Kanzleimanagement / Eigenorganisation

DATEV DMS: Funktionale Erweiterungen (August 2021)

Die funktionalen Erweiterungen runden das Arbeiten mit DATEV DMS weiter ab. Unter den Neuerungen finden Sie unter anderem Änderungen in der Benutzer- und Rechteverwaltung oder Funktionserweiterungen im Rahmen der Vorgangsmappe.

Änderungen in der Benutzer- und Rechteverwaltung

In der Benutzer- und Rechteverwaltung finden sich im Bereich Ablage bei gesperrten Ordnungsbegriffen die neuen Einträge Mandanten und Ordner. Nach der Freigabe ist dem Benutzer die Erstablage zum gesperrten Ordnungsbegriff, bzw. die Erstablage in (für sie gesperrte) Ordner möglich. Nach erfolgter Ablage sind die jeweiligen Dokumente vom Benutzer nicht mehr sichtbar und können weder recherchiert noch aufgerufen werden.

In der Benutzer- und Rechteverwaltung finden sich im Bereich Dokumentenkorb die neuen Einträge:

  • Dokumentenkorb Einträge übertragen
  • PEA Einstellungen verwalten

In der Benutzer- und Rechteverwaltung findet sich im Bereich Revisionshistorie anzeigen der neue Eintrag Revision restaurieren.

Mit den neuen Rechten wird es Administratoren ermöglicht, Rechte an Benutzer zu vergeben, welche die jeweiligen Aktionen ausführen können. Bis dato waren diese Rechte dem Hauptadministrator vorbehalten.

Standardmäßig sind alle neuen Rechte bei allen Benutzern gesperrt und können durch den Administrator freigegeben werden. Die Freigabe kann anhand einer Gruppenfreigabe erfolgen oder als einzelne Freigabe für Benutzer, welcher keiner Gruppe zugehören.

Vorgangsmappe

In der Struktur ist ein nachträgliches Heften über den im Kontextmenü zu findenden Aufruf Heften möglich.

Bislang konnten Dateien nur im Dokumentenkorb, d.h. vor der Ablage in DATEV DMS geheftet werden. Nun kann dies im Struktur-Dialog​ bei bereits abgelegten Dokumenten mit gleichem Datei-Format erfolgen.

Des Weiteren finden sich neue Suchmöglichkeiten innerhalb der Vorgangsmappe - vergleichbar mit den Möglichkeiten der Suche im Viewer. Auch werden Suchaktivitäten von der Dokumentliste in die Struktur übernommen und die Treffer direkt ausgewertet.

Weiterleiten von Dokumenten mit Status und Notiz

Der Workflow wurde optimiert, indem beim Weiterleiten von Dokumenten in einem Schritt eine Notiz erfasst und der Status gewechselt werden kann. Der Aufruf findet sich im Kontextmenü Weiterleiten I Aktion ausführen.

Export von Dokumenten

Durch die neue Konfigurationsmöglichkeit im Exportdialog kann der Name des Dokuments für den Export bestimmt werden. ​Der Name kann frei vergeben oder durch vorgegebene Checkboxen Mit Dokumentennummer / Mit Dokumentenbeschreibung / Mit Dokumentendatum bestimmt werden.

Unterstützung der Silbentrennung bei Dateikonvertierung

Durch die Silbentrennung bei der Konvertierung von Word- in PDF-Dokumente wird die Darstellung im Druckservice und Viewer verbessert.

Feedbackmöglichkeit im Programm

Durch die Aufnahme des neuen Hilfe-Eintrags Feedback geben kann direkt im Programm Feedback zu DATEV DMS gegeben werden.

Schnellinfo Dokumente: Startfilter konfigurieren

Mit einer neuen Konfigurationsmöglichkeit in den Benutzereinstellungen in DATEV DMS kann jeder Benutzer einen Filter auswählen, mit dem die Anzeige der Dokumente in der Schnellinfo Dokumente (DAP) ausgeführt wird.

​Der Benutzer kann individuell entscheiden, ob die Schnellinfo Dokumente mit dem Filter Alle Dokumente, mit dem letzten aktiven Filter oder mit einem zur Auswahl stehenden Filter ausgeführt wird.

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