Corona-Krise

Teamarbeit ermöglichen mit OneNote

Viele Angestellte arbeiten derzeit räumlich getrennt voneinander. Wir erklären am Beispiel OneNote, wie ein digitales Notizbuch in der aktuellen Situation unterstützen kann.

OneNote ist eines von vielen digitalen Notizbüchern, also digitaler Ersatz für klassische Notizblöcke oder -bücher. Aber, wie oft bei digitalen Varianten, bieten sich viele Möglichkeiten der Zusammenarbeit, welche die Effizienz einer Kanzleiorganisation, gerade in diesen Zeiten. unterstützen können.

Zeitgleicher Austausch von Informationen

Die Mitarbeiter sitzen im Home Office? Für Besprechungen nutzen Sie schon Videokonferenz und Telefon? Wenn Mitarbeiter nicht im Büro anwesend sind und sich daher nicht direkt absprechen können, ist die Zusammenarbeit über OneNote hilfreich. Der zentrale Vorteil liegt in der Transparenz und dem zeitgleichen Austausch von Informationen. Stellen Sie sich vor, Sie können Besprechungsnotizen aus einem Telefonat mit einem Mandanten festhalten und alle Berechtigten erhalten zeitgleich Zugriff auf die Information. Dabei profitieren Sie von einer flexiblen Struktur, die sich einfach an die Kanzleiorganisation anpassen lässt. Das haben wir im unten angefügten Beispiel zur Corona-Soforthilfe verdeutlicht. Hier jetzt ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter den Zugriff auf den aktuellen Informationsstand erhalten.

OneNote

OneNote ist aufgebaut wie ein klassisches Notizbuch und damit intuitiv bedienbar. Dabei gibt es drei unterschiedlichen Ebenen der Ablagestruktur.

  • 1. Ebene: Notizbücher sind die oberste Ebene zum Beispiel für ein Thema oder Projekt.
  • 2. Ebene: Abschnitte: Die Notizbücher können in beliebig viele Abschnitte unterteilt werden. Sie wären mit Trennregistern im klassischen Notizbuch gleichzusetzen.
  • 3. Ebene: Seiten und Unterseiten: Das sind wie einzelne Blätter im Notizbuch, nur dass man in OneNote keine Begrenzung auf ein Papierformat beachten muss. Für noch mehr Übersichtlichkeit ist es möglich, eine Seite noch tiefer in Unterseiten zu untergliedern, falls erforderlich sogar mit Inhaltsverzeichnis.

Eine OneNote-Seite ist komplett frei gestaltbar, sowohl inhaltlich, als auch das Format betreffend. Zentrale Funktionen für die Gestaltung des Inhaltes sind:

  • Text erfassen per Tastatur oder digitalem Stift
  • Einfügen von Dateien, Screenshots und Bildern
  • Einfügen von Tabellen mit anschließender Bearbeitungsfunktion
  • Einfügen verschiedener Markierungen
  • Checklisten erstellen
  • Volltextsuche auch in eingefügten Bildern
  • Verlinkungen auf andere Seiten/ Abschnitte/ Notizbücher
  • Vorlagen erstellen
  • Aufgaben und Mails aus Outlook einfügen
  • Gleichzeitiger Zugriff auf Dokumente
  • Seitenversionen werden gespeichert

Wie könnte der Einsatz in der aktuellen Praxis aussehen, da gerade nicht alle Mitarbeiter persönlich anwesend sind? Lassen Sie uns einige Szenarien betrachten, um den Einsatz von OneNote zu verdeutlichen.

Teamarbeit ermöglichen, auch ohne Anwesenheit

Sofern die OneNote-Notizen an alle oder auch nur an einzelne Mitarbeiter freigegeben werden, erhält jeder Beteiligte die Möglichkeit, Ergänzungen vorzunehmen und damit die Zusammenarbeit auf einem Bearbeitungsstand in Echtzeit zu fördern. Auch das Hinzufügen von Dateien aus anderen Office-Lösungen, bis hin zu gängigen Formaten wie z.B. pdf oder jpg etc., ist möglich. Die sogenannte "Autorenfunktion" gewährleistet dabei die Transparenz für alle Beteiligten, von wem die Abschnitte eines Dokuments bearbeitet wurden. Wenn Sie Inhalte einer Besprechung extern z.B. an Mandanten weiterschicken möchten, können Sie den Abschnitt einfach als PDF drucken und so dem Mandanten per E-Mail schicken.

Aufgaben direkt in Outlook generieren

Aus allen Notizinhalten können direkt für die weitere Bearbeitung Aufgaben für die Nachverfolgung in Outlook generiert werden. Dafür wählen Sie die Wörter, aus denen sich die Aufgabe ergibt, in den Besprechungsnotizen aus und können quasi mit einem Klick als "Outlook-Aufgabe" an Outlook übergeben werden. So erstellte Aufgaben sind in OneNote weiterhin suchbar und können hier komfortabel verwaltet werden.

Unterstützung bei Besprechungen

Für alle Beteiligten sichtbar können Besprechungsnotizen festgehalten werden, um in der Nachbearbeitung nichts zu vergessen. Besonders vereinfachend wirkt auch hier die Verbindung zu Outlook. Von beiden Programmen können Sie "Besprechungsnotizen" wählen und ein Protokoll für den Termin hinterlegen. Bei wiederkehrenden Terminen kann sogar eine Vorlage definiert werden. Mit dieser Vorgehensweise werden die Kopfdaten der Besprechung (Betreff, Termin, Teilnehmer, etc.) automatisch hinterlegt und, falls gewünscht, gleich an die anderen Teilnehmer freigegeben.

Nun steht es Ihnen frei, die Notizen während des Termins einzutippen oder, falls Sie mit einem Tablet oder Handy mit Stiftfunktion arbeiten, die Notizen handschriftlich einzugeben und anschließend in Druckschrift umzuwandeln. Damit nimmt OneNote seine Notizblockfunktion durchaus wörtlich, allerdings mit der Möglichkeit, im Anschluss digital zu suchen und digital weiter zu bearbeiten (z.B. Aufgaben erstellen).

Aus OneNote heraus können über eine Aufzeichnungsfunktion auch Audio-/ oder Videonotizen gestartet werden, sofern alle Beteiligten der Aufzeichnung zustimmen.

Unterschiedliche Einsatzszenarien möglich

OneNote kann in verschiedenen Einsatzszenarien genutzt werden. Natürlich können Sie mit OneNote Ihre persönlichen Notizen organisieren. Allerdings profitieren Sie deutlich mehr von OneNote, wenn Sie das digitale Notizbuch zur Zusammenarbeit in Ihrer Kanzlei einsetzen, gerade jetzt, da Mitarbeiter über kollaborative Lösungen verbunden bleiben sollten. In diesem Fall muss das Notizbuch an einem zentralen Speicherort, auf den alle Teammitglieder Zugriff haben, gespeichert sein. Die volle Kraft entfaltet OneNote, wenn das Notizbuch in der Microsoft Cloud abgespeichert wird. Der datenschutzkonforme Einsatz muss allerdings geprüft werden.

Für Office-365-Kunden bietet Microsoft seit diesem Jahr auch eine Cloud in Deutschland. Sofern das Notizbuch in der Microsoft-Cloud gespeichert wird, können Sie geräteunabhängig auf das Notizbuch zugreifen. Es ist beispielsweise möglich, über Ihren PC Screenshots in OneNote einzufügen und diese kurze Zeit später auf Ihrem Tablet zu sehen. So können Sie zum Beispiel in Besprechungen auf Ihrem Tablet mitschreiben, Texte markieren oder Fotos einfügen und zeitgleich unmittelbar auf diese Notizen auch vom PC aus zugreifen. Gerade für die Tätigkeit im Home Office oder digitale Besprechungen mit dem Mandanten ist OneNote daher für viele Kanzleien schon heute sehr wertvoll.

Die Funktionsfülle von OneNote lässt sich in schriftlicher Form nur schwer gänzlich vermitteln. Daher prüfen wir, Ihnen über ein Online-Format die Vielzahl der Funktionen näher zu bringen und Ihre Fragen zu klären. Zwischenzeitlich freuen wir uns, wenn Sie sich in der DATEV-Community zum Thema austauschen.