Die EU legte mit der am 26. Mai 2014 in Kraft getretenen Richtlinie 2014/55/EU den Rahmen für ein einheitliches Rechnungsformat in den öffentlichen Verwaltungen fest. Die EU-Mitgliedstaaten müssen sicherstellen, dass die öffentlichen Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnung entsprechen.
Die EU-Richtlinie fördert den elektronischen Rechnungsaustausch in der öffentlichen Verwaltung. Die elektronische Rechnungsstellung und -verarbeitung bietet enorme Kosteneinsparungspotentiale im Vergleich zur papierbasierten Rechnungsstellung, da sie medienbruchfrei und aufgrund der Verarbeitung von strukturierten Rechnungsdaten automatisiert erfolgen kann. Manuelle Prozessschritte können dadurch bei der elektronischen Rechnungsstellung und -verarbeitung minimiert werden.
Am 1. Dezember 2016 wurde das Gesetz zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen verabschiedet und am 10. April 2017 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht. Mit dem E-Rechnungs-Gesetz werden die beschriebenen Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht umgesetzt. Das E-Rechnungs-Gesetz schafft die Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber des Bundes. Ergänzend wurde am 6. September 2017 die E-Rechnungs-Verordnung des Bundes beschlossen, welche am 18. Oktober 2017 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht wurde.
Während die EU-Richtlinie die Verpflichtung zur Annahme und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen ausschließlich für den sogenannten oberschwelligen Vergabebereich regelt, bezieht das E-Rechnungs-Gesetz betragsunabhängig alle Rechnungen ein. Dies gilt auch für unterschwellige Vergaben, unabhängig vom Wert des vergebenen Auftrags.
Zusätzlich ergibt sich aufgrund der E-Rechnungs-Verordnung nun auch für den Rechnungssteller die Verpflichtung, elektronische Rechnungen einzureichen. Von definierten Ausnahmen abgesehen, wird die Verpflichtung zur Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen in vorgegebenen Rechnungsformaten und Übertragungskanälen festgelegt. Damit betrifft die Neuregelung auch Rechnungssteller an die öffentliche Verwaltung.
Die Verpflichtung des Bundes zur Annahme und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen trat nach § 11 Abs. 1 E-RechV grundsätzlich am 27. November 2018 in Kraft. Für subzentrale öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber gilt die Verordnung erst ein Jahr später, seit 27. November 2019. Die Pflicht zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen tritt hingegen erst zum 27. November 2020 in Kraft.
Auch Bundesländer und Kommunen sind seit 18. April 2020 verpflichtet, E-Rechnungen gemäß der EU-Richtlinie anzunehmen. Aufgrund der föderalen Struktur in Deutschland ist die Richtlinie 2014/55/EU von den einzelnen Bundesländern selbstständig umzusetzen. Hierbei kann es durchaus zu Abweichungen im Vergleich zur Umsetzung des Bundes kommen. Eine Verpflichtung gegenüber den Lieferanten eine E-Rechnung zu stellen, gibt es noch nicht flächendeckend, allerdings fordern einzelne Bundesländer (z. B. Bremen) bereits ab dem 27.11.2020 E-Rechnungen in EU Richtlinien-konformen Formaten, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0, zu übermitteln.
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