E-Rechnung

Elektronische Rechnungen bieten viele Vorteile im Vergleich zu herkömmlichen Rechnungen auf Papier oder als Belegbild. Die Umstellung ist allerdings oft nicht ganz so einfach. Lesen Sie hier, wie sie gelingt.

Die Digitalisierung lässt unternehmerische Prozesse in vielen Bereichen stärker zusammenwachsen. Diese Entwicklung betrifft auch unternehmensübergreifende Prozesse wie den elektronischen Rechnungsaustausch. Die Vorteile für Unternehmen: Prozesse können verbessert und beschleunigt werden und es wird bares Geld gespart, weil Kosten für Druck, Kuvertierung und Versand wegfallen.

Das Problem: Oftmals wird eine effiziente Weiterverarbeitung der Daten behindert, weil elektronisch verarbeitbare Rechnungsdaten fehlen, unterschiedliche Rechnungsformate oder Übertragungswege verwendet werden oder Schnittstellen nicht medienbruchfrei funktionieren.

Mit den DATEV-Lösungen vereinfachen Sie den Versand und den Empfang elektronischer Rechnungen und gewährleisten die komfortable Weiterverarbeitung in den Rechnungsprogrammen Ihrer Geschäftspartner.

E-Rechnung - Definition

Laut den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55 ist eine E-Rechnung eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird sowie in einem Format vorliegt, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Rein bildhafte Rechnungen (beispielsweise PDF-Dateien) sind somit keine E-Rechnungen, da sie nicht automatisiert beim Rechnungsempfänger verarbeitet werden können. Sie entsprechen dem Belegbild der Originalrechnung und unterscheiden sich von einer Papierrechnung nur dadurch, dass sie als Bilddatei elektronisch per E-Mail verschickt werden. Für die Verarbeitung besteht kein Unterschied: beide Rechnungen werden behandelt wie digitalisierte Papierrechnungen.

E-Rechnung wird Pflicht in weiteren Bundesländern

Zum 1. Januar 2022 führen folgende Bundesländer die verbindliche elektronische Rechnungsstellung ein:

  • Baden-Württemberg
  • Hamburg
  • Saarland

Das bedeutet für Sie: Stehen Sie in einer Geschäftsbeziehung mit öffentlichen Auftraggebern in diesen Bundesländern, müssen Sie ab dem 1. Januar 2022 für die Abrechnung Ihrer Leistung eine E-Rechnung erstellen und übermitteln. Wenn Sie betroffen sind, werden Sie in der Regel von Ihrem öffentlichen Auftraggeber rechtzeitig informiert.

Damit folgen die 3 Bundesländer den öffentlichen Auftraggebern des Bundes sowie dem Bundesland Bremen, deren Lieferanten bereits seit dem 27.11.2020 verpflichtend eine E-Rechnung erstellen müssen.

Integrierte DATEV-Lösung

Alle rechnungsschreibenden Programme von DATEV bieten eine integrierte Lösung, mit der E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0 erstellt werden können. Die erfasste Rechnung wird dabei automatisch im geforderten elektronischen Format aufbereitet und versendet. Übermittelt wird per E-Mail bzw. über an DATEV angebundene Netzwerke (z. B. TRAFFIQX, Peppol) und Portale (z. B. Zentrales Rechnungseingangsportal des Bundes ZRE). Die E-Rechnungen können Sie mit DATEV-Software, wie bisher, GoBD-konform archivieren.

Dieser neue Weg der Rechnungserstellung und -zustellung bietet Ihnen einen attraktiven Einstieg in die Digitalisierung. Ihrem Geschäftspartner ermöglichen Sie damit eine automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnungen auf Basis standardisierter Rechnungsformate und erweisen sich als professioneller Partner.

Ihre Vorteile:

  • Erfüllung gesetzlicher Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung (Richtlinie 2014/55/EU)
  • E-Rechnungen gemäß dem europäischen Standard (EU-Norm EN 16931) auf Knopfdruck versenden
  • Einfacher Einstieg in die Digitalisierung
  • Kein Medienbruch im Prozess der Rechnungserstellung und -verarbeitung
  • Sichere digitale Übermittlung von E-Rechnungen
  • Bereitstellung strukturierter Daten ermöglicht optimale Weiterverarbeitung der E-Rechnung durch den Geschäftspartner

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