Eigenorganisation

DATEV DMS: Funktionale Erweiterungen (November 2021)

Neue funktionale Erweiterungen runden das Arbeiten mit DATEV DMS weiter ab. Unter den Neuerungen finden sich zum Beispiel große Erweiterungen in Bezug auf die Nutzung individueller Felder oder die automatische Dokumentzuordnung.

beA-Postfach

Das Nachrichten-Feld im beA-Dialog wurde entfernt, da aus dem Anwalts-Postfach seit dem 01.11. kein Nachrichtentext mehr übermittelt wird.

Beim beA-Nachricht-Versand aus DATEV DMS heraus wird nun die SafeID zum DMS Benutzer gespeichert. Dadurch kann beim Empfang von beA-Nachrichten der Empfänger eindeutig vorbelegt werden und wird beim nachgelagerten eEB-Versand (elektr. Empfangsbekenntnis) richtig vorbelegt.

Des Weiteren werden Anlagen einer beA-Nachricht in durchsuchbare PDF/A-Dateien konvertiert, um die von der Bundesrechtsanwaltskammer zugelassenen Dateiformate zu verwenden.

Suche und Filter im Bereich Dokumente

Filter können nun auch Berechnungsfelder wie z.B. letzte sieben Tage, aktuelles Jahr, etc. beinhalten.

Ablagemaske: neue Funktion "Anhängen"

In der Ablagemaske wurde die neue Lasche „Anhängen“ hinzugefügt. Damit können Dokumente in der Ablagemaske direkt in eine bestehende Vorgangsmappe oder Dokumentstruktur angehängt werden.
Das Dokument kann dabei am Anfang oder am Ende eingefügt werden bzw. die gesamte Struktur ersetzen.

Diese Funktion ist auch direkt im Dokumentenkorb verfügbar.

Ablagemaske: Kenntnisnahme

Die Eingabe von Kenntnisnehmern ist nun direkt in der Ablagemaske ohne Aufruf des Kenntnisnehmer-Dialogs möglich.

Im Kenntnisnehmer-Dialog wurde die Suche und Bestätigung eines Kenntnisnehmers optimiert:

  • Sortieren in den verfügbaren Kenntnisnehmern ist möglich.
  • Die Spalte "Zuständigkeiten" ist verfügbar.
  • Die Spalte "Mitarbeiter-Nr." ist verfügbar.
  • "Kürzel" wurde in "Kennung" umbenannt.

Dokumentstruktur

Unter Extras I Einstellungen I Dokumentstruktur können Sie nun einstellen, ob bei einem Doppelklick auf eine Dokumentstruktur zusätzlich zum Dokument auch die Dokumentstruktur geöffnet werden soll.

Dokument Export mit oder ohne Schreibschutz

Über den Exportdialog können Sie nun entscheiden, ob für das Originaldokument mit oder ohne Schreibschutz exportiert werden soll. Hierfür wurde die Checkbox „Mit Schreibschutz exportieren“ aufgenommen.

Export- und Druckdialog: Ausgabe von Annotationen

Im Export- sowie im Druckdialog finden sich weitere Optionen zur Ausgabe. Der Druck bzw. Export kann erfolgen:

  • ohne Annotationen
  • mit Annotationen
  • mit Annotationen und Zusatzinformationen

PDF in externer Anwendung

PDF-Dokumente können Sie jetzt über das Kontextmenü in einer externen, Windows-verknüpften Anwendung öffnen und bearbeiten. Die generelle Entscheidung zwischen DATEV Viewer und externer Anwendung ist nicht mehr notwendig. Die Konfiguration kann über Extras I Einstellungen I Bearbeitung von PDF-Dokumenten erfolgen.

E-Mail-Verarbeitung

Analog zu anderen Dokumenten können E-Mails auf Basis der Vorlagenverwaltung jetzt automatisch ohne Dialog abgelegt werden.
Der automatische Ablagedialog kann über eine zusätzliche Schaltfläche in Microsoft Outlook temporär ausgesetzt werden.

Benutzerkonfiguration: Übernahme Filter für Schnellinfo

Unter Organisation I Administration ist die Übernahme von benutzerbezogenen Filtereinstellungen zur Schnellinfo möglich.

Automatische Dokumentzuordnung

Die automatische Dokumentzuordnung ist nun in DATEV DMS integriert und steht allen Anwendern zur Verfügung. Mit der automatischen Dokumentzuordnung werden Dokumente automatisch einem bestehenden DMS-Dokument zugeordnet (ergänzend oder ersetzend), sofern dies anhand der eindeutigen Kriterien Dokumentnummer und Mandant möglich ist.

Die Dokumentzuordnung kann vollständig automatisiert oder zur Wahl mit Sichtkontrolle erfolgen. Die Auswahl passen Sie an über Extras I Einstellungen I Kanzleieinstellungen I Dokumentzuordnung.

Über Organisation I Administration I Status können Sie zudem einen Folgestatus bei der Dokumentzuordnung konfigurieren.

Detaillierte Informationen zur automatischen Dokumentzuordnung finden Sie hier .

Individuelle Felder

In der Ablage- und Suchmaske in DATEV DMS können Sie Individuelle Felder als zusätzliche Erfassungsfelder für Informationen nutzen. Die Konfiguration erfolgt über Extras I Einstellungen I Kanzleieinstellungen I Individuelle Felder.

Für die individuellen Felder gilt:

  • "Bereichsbezeichnung" ist der Name des Panels in der Ablagemaske.
  • Die Anzahl an individuellen Standardfeldern ist begrenzt.
  • Die Datentypen sind fix.
  • Die Bezeichnung kann pro Feld individuell angepasst werden.
  • Die gewünschten Felder müssen "sichtbar" geschaltet werden.
  • Unter Organisation | Administration können Nachschlagetabellen gepflegt werden.
  • Sichtbare Felder können über die erweiterten Listeneinstellungen in Trefferlisten aufgenommen und in Filtern verwendet werden.

Erweiterungen serverseitige OCR-Volltexterkennung

Seit den DATEV Programmen 15.0 (August 2021) erfolgt die OCR-Volltexterkennung serverseitig. Der Dienst wird standardmäßig immer am erstinstallierten DMS Server ausgeführt. Üblicherweise ist das der File-Server.

Eine Konfiguration oder Auswahl eines anderen Servers ist nun mit dem Tool Datev.Dms.Ocr.SettingsConfigurator.de im Verz. K0000276 möglich.

Anbindung externer Softwarelösungen

Die Schnittstelle DATEVconnect Dokumentenmanagement wurde um folgende Funktionen erweitert:

  • Datei einer Dokumentstruktur hinzufügen
  • Bearbeiter und Notizen ändern
  • Neuablage eines Dokuments inkl. eindeutiger ID (GUID)

Partneranbindung: Registrierung von Funktionsaufrufen

Use Cases können nun direkt aus dem Kontextmenü in DATEV DMS gestartet werden.

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