Corona gemeinsam bewältigen!

DATEV-Lösungen zum Arbeiten im Home Office

Mit folgenden Lösungen können Sie von zu Hause aus auf DATEV-Software zugreifen. Wenn Sie bislang keine der unten stehenden Lösungen einsetzen, sprechen Sie bitte mir Ihrem Kundenverantwortlichen und/oder mit Ihrem Lösungs- und System-Partner.

Plötzlich Homeoffice

Kanzleien und Unternehmen sind durch die DSGVO im Umgang mit personenbezogenen Daten sensibilisiert. Dieses Lernvideo vermittelt, wie das bisher aufgebaute Schutzniveau auch im Homeoffice aufrechterhalten wird. Einfache und praktische Tipps helfen bei der schnellen Umsetzung.

DATEV-SmartIT

Wenn Sie Ihre DATEV-Software über DATEV-SmartIT nutzen, können Sie sich auch an Ihrem PC zu Hause einen SmartIT-Arbeitsplatz einrichten. Sie gehen hier genauso vor wie bei der Einrichtung im Büro. Voraussetzung ist eine Internetverbindung.

DATEV-SmartIT einrichten

  • Installieren Sie zunächst den DATEV-SmartIT Connect auf Ihrem Rechner. (Wichtig: Sie benötigen Administratoren-Rechte auf dem PC).
  • Folgen Sie den Anweisungen im Installationsassistenten.

Eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung eines SmartIT Arbeitsplatzes finden Sie in der Info-Datenbank im Dokument 0904086 unter Punkt 4.1.

DATEVasp mobiler Arbeitsplatz

DATEVasp Kunden können über den mobilen Arbeitsplatz von zu Hause aus auf DATEVasp zugreifen. Die Einrichtung geht schnell und einfach.Jede Person, die den mobilen Arbeitsplatz nutzen soll, benötigt einen DATEV-SmartLogin oder eine DATEV-Smartcard. Wenn noch kein Authentifizierungsmedium vorhanden ist, empfehlen wir dringend den SmartLogin.

Vorgehen neuen Benutzer für den mobilen Arbeitsplatz freischalten:

  • Melden Sie sich im DATEVasp Serviceportal an.
  • Gehen Sie in Benutzermanagement | mobile Arbeitsplätze und klicken Sie auf Benutzer freischalten.
  • Folgen Sie den Anweisungen.
  • Passen Sie im Bereich Software-Management | Zähler den Zähler für mobile Zugriffe an.
  • Der neue Benutzer muss sich innerhalb von 8 Stunden am DATEVasp-System anmelden.

DATEV setzte die Kosten für das Zusatzmodul für drei Monate bis 31.05.2020 vorübergehend aus. Seit dem 01.06.2020 werden die DATEVasp mobilen Arbeitsplätze wieder gem. Preisliste zu 9,00 € monatlich je Nutzer berechnet (Art.-Nr. 42033).

Jeder Mitarbeiter, der für einen mobilen Arbeitsplatz freigeschaltet ist, kann auch die Zusatzfunktion DATEVasp online nutzen. Der Zugriff auf DATEVasp erfolgt direkt im Browser und ist von jedem Endgerät aus möglich. Die Authentifizierung erfolgt per DATEV-SmartLogin.

DATEVasp Mandantenanbindung

Mandanten, die von Ihren Kanzleien für die DATEVasp Mandantenanbindung freigeschaltet wurden, können auch im Home Office darauf zugreifen.

Voraussetzungen:

  • Sie benötigen einen lokalen Internetzugang.
  • Installieren Sie das "DATEVasp Zugangspaket" in der aktuellen Version auf ihrem PC.
  • Ihre DATEV SmartCard muss am lokalen System gesteckt sein. Bitte nehmen Sie Ihre SmartCard mit nach Hause, um im Home Office mit der Mandantenanbindung zu arbeiten.
  • Wenn Sie ihren Firmenrechner über eine Remoteverbindung (z.B. VPN) im Home Office nutzen, ist die Mandantenanbindung nur eingeschränkt nutzbar.

Eine Anleitung zur Einrichtung der DATEVasp Mandantenanbindung finden Sie in der Info-Datenbank im Dokument 1002823.

PARTNERasp

Wenn Sie eine PARTNERasp-Lösung einsetzen, besprechen Sie mit Ihrem System-Partner die Optionen zum mobilen Arbeiten.

DATEV Mandanten-Fernbetreuung

Die DATEV Mandanten-Fernbetreuung ist ein kostenloses Tool, das sich für die Online-Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten oder in Ihrer Kanzlei nutzen lässt. Die Software bietet einen Fernzugriff, mit dem Sie den PC des Kommunikationspartners einsehen und steuern oder Ihren Bildschirm präsentieren können, als wären Sie bei ihm vor Ort.

Beispielsweise können Sie Fragen zur Anwendung oder einer Auswertung innerhalb der Kanzlei zwischen Kollegen klären oder sich beim Mandanten aufschalten und ihn unterstützen. Zudem können Sie Ihren Bildschirm präsentieren und so eine Bilanz- oder BWA-Besprechung mit Ihrem Mandanten durchführen.

Update 26.06.: Sie können nun eine Präsentation mit bis zu 5 Teilnehmern führen. Diese neue Funktion ist bis zum 30.09.2020 verfügbar.

Zudem können Sie an einer Testphase zur Video- und Audio-Übertragung innerhalb der Fernbetreuungs-Sitzung teilnehmen. Dafür benötigen Sie und die Teilnehmer eine Webcam und ein Headset. Diese Funktionen sind im WTS-Umfeld bzw. im ASP-Umfeld nicht bzw. nur eingeschränkt möglich.

Bei Interesse schreiben Sie eine Mail an mandanten-fernbetreuung@service.datev.de mit dem Betreff Testphase Mandanten-Fernbetreuung und ihren Kontaktdaten. Wir setzen uns dann mit ihnen in Verbindung. Die Teilnehmerzahl ist begrenzt. Wir können keine Zusage für die Teilnahme geben.

So starten Sie die DATEV Mandanten-Fernbetreuung

Die DATEV Mandanten-Fernbetreuung besteht aus zwei Modulen: dem Berater-Modul (MFBBerater.exe) und dem Kunden-Modul (MFB-Kunde.exe). Das Berater-Modul setzen Sie an Ihrem PC ein. Ihr Mandant oder Kollege benötigt das Kunden-Modul am zu betreuenden PC. Beides steht im Internet unter www.datev.de/mfb bzw. www.datev.de/mfb-kunde zum Download bereit. Sie müssen nicht installiert werden.

Das Programm startet direkt beim Öffnen der EXE-Datei. Mehr Informationen dazu in den Info-DB-Dokumenten.

10 wichtige Hinweise für Home Office

Vor allem in Zeiten von Corona kann die Möglichkeit, die Leistungserbringung ins Home Office zu verlagern, immerhin etwas entspannen. Hilfreich ist, wenn Sie auf etablierte Hinweise zurückgreifen können, um auch in dieser Situation ein hohes Maß an Datenschutz und Informationssicherheit zu gewährleisten. Um die aktuelle Situation verantwortungsvoll zu gestalten, hier einige essentielle Punkte:

1. Bewahren Sie die technischen Zugangsgeräte (Notebook und mIDentity mit Smardcard) getrennt voneinander auf.

2. Verwenden Sie nur die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Endgeräte.

3. Sperren Sie bei Verlassen Ihres Arbeitsplatzes den Bildschirm Ihrer Endgeräte (z.B. Drücken der Tasten „Windows“ und „L“).

4. Stellen Sie sicher, dass das Mithören von dienstlichen Telefonaten durch Unberechtigte nicht möglich ist. Denken Sie dabei daran, dass Sprachassistenten durch unzureichende Absicherung auch unbeabsichtigt Gespräche analysieren. Auf der sicheren Seite bleiben Sie, wenn Sie während eines vertraulichen Gesprächs den Assistenten ausschalten.

5. Achten Sie darauf, dass Unberechtigte nicht auf Ihren Bildschirm sehen können (z.B. Familienangehörige oder Nachbarn).

6. Geben Sie die überlassene Hardware nicht zur Nutzung an Unberechtigte weiter.

7. Informationen, die einer berufsrechtlichen Verschwiegenheit unterliegen, werden besonders geschützt.

8. Nach Arbeitsende werden alle vertraulichen Unterlagen und mobilen Datenträger verschlossen aufbewahrt.

9. Entsorgen Sie vertrauliche Unterlagen nicht im Papierkorb, sondern verwahren Sie sie verschlossen auf, bis Sie diese in einem Kanzlei-Entsorgungscontainer oder Kanzlei-Shredder entsorgen können.

10. Um dienstlich miteinander zu kommunizieren, nutzen Sie die durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Kommunikationswege/-mittel. Beachten Sie, dass WhatsApp explizit kein Weg ist, der hierfür genutzt werden sollte. Sollte es für Sie erforderlich sein, einen Messenger zu nutzen, leisten Sie der Empfehlung der Aufsichtsbehörde Folge und nutzen Signal oder Threema. Auch dabei treffen Sie organisatorische Absprachen (z. B.: „Bitte ruf mich bitte kurz unter meiner Büronummer an.“) und unterlassen im Messenger Austausch/Erfassung vertraulicher Informationen.

Disclaimer: Die genannten Hinweise sind nur ein Beispiel und sollen unterstützen, ein hohes Bewusstsein für Datenschutz und Informationssicherheit zu schaffen und für deren Einhaltung zu sensibilisieren. Sie ersetzen nicht die vollumfängliche datenschutz- und IT-technische Absicherung aller Home-Office-Szenarien.

Bitte wenden Sie sich bei Fragen an den Anbieter Ihrer Home-Office-Anbindung und/oder kontaktieren Sie den Datenschutzbeauftragten Ihrer Kanzlei.

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