GoBD-E

Zum Entwurf der aktualisierten GoBD durch das BMF

Autor: Dr. Johannes Riepolt, DATEV eG

Am 05.10.2018 wurde durch das BMF der Entwurf einer aktualisierten Fassung der Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vorgelegt (BMF, Entwurf der Neufassung der GoBD, IV A 4 - S-0316 / 14 / 10003-13). Damit kommt das BMF der Zielsetzung nach, die GoBD an die aktuellen technischen, organisatorischen und fachlichen Entwicklungen anzupassen.

Der Entwurf (i. F. GoBD-E) wurde an diverse Berufsverbände und -kammern mit der Bitte zur Kommentierung bis zum 12.11.2018 versandt. Inwiefern in diesem Zuge auftretende Anregungen oder Kritikpunkte im weiteren Verlauf berücksichtigt werden, kann nicht abgesehen werden.

Die GoBD-E greifen im Wesentlichen zwei inhaltliche Punkte auf:

  • Ersetzendes Scannen
  • Konvertierung in Inhouse-Formate im Rahmen der Archivierung

Darüber hinaus finden sich auch punktuelle Änderungen zu anderen Themen, z. B. dass auch Cloud-Systeme zu den im Rahmen der GoBD relevanten Haupt-, Vor- und Nebensystemen zählen können. Änderung zu den Ordnungsmäßigkeitsanforderungen als solche, mithin weitere Konkretisierungen zu den Anforderungen bzgl. Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnung und Unveränderbarkeit, finden sich darin jedoch nicht.

Bislang wurde hinsichtlich der Zulässigkeit der Digitalisierung von Belegen und deren anschließender Vernichtung ausschließlich auf den technischen Vorgang des Scannens abgestellt (sog. Ersetzendes Scannen). Dieses ist zulässig, wenn für den Vorgang eine Verfahrensdokumentation vorliegt (Organisationsanweisung), sofern die jeweiligen Unterlagen nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften im Original aufzubewahren sind und eine bildliche Übereinstimmung des gescannten Dokuments mit dem Original besteht. Nach den GoBD-E des BMF sollen künftig sämtliche Methoden der bildlichen Erfassung gleichbehandelt werden. Hierzu zählt einerseits das Scannen, andererseits wird explizit das Fotografieren (auch per Smartphone) genannt, wobei diese Methoden nicht abschließend sind.

Zudem ist nach den GoBD-E eine bildliche Erfassung auch im Ausland zulässig, wenn die erfassten Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort erfasst werden. Als Beispiel hierzu werden Belege einer Dienstreise im Ausland genannt. Dabei sind jedoch die allgemeinen Anforderungen an das Ersetzende Scannen (bzw. Ersetzende Erfassen) zu stellen, die in der Praxis oftmals nicht umsetzbar sein werden. Auch soll generell ein ersetzendes Scannen im Ausland zulässig sein, wenn dieses im Zusammenhang mit § 146 Abs. 2a AO steht. Dabei ist das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland zulässig.

Hinsichtlich der Konvertierung von Unterlagen in hauseigene Formate (sog. Inhouse-Formate) im Rahmen der Archivierung waren nach bisherigem Stand grundsätzlich beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten. Dabei war die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen. Künftig soll die Aufbewahrung beider Versionen bei Beachtung folgender Anforderungen nicht erforderlich sein (BMF, Entwurf der Neufassung der GoBD, IV A 4 - S-0316 / 14 / 10003-13, Rz. 129):

  • keine bildliche oder inhaltliche Veränderung
  • kein Verlust sonstiger aufbewahrungspflichtiger Informationen
  • Verfahrensdokumentation über ordnungsmäßige und verlustfreie Konvertierung liegt vor
  • keine Einschränkung der maschinellen Auswertbarkeit und des Datenzugriffs.

Beide in den GoBD-E aufgenommenen Erleichterungen waren auch in der „Eingabe der Bundessteuerberaterkammer zu Praxisproblemen bei der Anwendung der GoBD" vom 24.07.2018 enthalten. Weitere Anregungen, wie die Bereitstellung eines laufend zu aktualisierenden Verzeichnisses außersteuerlicher Aufzeichnungspflichten oder eines Verzeichnisses aufbewahrungspflichtiger Unterlagen wurden hingegen vom BMF nicht aufgenommen.

Quelle: DATEV eG