E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber

Öffentliche Auftraggeber und Organisationen, die den öffentlichen Auftraggebern angeschlossen sind, haben vielfach bereits heute erweiterte Anforderungen an die elektronische Rechnungsabwicklung.

Die XRechnung ist seit dem 27.11.2020 der Standard für elektronische Rechnungen in vielen Behörden und staatlichen Unternehmen. Bund und Länder regeln in E-Rechnungsgesetzen und E-Rechnungsverordnungen die Umsetzung der E-Rechnung, den Zeitpunkt der Einführung sowie inhaltliche Anforderungen und zulässige Übermittlungswege.

Im Normalfall informiert der öffentliche Auftraggeber seine Lieferanten im Rahmen der Ausschreibung oder Bestellung, dass ab einem gewissen Zeitpunkt Rechnungen nur noch in elektronischer Form angenommen werden. Der Auftraggeber setzt den Rechnungssteller auch darüber in Kenntnis, welche zusätzlichen Angaben übermittelt werden müssen, wie beispielsweise die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID).

Unklarheiten und Fragen sollten dabei immer direkt zwischen dem Lieferanten als Rechnungssteller und dem Rechnungsempfänger geklärt werden.

Erweiterte Anforderungen öffentlicher Auftraggeber

Eine E-Rechnung, die mit DATEV-Programmen erstellt und übermittelt wird, erfüllt die Vorgaben der EU-Norm EN 16931 und deren nationaler Umsetzung in Deutschland.

Öffentliche Auftraggeber und Organisationen, die den öffentlichen Auftraggebern angeschlossen sind, haben vielfach erweiterte Anforderungen an die elektronische Rechnungsabwicklung, die über die gesetzlichen Anforderungen gemäß der Norm EN 16931 hinausgehen. So können neben der Leitweg-ID zusätzliche so genannte individuelle Pflichtfelder verlangt werden, z. B. eine Bestellnummer (BT-13) oder die Lieferantennummer (BT-29). Mit den rechnungsschreibenden DATEV-Programmen können Sie auch diese Felder übermitteln. Abhängig vom eingesetzten DATEV-Programm können auch weitere individuelle Pflichtfelder übermittelt werden. Die Möglichkeit zur Übermittlung eingebetteter rechnungsbegründender Unterlagen bieten derzeit noch nicht alle rechnungsschreibenden DATEV-Programme.

Bei Anforderungen, die über den Standard-Leistungsumfang der rechnungsschreibenden DATEV-Programme hinausgehen, sollten Sie mit Ihrem Auftraggeber/Rechnungsempfänger klären, ob übergangsweise alternative Formen der Rechnungserstellung bzw. -zustellung akzeptiert werden und welche Formen dies sind. Vielfach können Rechnungen temporär auch über ein Online-Portal oder eine Web-Lösung erstellt und direkt an den jeweiligen öffentlichen Auftraggeber übermittelt werden. Detaillierte Informationen hierzu erhalten Sie von Ihrem Rechnungsempfänger.

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