Journal-Entry-Test

Mehr Wirtschaftlichkeit durch digitale Datenanalysen

Wirtschaftsprüfer Michael Klein setzt bei der Jahresabschlussprüfung IT-gestützte Datenanalysen ein. Insbesondere der elektronisch unterstützte Journal-Entry-Test (Journalbuchungsanalyse) hat es ihm angetan. Im Interview sagt er, warum.

DATEV news: Was sind Ihre Erfahrungen mit dem Journal-Entry-Test?

Michael Klein: Der Journal–Entry-Test ist eins von mehreren Instrumenten, das uns in erster Linie hilft große Datenmengen zu strukturieren. Dadurch erhalten wir erste Anhaltspunkte, wo Prüfungsschwerpunkte ggf. gelegt werden müssen und wo weitere aussagebezogene Prüfungshandlungen, meist in Form von Einzelfallprüfungen, durchzuführen sind.

DATEV news: Welche Schwerpunkte setzen Sie beim Journal-Entry-Test?

Michael Klein: Die Schwerpunkte hängen meist von der Größe des zu prüfenden Unternehmens und der Menge der Daten ab. Man kann diesen bereits im Vorfeld der IKS-Prüfung in Teilbereichen einsetzen sowie in den einzelnen Prüffeldern.
Im Rahmen der IKS-Prüfung hilft der Journal-Entry-Test z.B. die lückenlose Vergabe von Rechnungsnummern zu prüfen. Gleiches gilt auch für die Prüfung von korrekten Umsatzsteuer-Identifikationsnummern als Voraussetzung für steuerbefreite Ausfuhrumsätze innerhalb der EU. Innerhalb der Prüffelder können ungewöhnliche Buchungen mit hohen Beträgen oder zu ungewöhnlichen Daten schnell herausgefiltert werden. Auch ergeben sich hier Hinweise auf potenzielle Doppelbuchungen.

DATEV news: Inwiefern unterstützt Sie die digitale Datenanalyse bei der Erreichung Ihrer Prüfungsziele?

Michael Klein: Aufgrund der steigenden Komplexität und der Menge der Journaleinträge ist eine traditionelle und manuelle Prüfung und Beurteilung weder wirtschaftlich noch sicher. Die digitale Datenanalyse unterstützt uns, große Datenmengen in kürzerer Zeit standardisiert zu analysieren und kritische Geschäftsvorfälle und Transaktionen zu identifizieren. Dies gilt z. B. zur Identifikation von Geschäften mit nahestehenden Personen. Dies reduziert die Anzahl der aussagebezogenen Prüfungshandlungen (z. B. Durchsicht einer größeren Anzahl von Rechnungen) und hilft uns dabei ein sicheres Prüfungsurteil zu treffen. Das Ergebnis: Effizienzsteigerung im Prüfungsprozess und Erhöhung der Prüfungssicherheit.

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