Corona-Krise

Videokonferenzsysteme

Videokonferenzsysteme können während der Corona-Krise, in der viele Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten, Arbeitsprozesse vereinfachen und effizienter gestalten. Wir haben für Sie Tipps im Umgang mit Videokonferenzsystemen aufbereitet.

Videokonferenzsysteme können in diesen Zeiten die Kommunikation enorm erleichtern und Personen sowohl kanzleiintern als auch kanzleiextern virtuell zusammenbringen. Dies schafft Nähe, denn sowohl Mimik als auch Gestik des Gegenübers können wahrgenommen werden. Wenn man alternativ ein gewöhnliches Telefonat gegenüberstellt, profitiert man bei Verwendung einer Videokonferenz von der Nutzung zahlreicher weiterer möglicher Funktionen:

  • Teilnahme mehrerer Personen möglich
  • Präsentationen halten
  • Desktop oder einzelne Programme spiegeln
  • Teilnahme über verschiedene Devices möglich
  • Paralleler Gruppenchat

Für die Teilnahme an einer Videokonferenz benötigen Sie neben einer Webcam, die in den meisten Notebooks, Tablets und Smartphones integriert ist, ein Headset. Das optimiert die Gesprächsakustik deutlich, weil Rückkopplungen vermieden und Umgebungsgeräusche reduziert werden. Wir haben mit kabelgebundenen Headsets sehr gute Erfahrungen gemacht.

Der Bandbreitenbedarf für Videokonferenzsysteme ist auf Grund verschiedener technischer Mechanismen der Anbieter inzwischen sehr überschaubar. Sie sollten dennoch unbedingt einen lokalen direkten Internetzugang wählen.

Beim Einsatz von Videokonferenzsystemen sollte natürlich auch das Thema Datenschutz betrachtet werden. So sollte je nach Einsatzszenario vorab geprüft werden, ob der Einsatz des Systems datenschutzkonform erfolgen kann. Bei der Auswahl des Anbieters muss darauf geachtet werden, dass die Verarbeitung der Daten gemäß den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung erfolgen. Auf den Seiten der Anbieter lässt sich dies meist ausführlich nachlesen. In diesem Zusammenhang sollten Sie auch den Standort der Rechenzentren des Anbieters prüfen. Sollten sich diese außerhalb der Europäischen Union befinden, muss der Anbieter sicherstellen, dass ein datenschutzkonformer Einsatz des Systems trotzdem möglich ist.

Das Einberufen oder das Teilnehmen an einer Videokonferenz ist bei den gängigen Anbietern schnell und unkompliziert möglich. Häufig muss vorab ein Programm oder ein Add-in im Browser installiert werden. Auf Teilnehmerseite ist teilweise gar keine Softwareinstallation nötig.

In der DATEV-Community haben wir einen neuen Bereich für das Thema Videokonferenz geöffnet. DATEV-Mitarbeiter, Systempartner und Berufskollegen stehen Ihnen hier kurzfristig bei Fragen und Empfehlungen zu Anbietern zur Verfügung.

Tipps und Tricks für Videokonferenzen

Folgende Tipps und Tricks tragen zum erfolgreichen Verlauf Ihrer Konferenz bei.

Vor der Videokonferenz

  • Wählen Sie einen passenden Raum aus und setzen Sie sich am besten vor eine leere, einfarbige Wand, um so unnötige Ablenkungen zu umgehen.
  • Sorgen Sie für eine ausreichende Beleuchtung (verzichten Sie auf Gegenlicht und direktes Sonnenlicht).
  • Melden Sie sich zunächst im Videokonferenzportal an bzw. wählen Sie sich rechtzeitig in die Konferenz ein - am besten fünf Minuten vor Beginn der Konferenz.
  • Testen Sie die Einstellungen (Ton-, Bild- und Übertragungsqualität).
  • Halten Sie alle benötigten Unterlagen wie Einwahldaten bereit.
  • Räumen Sie ggf. Ihren Desktop auf, sofern Sie Ihren Bildschirm später für andere Teilnehmer der Videokonferenz teilen möchten.

Während der Videokonferenz

  • Stellen Sie das Kamera-Objektiv auf Augenhöhe ein und schauen Sie möglichst durchgängig in die Kamera.
  • Verwenden Sie ein USB-Headset oder eine Freisprecheinrichtung.
  • Sorgen Sie für eine ruhige Umgebung und schalten Sie Störquellen aus (schließen Sie z.B. die Fenster und vermeiden Sie Störungen durch hereinplatzende Personen).
  • Vermeiden Sie Hintergrundgeräusche (z.B. durch die Nutzung der Tastatur) oder schalten Sie währenddessen Ihr Mikrofon stumm.
  • Stellen Sie sich bei Beginn der Konferenz vor.
  • Legen Sie Kommunikationsregeln fest:
    • Legen Sie einen Moderator fest.
    • Melden Sie sich z.B. per Handzeichen in Konferenzen mit mehreren Teilnehmern, um zu signalisieren, dass Sie Gesprächsbedarf haben.
    • Lassen Sie den Sprechenden ausreden.
    • Verzichten Sie auf wildes Gestikulieren.
    • Reden Sie deutlich und legen Sprechpausen ein.

Hinweis: Sollte es zu Bandbreitenengpässen kommen, verzichten Sie bitte auf die Video-Funktionen. Diese können ganz einfach mit einem Mausklick ausgeschaltet werden.

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