E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber

Öffentliche Auftraggeber und Organisationen, die den öffentlichen Auftraggebern angeschlossen sind, haben vielfach bereits heute erweiterte Anforderungen an die elektronische Rechnungsabwicklung.

Generell sollte Ihr öffentlicher Auftraggeber Sie schriftlich darüber informieren, dass er ab einem gewissen Zeitpunkt Rechnungen von Ihnen nur noch in elektronischer Form annehmen wird. Erwartet er die Rechnungen künftig zum Beispiel im Format XRechnung, sollte er Sie auch darüber informieren, welche zusätzlichen Angaben er benötigt, z. B. Kundenreferenz und die so genannte Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID).

Erweiterte Anforderungen öffentlicher Auftraggeber

Öffentliche Auftraggeber und Organisationen, die den öffentlichen Auftraggebern angeschlossen sind, haben vielfach bereits heute erweiterte Anforderungen an die elektronische Rechnungsabwicklung. So können neben der Leitweg-ID zusätzliche Angaben verlangt werden, z. B.:

  • Bestellnummer und/oder Lieferantennummer,
  • weitere Felder, die über die gesetzlichen Anforderungen gemäß der Norm EN 16931 hinausgehen oder
  • der Anhang von rechnungsbegründenden Unterlagen.

In jedem Fall sollten Sie den öffentlichen Auftraggeber/Rechnungsempfänger fragen, ob er übergangsweise alternative Formen der Rechnungszustellung akzeptiert und welche Formen das sind. Vielfach können die Rechnungen auch über ein Online-Portal erstellt und direkt an den jeweiligen öffentlichen Auftraggeber übermittelt werden. Informationen über alternative Wege der Zustellung erhalten Sie immer von Ihrem Rechnungsempfänger.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle öffentlichen Auftraggeber über zentrale Plattformen zu erreichen sind und in einigen Fällen eine Standard-XRechnung nicht ausreicht. Beispielsweise können Rechnungen an die Deutsche Bahn und deren Tochterunternehmen nicht über die zentralen Plattformen des Bundes eingereicht, sondern müssen stattdessen an eine separate E-Mailadresse übermittelt werden.

Sie Verwenden einen veralteten Browser oder den IE11 im Kompatiblitätsmodus. Bitte deaktivieren Sie diesen Modus oder nutzen Sie einen anderen Browser!