Digitalisierung im Public Sector

DATEV-Lösungen erleichtern Arbeitsprozesse

Im Zuge der Digitalisierung bietet DATEV Ihnen eine Vielzahl an Möglichkeiten, Arbeitsabläufe mit Bürgern oder Unternehmen zu verbessern und effizienter zu gestalten.

Neue Technologien bieten eine große Chance, Arbeitsabläufe innerhalb von Verwaltungen und im Zusammenspiel mit den Bürgern oder Unternehmen zu verbessern und effizienter zu gestalten. Besonders bei internen Verwaltungsprozessen besteht ein hohes Verbesserungspotential.

Auch der Gesetzgeber hat dies erkannt und trägt diesem Potential Rechnung, z. B. durch das eGovernment-Gesetz des Bundes. Für die jeweiligen Verwaltungen ist es nun wichtig, den neuen Vorgaben nachzukommen und darauf zu achten, dass dadurch eine deutliche Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter erreicht wird genauso wie eine Prozessbeschleunigung.

DATEV-Anwender profitieren vom Schritt in die Digitalisierung

Für DATEV-Anwender bietet sich eine Vielzahl an Möglichkeiten, bestehende Prozesse zu digitalisieren oder gar neu zu strukturieren. Eines der Kernstücke der Digitalisierung von Prozessen kann zum Beispiel das DATEV Dokumenten-Management-System bilden. Direkt in alle zentrale Prozesse der Verwaltung integriert und mit dem DATEV Rechnungswesen verbunden, können die bisher manuell durchgeführten Arbeits- und Prüfungsschritte mit dem DATEV Dokumenten-Management-System revisionssicher digitalisiert werden. Besonders der Prozess der Eingangsrechnungsprüfung und Zahlbarmachung bietet mit der Integration in die Mittel- oder Budgetprüfung neue Möglichkeiten. Hier kann nun vom Rechnungseingang über die sachliche und rechnerische Prüfung bis hin zur Zahlung der offenen Posten ein durchgängiger digitaler Prozess eingerichtet werden. Damit sparen Sie sich nicht nur unliebsame Aufgaben wie das Suchen nach Belegen, unnötige Kopien oder unleserliche Vermerke.

Sie profitieren unter anderem auch von folgenden Vorteilen:

  • Sofortige Mittel- bzw. Budgetprüfung
  • Frühzeitiges Erkennen von Budgetüberschreitungen
  • Ungehinderter Informationsfluss
  • Nutzung von Skonto

Kein Dokumenten-Management-System möglich? - Mit DATEV kein Problem

Auch wenn die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems nicht möglich sein sollte, bietet DATEV eine Lösung, die bereits in der Standard-Installation mit der DATEV Dokumentenablage die Möglichkeit bietet, Belege dort abzulegen und zum Beispiel Rechnungen direkt mit dem Buchungssatz zu verbinden. Das vermeidet aufwändige Recherchen und unnötige Kopien von Belegen. Nicht zuletzt bietet der neue Standard für elektronische Rechnungen ZUGFeRD Chancen zur Optimierung der Abläufe: durch die Verknüpfung von einer elektronischen Rechnung als PDF und der übermittelten XML-Datei. Mit dieser XML-Datei können buchungsrelevante Informationen bereits bei der Rechnungserfassung automatisch übernommen und die Buchung entsprechend vorbereitet werden.

DATEV bietet bereits Lösungen zur Unterstützung des ZUGFeRD-Standards sowohl für eingehende Rechnungen als auch für ausgehende Rechnungen oder Bescheide. Um unter der Vielzahl von Möglichkeiten die jeweils richtige Vorgehensweise zu ermitteln, empfehlen wir die Erstellung einer digitalen Agenda, die die möglichen Handlungsfelder zusammenfasst. Ganz nach dem Motto „Machen Sie es sich leichter“ unterstützen wir Sie auch gerne mit unserem Beratungsangebot zur „Digitalen Agenda“.