Die eAkte im Bund

Auf dem Weg zur papierlosen Verwaltung

Ausgewählte Bundesbehörden starten im Jahr 2018 mit der Nutzung eines zentral erbrachten Basisdienstes für die elektronische Aktenführung. Bis 2020 soll dieser flächendeckend in der gesamten Bundesverwaltung verfügbar sein. Staatssekretär Klaus Vitt gibt in seinem Beitrag einen Ausblick auf den aktuellen Projektstand.

Der eGovernment-Monitor 2017 zeichnet ein ernüchterndes Bild von der derzeitigen Akzeptanz digitaler Verwaltungsangebote: Laut der Studie stagniert die eGovernment-Nutzung hierzulande seit Jahren bei durchschnittlich 42 Prozent, während beispielsweise Österreich im selben Zeitraum eine Steigerung von 67 auf 75 Prozent erreichte. Noch deutlicher zeigt sich der Handlungsbedarf bei den Zufriedenheitswerten: Sie nehmen weiterhin ab – in der Bundesrepublik ebenso wie in Österreich und der Schweiz.

Status quo ist unbefriedigend

Diese Zahlen bedeuten jedoch nicht, dass öffentliche Online-Angebote per se schlechter geworden wären. Ich glaube, sie spiegeln eher das rasante Tempo wider, mit dem sich die Erwartungen der Menschen in der digitalen Ära ändern. Zwar gibt es in Bund, Ländern und Kommunen eine Vielzahl ausgereifter Onlinedienste für die unterschiedlichen Anliegen von Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen – allerdings nicht flächendeckend und auch nicht für jedes Anliegen.

Da die meisten Online-Angebote überdies noch nicht miteinander vernetzt sind, müssen die heutigen Nutzerinnen und Nutzer schon vorab wissen, auf welchem Portal der Öffentlichen Hand die gewünschte Dienstleistung angeboten wird.

Föderaler Portalverbund: Turbo für eGovernment

Die Schlussfolgerung daraus: Wir brauchen eine gemeinsame Digitalisierungsplattform – und zwar in Form eines intelligenten Portalverbundes über alle föderalen Ebenen hinweg. Intelligent ist ein solcher Portalverbund, weil er den Zugang zu unterschiedlichen Verwaltungsportalen von Bund, Ländern und Kommunen vereinheitlicht und zugleich den Komfort durch Single-Sign-On-Funktionalität und Nutzerkonten verbessert. Hinzu kommt ein weiterer Aspekt: Nur auf der Grundlage einer intelligent vernetzten Plattform lassen sich digitale Verwaltungsdienstleistungen kooperativ entwickeln und in standardisierter Form von vielen Behörden gemeinsam nutzen. Der Bund trägt zum künftigen Portalverbund sein eigenes Verwaltungsportal bei, das sich derzeit in der Testphase befindet.

Neben der Bündelung von Onlineangeboten in einem Portalverbund möchte ich einen weiteren wesentlichen Erfolgsfaktor für die Akzeptanz von eGovernment in Deutschland hervorheben: Wir dürfen uns nicht nur um die externe Schnittstelle zu Bürgern, Unternehmen und anderen Verwaltungseinheiten kümmern, sondern müssen auch dafür sorgen, dass alle internen Verwaltungsprozesse durchgängig digitalisiert und damit frei von Medienbrüchen sind.

Deshalb ist die flächendeckende Einführung der elektronischen Akte innerhalb der Bundesverwaltung ein so wichtiger Baustein für den Erfolg der Digitalisierungsstrategie unseres Landes. Der Abschied von der papiergebundenen Arbeitsweise in Bundesbehörden leitet sich direkt aus dem eGovernment-Gesetz ab. Der entsprechende Maßnahme-Beschluss für die im Übrigen auch vom Bundesrechnungshof empfohlene Einführung eines zentralen eAkte-Basisdienstes folgte kurz darauf am 8. Januar 2014.

Synergien statt Mehraufwand

Der eAkte-Basisdienst wird im Rahmen des Gesamtprojekts zur IT-Konsolidierung des Bundes entwickelt. Der Basisdienst gehört zum Teilprojekt 6, bei dem es um die Entwicklung und den Betrieb von Infrastruktur-, Basis- und Querschnittsdienstleistungen geht. Denn genau darum handelt es sich beim neuen eAkte-Service: Um eine modular aufgebaute Basisdienstleistung, die sich flexibel an unterschiedliche Anforderungen in den verschiedenen Bundesbehörden anpassen und die sich durch zusätzliche Funktionalitäten erweitern lässt. Neben behördenspezifischen Fachverfahren betrifft dies etwa eine zentrale Langzeitspeicherlösung in Form des Digitalen Zwischenarchivs des Bundes (DZAB) sowie die Anbindung an das De-Mail-Gateway.

Charakteristisch für einen konsolidierten IT-Basisdienst ist insbesondere der zentrale Betrieb durch einen von drei Partnern im Leistungsverbund der IT-Dienstleister, hier dem Informationstechnikzentrum Bund – kurz ITZBund. „Die Zentralisierung sämtlicher Entwicklungsaktivitäten für Basis- und Querschnittsdienste im Bund vermeidet redundante Parallelkonzepte und folglich auch alle damit verbundenen Mehrfachaufwendungen“, sagt Dr. Alfred Kranstedt, Direktor des ITZBund.

Und weiter: „Außerdem spart die Bundesverwaltung durch die zentrale Bereitstellung nach dem Shared-Services-Prinzip massiv Ressourcen ein und setzt zugleich einen behördenübergreifenden Know-how-Transfer in Gang.“ Darüber hinaus garantiert das professionelle Betriebs- und IT-Security-Management im ITZBund ein Höchstmaß an Sicherheit, Datenschutz und Verfügbarkeit für den neuen eAkte-Basisdienst.

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