DATEV-Lohn-ID

Neues Sicherheitsmerkmal auf der Lohnabrechnung

Seit Juli 2018 enthalten mittels DATEV LODAS erstellte Lohn- und Gehaltsabrechnungen ein neues Sicherheitsmerkmal: die DATEV-Lohn-ID.

Lohn-ID_Muster

Mit der DATEV-Lohn-ID werden Gehaltsabrechnungen noch wichtiger als Einkommensnachweis. Anhand der DATEV-Lohn-ID können DATEV-Mitglieder und institutionelle Kunden feststellen, ob eine vorgelegte Gehaltsabrechnung nachträglich verändert wurde. Dies erspart dem Lohnabrechner die Beantwortung komplexer Rückfragen durch die prüfende Stelle. Und das ganz ohne Einschränkung beim Datenschutz.

Wie funktioniert es?

Aus wichtigen Merkmalen der Gehaltsabrechnung wird eine Zeichenkette gebildet – die DATEV-Lohn-ID. Sollte im Nachhinein ein Merkmal der Abrechnung verändert werden, lässt sich das feststellen. Wie das Verfahren im Detail aussieht, erfahren Sie in den unten stehenden FAQ unter der Frage „Wie genau funktioniert der Prüfprozess?" Die DATEV-Lohn-ID wurde so entwickelt, dass sie zwischen unabsichtlichen Veränderungen (schlechte Fotokopie, unleserlicher Text etc.) und bewussten Veränderungen sehr zuverlässig unterscheiden kann.

logo-dpma_

Auf höchsten Datenschutz verlassen

Nachdem die DATEV-Lohn-ID für eine Gehaltsabrechnung generiert wurde, werden die im Rahmen der Generierung verwendeten personenbezogenen Daten und auch die DATEV-Lohn-ID selbst wieder unverzüglich und vollständig auf allen digitalen Systemen gelöscht. Die DATEV-Lohn-ID ist nur auf der Gehaltsabrechnung vorhanden und alle Prüfinformationen sind darin enthalten.

DATEV gibt weder personenbezogenen Daten noch Auftragsdaten weiter. Durch diesen konsequenten Datenschutz lässt die DATEV-Lohn-ID in keiner Weise Rückschlüsse auf persönliche Daten des Gehaltsempfängers oder den Ersteller zu. Es können auch nur Gehaltsabrechnungen geprüft werden, wenn eine konkrete Gehaltsabrechnung vorliegt, auf der eine DATEV-Lohn-ID gedruckt wurde.

Haben Sie Interesse an den Prüflösungen?

Die Prüflösung und -dienstleistungen werden vom DATEV-Partner VeriTrust GmbH angeboten. Institutionelle Anbieter, die sich für Lösung und Dienstleistung rund um die Echtheitsprüfungen von DATEV-Abrechnungen interessieren, können sich direkt an die VeriTrust GmbH wenden.

Für DATEV-Mitglieder stellt DATEV im ersten Quartal 2019 ebenfalls eine Prüfmöglichkeit bereit.

FAQ

Warum wurde die DATEV-Lohn-ID entwickelt?

Die Gehaltsabrechnung ist das zentrale Dokument für den Verdienstnachweis. Es kommt vor, dass Personen ihre Gehaltsabrechnung nachträglich verändern, um sich dadurch Vorteile zu verschaffen. Die Klärung solcher Vorfälle ist für alle Beteiligten aufgrund des Datenschutzes komplex, zeitraubend und vor allem unangenehm. DATEV macht es sich zur Aufgabe, Kunden vor solchen Vorkommnissen zu schützen.

Wie genau funktioniert der Prüfprozess?

Wenn eine Gehaltsabrechnung ohne DATEV-Lohn-ID als Verdienstnachweis verwendet wird, nutzt die prüfende Stelle eine ganze Reihe von Prüfschritten (z. B. optische Merkmale, Plausibilitätsprüfung, Nachrechnen etc.). Die DATEV-Lohn-ID ermöglicht es, schneller und einfacher eine Gehaltsabrechnung zu prüfen. Dadurch können eine Reihe von Prüfschritten entfallen, insbesondere jene, die zu Rückfragen an den Ersteller der Gehaltsabrechnung führen.

Der Prüfprozess mit Hilfe der DATEV-Lohn-ID ist nur möglich, wenn der prüfenden Stelle die Gehaltsabrechnung ausgehändigt wird. Diese wird dann einige Merkmale der Gehaltsabrechnung erfassen, wodurch die DATEV-Lohn-ID neu erzeugt wird. Die neu generierte DATEV-Lohn-ID wird mit der auf der vorliegenden Gehaltsabrechnung gedruckten DATEV-Lohn-ID verglichen. Stimmen beide Werte überein, gilt das Dokument als geprüft.

Werden Daten des Gehaltsempfängers ohne seine Zustimmung weitergegeben?

Nein. Nur, wenn die Gehaltsabrechnung als Verdienstnachweis an jemanden ausgehändigt wird, können die Daten zur Prüfung genutzt werden. Fragen zum Prüfvorgang und -umfang kann die prüfende Stelle beantworten, der das Dokument ausgehändigt wurde.

Im Rahmen der Erstellung der DATEV-Lohn-ID werden personenbezogenen Daten weder gespeichert noch übermittelt. Auch die DATEV-Lohn-ID wird nur auf das Dokument gedruckt und danach weder gespeichert noch übermittelt. Niemand kennt die DATEV-Lohn-ID außer derjenige, der die Gehaltsabrechnung erhält.

Ist der Datenschutz gewährleistet?

Ja. Im Rahmen der DATEV-Lohn-ID-Generierung werden nach dem Druck der DATEV-Lohn-ID auf die Gehaltsabrechnung keinerlei personenbezogene Daten gespeichert oder übermittelt. Nur der Dokumentempfänger kennt die DATEV-Lohn-ID durch den Aufdruck.

Die DATEV-Lohn-ID ist eine Zeichenkette, die keinerlei nutzbare Informationen enthält – eine Art digitale Prüfsumme. Sie gibt keinerlei Auskunft zu persönlichen Daten des Adressaten der Gehaltsabrechnung oder dessen Ersteller, ebenso auch keine Auskunft zu Werten der Gehaltsabrechnung. Auch wenn mehrere DATEV-Lohn-IDs vorliegen, kann daraus nicht gefolgert werden, ob es von Dokumenten des gleichen Gehaltsempfängers stammt oder ob Werte der Gehaltsabrechnungen übereinstimmen.

Wenn jemandem nur die DATEV-Lohn-ID (ohne die Gehaltsabrechnung physisch auszuhändigen) mitgeteilt wird, kann derjenige nichts daraus ableiten oder schlussfolgern.

Warum finde ich auf meiner Abrechnung keine DATEV-Lohn-ID?

DATEV bietet zwei Programme zur Lohn- und Gehaltsabrechnung an: LODAS und Lohn und Gehalt. Die DATEV-Lohn-ID ist aktuell nur auf Abrechnungen gedruckt, die mit DATEV LODAS erstellt wurden (siehe auch die Frage „Warum wird bei DATEV Lohn und Gehalt keine DATEV-Lohn-ID angedruckt?").

Eine DATEV-Lohn-ID wird nicht gedruckt, falls auf der Gehaltsabrechnung keine Sozialversicherungsnummer angegeben ist (bspw. bei Beamten, Richtern, Berufssoldaten, geschäftsführenden Gesellschaftern). Die prüfende Stelle muss in dem Fall die vollständigen Prüfschritte durchführen (siehe die Frage „Habe ich Nachteile mit einer Gehaltsabrechnung ohne DATEV-Lohn-ID?").

Warum wird bei DATEV Lohn und Gehalt keine DATEV-Lohn-ID angedruckt?

Die DATEV-Lohn-ID wurde zunächst nur auf LODAS beschränkt, um die Akzeptanz und den Bedarf der Kunden und den Markt zu beobachten. Sobald sich die Nutzung als positiv herausstellt, wird eine Umsetzung auch für Lohn und Gehalt geprüft.

Habe ich Nachteile mit einer Gehaltsabrechnung ohne DATEV-Lohn-ID?

Nein. Wenn eine Gehaltsabrechnung als Verdienstnachweis verwendet wird, nutzt die prüfende Stelle im gängigen Fall eine ganze Reihe von Prüfschritten (z. B. optische Merkmale, Plausibilitätsprüfung, Nachrechnen, etc.). Mittels der DATEV-Lohn-ID können viele dieser Prüfschritte entfallen, die insbesondere zu häufigen Nachfragen an den Ersteller der Gehaltsabrechnung führen.

Wenn eine DATEV-Lohn-ID nicht vorhanden ist (unkenntlich gemacht, Gehaltsabrechnung anderer Ersteller etc.) werden wieder alle Prüfschritte durchgeführt, die ggf. zu Nachfragen führen können.

Nachfragen zu einer Gehaltsabrechnung zu beantworten, sind in den meisten Fällen aus datenschutzrechtlichen Gründen sehr aufwändig und zeitraubend.

Was passiert, wenn eine DATEV-Lohn-ID Prüfung fehlschlägt?

Das Prüfverfahren ist mit mehreren Sicherungsmechanismen versehen, so dass unabsichtliche Veränderungen sehr zuverlässig bereits vor der DATEV-Lohn-ID-Prüfung erkannt werden. Sind es solche unabsichtlichen Veränderungen - z. B. wenn der Vorname schlecht lesbar ist oder die DATEV-Lohn-ID falsch eingegeben wurde -, wird die prüfende Stelle durch das Prüfverfahren darauf aufmerksam gemacht und kann die Eingaben korrigieren.

Falls es vorkommt, dass eine DATEV-Lohn-ID-Prüfung fehlschlägt, die nicht auf eine unabsichtliche Veränderung zurückzuführen ist, kann die prüfende Stelle die üblichen Prüfschritte durchführen. Basierend auf diesen Erkenntnissen kann es dann zu Nachfragen kommen. Weitere Details zu den Prüfschritten finden Sie unter der Frage „Habe ich Nachteile mit einer Abrechnung ohne DATEV-Lohn-ID".

Kann ich meine eigene DATEV-Lohn-ID prüfen?

Eine Prüfung ist nur DATEV-Mitgliedern und Kunden von VeriTrust möglich. An Prüflösungen für die DATEV-Lohn-ID stellen wir hohe Ansprüche bezüglich Datenschutz und Verfahrenssicherheit. Jede Einrichtung, die eine Prüflösung einsetzt, muss bestimmte Prozessschritte und Qualitätsmerkmale umsetzen. Dies wird über einen Nutzungsvertrag gestaltet, dessen Einhaltung regelmäßig geprüft wird. Bei einer allgemeinen Freigabe und Verfügbarkeit von Prüflösungen könnte DATEV die genannten Anforderungen nicht sicherstellen. Eine allgemein verfügbare Prüfmöglichkeit gibt es daher nicht.

Kann der Aufdruck der DATEV-Lohn-ID unterdrückt werden?

Nein. Die DATEV-Lohn-ID wird standardmäßig gedruckt, da DATEV es für wichtig hält, dass die Dokumente der Mitglieder für ihre Mandanten und deren Arbeitnehmer sichere und verlässliche Nachweise sind. Es handelt sich daher um ein Sicherheitsmerkmal, das nicht unterdrückt werden kann.

Darf ich die DATEV-Lohn-ID schwärzen oder unkenntlich machen?

Sie dürfen aus Datenschutzgründen, wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnung weitergeben, Ihre DATEV-Lohn-ID schwärzen bzw. unkenntlich machen. Sie haben dadurch keine Nachteile (siehe die Frage: „Habe ich Nachteile mit einer Abrechnung ohne DATEV-Lohn-ID").

Von wem ist das DATEV-Lohn-ID Verfahren entwickelt worden?

Das Verfahren zur DATEV-Lohn-ID ist von DATEV entwickelt worden. Die dazu gehörende Prüftechnologie wird an unseren Partner VeriTrust lizensiert.

Wie steht die DATEV eG und die VeriTrust GmbH zueinander in Beziehung?

VeriTrust ist ein neugegründetes Unternehmen, welches sich auf den Bedarf für Dokumentenverifikation fokussieren wird.

Im Zuge der Digitalisierung sind verlässliche Daten und Dokumente unabdingbar. Kein Unternehmen, das Entscheidungen anhand von Dokumentendaten zügig treffen will, möchte viel Zeit in die Prüfung der Authentizität und Rückfragen zu diesen Dokumenten investieren. Rückfragen an die Ersteller sind im Regelfall aufgrund des Datenschutzes komplex und zeitraubend.

VeriTrust hat das DATEV-Lohn-ID-Verfahren von DATEV als Partner lizensiert. Basierend auf der Prüfungstechnologie bietet VeriTrust spezialisierte Prüflösungen und Dienste für verschiedene Branchen an. DATEV ist an VeriTrust nicht beteiligt.

Wird die Prüfung der DATEV-Lohn-ID noch mit weiteren Auskünften verknüpft?

Nein. Im Rahmen der Prüfung der DATEV-Lohn-ID wird bei VeriTrust nur das Gehaltsabrechnungsdokument validiert und nur DATEV-Lohn-ID-bezogene Informationen geliefert.