Bargeschäften wesentlich einfacher und schneller dokumentieren konnten.

Die Qual der Wahl

Die richtige Kassenführung mit dem richtigen Kassensystem zu gestalten ist keine leichte Aufgabe. Der Staat schreibt nicht vor, welches System für die Kassenführung verwendet werden muss.
Unterlaufen bei der Erfassung und Aufzeichnung des Bargeldverkehrs aber formelle und materielle Fehler, führt dies im Rahmen von Betriebsprüfungen oder der ab 01.01.2018 eingeführten unangekündigten Kassen-Nachschau in der Regel zu Schätzung von Umsatz und Gewinn.

Aus diesem Grund ist es notwendig sich über die einschlägigen Regelungen und Gesetze zu informieren. Insbesondere die handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und die steuerlichen Ordnungsvorschriften sollten Sie kennen.

Entscheiden Sie sich für den Einsatz eines elektronischen Kassensystems oder einer computergestützten PC-Kasse, dann haben Sie die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14.11.2014 zu beachten. Darüber hinaus gelten seit dem 01.01.2017 und dem 01.01.2018 verschärfte Anforderungen und Zugriffsmöglichkeiten.

Im folgenden Video finden Sie alle wesentlichen Informationen zur Ordnungsgemäßen Kassenführung:

Steuerliche Ordnungsvorschriften

Der Gesetzgeber und die Finanzverwaltung ordnen die Aufzeichnungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sechs Oberbegriffen zu, unter denen die Prüfung der von Ihnen getätigten Aufzeichnungen der Bargeschäfte erfolgt.

Die Einnahmen und Ausgaben müssen

  • einzeln,
  • vollständig,
  • richtig,
  • zeitgerecht,
  • geordnet und
  • unveränderbar aufgezeichnet werden.

1. Einzelaufzeichnungspflicht

Die Pflicht jeden Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen ist nicht neu und stellt den Grundsatz dar.
Mit Inkrafttreten des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ist die Einzelaufzeichnungspflicht heute gesetzliche Vorgabe. Jede Abweichung von der Einzelaufzeichnung ist eine Ausnahme. Das bedeutet, dass Sie gute Gründe und Argumente brauchen, um von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung abzuweichen.

Einzelaufzeichnung erfordert grundsätzlich:
  • Wer ist Ihr Vertragspartner? (Identität)
  • Was ist der Inhalt des Geschäfts? (Leistung)
  • Welches Geld wird bezahlt? (Gegenleistung)
  • Wie bezeichnen Sie das Geschäft? (Bezeichnung)

Die Einzelaufzeichnung ist immer unter den Aspekten der Zumutbarkeit, Praktikabilität und gesetzlicher Vorgaben durchzuführen. Je nach Branche muss mehr oder weniger viel aufgezeichnet werden. Es gibt aber sogenannte Mindestaufzeichnungspflichten, die einzuhalten sind.

Beispiel 1: Der Betreiber einer Pizzeria liefert über sein „Pizzataxi“ an seine Kunden aus. Zuvor geben die Kunden die Bestellung telefonisch durch. Hier erlangt der Unternehmer die genaue Identität und die Anschrift des Kunden. Da er diese Daten für die Bestellung aufschreibt, ist es ihm auch zuzumuten, dass er diese Aufzeichnungen zu seinen Kassenunterlagen nimmt.

Beispiel 2: Ein Sportschütze geht in ein Schießsportgeschäft und kauft Munition für einen Wettkampf am Wochenende. Für den Erwerb muss er seine Waffenbesitzkarte und seinen Personalausweis vorlegen. Nach Regelungen des Waffengesetzes ist der Verkäufer verpflichtet die Identität seines Kunden zweifelsfrei festzustellen und zu erfassen; natürlich mit entsprechenden Aufzeichnungen über die gekaufte Munition.

2. Einzelaufzeichnung auf Bon-Ebene

Unter der Einzelaufzeichnung auf Bon-Ebene wird in der Regel die Erstellung eines Kassenbons unter Zuhilfenahme eines elektronischen Kassensystems verstanden.

Beispiel 3: Im Supermarkt oder Discounter wäre es völlig unmöglich alle Kunden nach ihrem Namen zu fragen und diese Daten aufzuschreiben. Weil aber alle Einzeldaten der gekauften Waren sowie Datum, Uhrzeit und Kassierer aus jedem Bon hervorgehen, verzichtet man aus branchenspezifischen Gesichtspunkten auf die Dokumentation der Identität des Kunden.

3. Zeitgerechte Erfassung von Bareinnahmen und -ausgaben

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Durch die unmittelbare Erfassung der Geldbewegung und einer direkten Dokumentation ist sichergestellt, dass die tatsächliche Bareinnahme zeitgerecht erfasst wird. Nur in ganz engen Grenzen ist hier, ebenfalls unter Zumutbarkeitserwägungen, eine Dokumentation am nächsten Tag denkbar.

Beispiel 4: Der Diskothekenbetreiber müsste gemäß Geschäftsbetrieb um 4:00 Uhr morgens alle Kassenabrechnungen durchführen. Hier wird ausnahmsweise eine Abrechnung am nächsten Tag geduldet.

Beispiel 5: Eine Einzelhändlerin, die um 18:00 Uhr ihr Geschäft schließt, kann sich nicht auf eine unzumutbare Situation berufen. Hier kann und muss die Abrechnung direkt nach Geschäftsschluss erfolgen. Merke: Ein Kassenabschluss vor Geschäftsschluss ist unzulässig.

4. Geordnete Erfassung von Bargeld

Idealerweise erfassen Sie die gesamten Bargeldbewegungen an einem Tag in der tatsächlichen chronologischen Reihenfolge. Datum und Uhrzeit sowie eine eindeutige fortlaufende Belegnummer bei modernen Kassensystemen, erlauben eine jederzeit nachprüfbare und nachvollziehbare Ordnung. Jeder Geschäftsvorfall lässt sich so z.B. in einem Kassenbuch journalmäßig erfassen.

5. Grundsatz der Unveränderbarkeit

Die Tatsache, dass bei elektronischen Geräten alle Daten als Standardfunktion einfach geändert werden können, ist mit Blick auf elektronische Kassensysteme sehr kritisch zu beurteilen. Denn seit jeher gilt, dass bei Buchführungs- und Kassenunterlagen eben keine unbemerkte Änderung erfolgen darf. Weder dürfen Sie aus Kassensystemen Daten löschen, noch Unterlagen einfach überschreiben. Im gesamten Zusammenhang mit Ihren Kassendaten und Kassenaufzeichnungen müssen Sie daher die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14.11.2014 beachten.

6. Unveränderbarkeit durch Festschreibung der Datensätze

Zum Leistungsumfang moderner Kassensysteme gehört heute die Möglichkeit, die erfassten Daten festzuschreiben. So wird sichergestellt, dass die aufgezeichneten Daten nicht überschrieben, unmerklich gelöscht oder anderweitig verloren gehen. Die Finanzverwaltung prüft bis zur vollen Regelungsvorgabe des „Kassengesetzes“ im Jahre 2020 insbesondere die Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der Kassendaten und Kassenaufzeichnungen. Erst danach greift die angedachte, zertifizierte Sicherheitstechnik aus dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016.

In der Zwischenzeit müssen Sie diese Vorgaben anderweitig umsetzen - aber wie?

7. Unveränderbarkeit im DATEV Kassenarchiv online

Damit Ihre Kassendaten vor Verlust, Zerstörung und Veränderungen geschützt sind, hat DATEV das Kassenarchiv online entwickelt. Hier bieten wir Ihnen sozusagen den verlängerten Kassenspeicher Ihres Kassensystems. Die Aufbewahrung der Kassendaten im Kassenarchiv erfolgt unveränderbar. Hier spricht man auch von der revisionssicheren Archivierung.

8. Aufbewahrung von Kassendaten und Kassenaufzeichnungen

Grundsätzlich sind Sie verpflichtet sowohl das Kassensystem als auch sämtliche Einzeldaten, Tagesabschlussdaten, Änderungsdaten im Rahmen von Kassenprogrammierung, Journaldaten und alle weiteren sonstigen Informationsdaten der Kassensysteme aufzubewahren. Da ein Kassensystem Belege für die Abrechnung der Bargeschäfte erstellt, handelt es sich um ein Buchführungssystem im Sinne der oben benannten GoBD-Regelungen. Damit sind die Unterlagen und Daten mindestens 10 Jahre aufzubewahren und jederzeit maschinell auswertbar und unverzüglich vorlagebereit zu halten. Das gilt auch für Daten, die Sie bei einem Drittanbieter gespeichert haben. Die Finanzverwaltung verlangt die gleichen Auswertungsmöglichkeiten innerhalb eines Archivsystems, wie bei einem Produktivsystem vor Ort.

Durch die Exportfunktion im DATEV Kassenarchiv online können Sie alle Daten für die Kassen-Nachschau oder die Außenprüfung (elektronische Betriebsprüfung) bereitstellen.

Kassen-Nachschau

Ab 1. Januar 2018 kann das Finanzamt außerhalb einer Betriebsprüfung (Außenprüfung) und ohne Ankündigung eine sogenannte Kassen-Nachschau vornehmen. Neu ist, dass diese Prüfung ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Betriebsprüfung erfolgen kann. Sie können sich also nicht darauf vorbereiten.
Es ist davon auszugehen, dass die Prüfer zunächst beobachten, wie Kasseneinnahmen und -auszahlungen durchgeführt werden und ob eine ordnungsgemäße Aufzeichnung des Bargeldes erfolgt. Hierzu kommen die beauftragten Beamten während der üblichen Öffnungszeiten in Ihr Geschäft. Die Beamten müssen sich nicht sofort ausweisen und können Testkäufe tätigen.

Nachdem sich der Prüfer ausgewiesen hat, darf er alle vorhandenen Kassensysteme prüfen. Auch müssen auf Aufforderung alle Unterlagen in Zusammenhang mit der Kassenführung vorgelegt werden. Die Aufzeichnungen werden mit den tatsächlichen Bargeldbeständen abgeglichen, da eine ordentlich geführte Kasse jederzeit kassensturzfähig sein muss.

Sollte die Kassen-Nachschau eine mangelhafte oder nicht ordnungsgemäße Kassenführung aufdecken, kann der Prüfer zu einer Betriebsprüfung übergehen. Auch eine umfassendere Datenprüfung ist möglich. Befinden sich Kassenunterlagen bei Ihrem Steuerberater, kündigt der Prüfer seinen Besuch in der Kanzlei an.

Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter und wenden Sie sich bei Fragen an Ihren Steuerberater.

Im Video erfahren Sie mehr:

Kassenprüfung

Die Kassenprüfung stellt das Pendant zur Kassenführung dar. Die für die ordnungsgemäße Führung einer Kasse geltenden Regeln werden in der Kassenprüfung hinsichtlich ihrer tatsächlichen Anwendung überprüft.

Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ kann sehr gut als Beispiel herangezogen werden. Bei der Überprüfung einer Kasse nach diesem Grundsatz ist für jeden Geschäftsvorfall ein entsprechender Beleg vorzulegen.

Durch die Digitalisierung und den Einsatz moderner elektronischer oder computergestützter Kassen muss der Begriff der Kassenprüfung heute jedoch weiter gefasst werden. Genügte früher eine Sichtprüfung der vorhandenen handgeschriebenen oder ausgedruckten Belege, konzentriert man sich heute auf alle anfallenden Daten des Kassensystems. Zur Prüfung der Kassensysteme hat sich die Finanzverwaltung bereits seit 2002 ein Datenzugriffsrecht eingeräumt. Mithilfe computergestützter Datenanalyseprogramme können die vom Unternehmer gelieferten Daten auf Vollständigkeit und Unveränderbarkeit geprüft werden. Ebenso lässt sich überprüfen, ob die zur Verfügung gestellten Daten plausibel sind und im tatsächlichen Geschäftsbetrieb entstanden sind. Unter dem Stichwort „Summarische Risikoprüfung“ können Daten miteinander in Verbindung gebracht und überprüft werden. So lassen sich beispielsweise ein hoher Wareneinsatz, der dazu passende Umsatz und der Vergleich mit anderen Unternehmen aus der gleichen Branche ins Verhältnis setzen. Da ein Kassenbestand niemals negativ sein kann, gehört auch die „Kassenminusprüfung“ zu den Standardprüfroutinen in der Analyse von Kassendaten.

Mit DATEV Datenprüfung compact / classic / comfort identifizieren Sie im Vorfeld einer Nachschau oder Außenprüfung, Auffälligkeiten in den Daten.

Verfahrens­dokumentation

Durch den Einsatz eines elektronischen Kassensystems oder die Führung einer Kasse nach den grundsätzlichen Vorschriften gestalten Sie den Ablauf und die Aufzeichnung der Bareinnahmen und Barausgaben in Ihrem Unternehmen selbst. Welches Kassensystem oder welche Hard- und Software Sie einsetzen, möchte niemand vorschreiben. Diese Freiheit bedeutet auf der anderen Seite aber, dass Sie aus tausenden von Produkten auswählen können und den Einsatz des Systems so ausgestalten müssen, dass die Ordnungsvorschriften eingehalten werden.

In diesem Zusammenhang verlangt die Finanzverwaltung die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des zum Einsatz kommenden Verfahrens. Es kann sowohl der einzelne Kassenbon (mit seinen aufgezeichneten elektronischen Daten) oder aber auch das gesamte Aufzeichnungsverfahren, einschließlich des gesamten Kassensystems und allen weiteren Unterlagen und Aufzeichnungen, geprüft werden.

Der Betriebsprüfer wiederum kann aber nicht alle Kassensysteme inklusive spezieller, produktabhängiger System- oder Programmierkomponenten kennen und genau da kommt eine Verfahrensdokumentation zum Einsatz.

Für jedes Datenverarbeitungssystem – und dazu zählt Ihr Kassensystem – muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Was im Einzelfall alles zu dokumentieren ist, wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis des Datenverarbeitungsverfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Die Verfahrensdokumentation muss verständlich sein, und zwar so, dass ein Betriebsprüfer diese in angemessener Zeit prüfen kann.

Die konkrete Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation hängt logischerweise davon ab, wie in Ihrem Unternehmen vorgegangen wird, welche Prozesse genau ablaufen, wie komplex die Geschäftstätigkeit ist und wie die Organisationsstruktur aufgebaut ist. Insoweit spricht man auch von einer „Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Prozesses“. Zum Beispiel: Was für ein Geschäft betreiben Sie überhaupt, mit welchem System erfolgt der Kassiervorgang, wie erfolgt eine Stornierung, wie stellen Sie die Trennung der Entgelte nach unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen sicher, wie entdecken Sie einen Kassenfehlbestand und wie gehen Sie anschließend damit um.

Da die Komplexität der Verfahren von Unternehmen zu Unternehmen stark schwankt, kann man keine allgemeingültige Verfahrensdokumentation vorgeben. Schon im ersten Satz würde man feststellen, dass es bei Ihnen anders läuft als bei Ihrem Mitbewerber.

Eine grundsätzliche Gliederung ergibt sich aber aus den schon oben angesprochenen „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.

Eine Verfahrensdokumentation besteht üblicherweise aus folgenden Teilen:

  • Allgemeine Beschreibung
  • Anwenderdokumentation
  • Technische Systemdokumentation
  • Betriebsdokumentation

Zu jedem Gliederungspunkt lassen sich natürlich individuell zahlreiche weitere Punkte hinzufügen. So kann z.B. eine technische Systemdokumentation vermutlich nur unter Mitarbeit Ihres Kassenaufstellers erfolgen, da dieser das Kassensystem in Ihrem Betrieb installiert, einstellt, programmiert und in Betrieb nimmt. Weiter muss beschrieben sein, welche Verfahren notwendig sind, um den Betrieb aufrecht erhalten zu können, wie z.B. Updatekonzept, Sicherung, Archivierung.

Eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation kann im Rahmen einer Betriebsprüfung zu einem formellen Mangel mit sachlichem Gewicht führen, der zur Verwerfung der Buchführung führen kann. Dies vor allem, wenn durch das Fehlen die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der entstandenen Datenbestände (Daten aus dem Kassensystem) beeinträchtigt wird.