DATEV-Programme 11.1

Neue Funktionen zur Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Neue Funktionen in Anwalt classic erleichtern die Einhaltung der DS-GVO, die am 25.05.2018 in Kraft tritt. Die Löschung von Akten nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Vorhaltefrist wird dadurch vereinfacht.

Löschen Sie nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Mindestvorhaltefrist für Akten die Akte in Anwalt classic, um die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO, Inkrafttreten 25.05.2018) einzuhalten.

DSGVO_Akten_ablegen_Vorhaltefristende

Neu: Vorhaltefristende beim Ablegen von Akten erfassen

Beim Ablegen von Akten müssen Sie ein Vorhaltefristende-Datum erfassen. Automatisch wird vom Programm das Vorhaltefristende auf plus 10 Jahre (Frist für die Aufbewahrung von Rechtsanwaltsakten 10 Jahre gem. § 199 Abs. 3 Nr. 1 BGB) zum Jahresende vorgeschlagen.

Daneben können Sie automatisch über die Schaltflächen "Erhöhen um 20 Jahre" und "90 Jahre" das Vorhaltefristende einstellen, z. B. für

  • Erbrechtliche Beratung 30 Jahre gem. § 199 Abs. 3a BGB, § 5 Abs. 4 DONot
    oder
  • Notariatsakten mit Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge 100 Jahre gem. § 5 Abs. 4 DONot.

Oder Sie geben einfach im Feld "Vorhaltefristende" das gewünschte Datum ein.

DSGVO_Filter_Akten_mit_Vorhaltefristende_ueberschritten

Neuer Filter "Akten mit Vorhaltefristende überschritten"

In der Liste "Alle abgelegten Akten" können Sie den Filter "Akten mit Vorhaltefristende überschritten" einblenden, um die zu löschenden Akten zu prüfen und endgültig zu löschen. So gewährleisten Sie die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) durch das rechtzeitige Löschen von Akten, deren Vorhaltefrist abgelaufen ist.

Arbeitsplatz_Filter_Akten_mit_Ablagedatum_im_Zeitraum

Neuer Filter "Akten mit Ablagedatum im Zeitraum"

In der Liste "Alle abgelegten Akten" können Sie den neuen Filter "Akten mit Ablagedatum im Zeitraum" einblenden, um das Vorhaltefristende für bereits abgelegte Akten nachträglich zu setzen.

So können Sie z. B. im Fenster "Filter bearbeiten" Akten filtern, die in 2007 abgelegt wurden.

Für alle Akten, die eine Vorhaltefrist von 10 Jahren haben, können Sie über "Vorhaltefristende setzen" das Vorhaltefristende mit einem Klick auf den 31.12.2017 setzen.

DSGVO_Akten_ablegen_Pruefdialog

Akten massenhaft ablegen oder löschen

In den Aktenlisten können Sie mehrere Akten markieren und gleichzeitig abgelegen oder löschen unter

  • Kontextbezogene Links | Aktenfunktion ausführen | Akten ablegen bzw.
  • Kontextbezogene Links | Aktenfunktion ausführen | Akten löschen

Damit Sie nicht versehentlich eine Akte löschen, prüft Anwalt classic vor dem Ablegen oder Löschen, ob Gründe vorliegen, die dagegensprechen (z. B. nicht ausgeglichenes Aktenkonto). In der Prüfliste werden Validierungsmeldungen nach ihrer Gewichtung (OK/ Warnung/ Hindernis) berücksichtigt und gekennzeichnet. Direkt über den Dialog können Sie per Doppelklick oder über das Kontextmenü die Akte öffnen, um die Ablagewarnung oder das Ablagehindernis zu beseitigen.

Derzeit ist es noch nicht möglich, alle Inhalte der Akte zu löschen. Dies betrifft insbesondere Adressaten, Dokumente, Termine und Fristen. Diese Funktionen werden voraussichtlich mit Auslieferung der DATEV-Programme 12.0 zur Verfügung stehen.

Neue Rechte in der Rechteverwaltung

Für die massenhafte Ablage und das massenhafte Löschen von Akten können Sie Rechte in der Rechteverwaltung über Aktenverwaltung | Anwalt | Akten ablegen | Daten löschen bzw. Akten physisch löschen erteilen.