Sicherheits-Risiken vermeiden

Das können Unternehmen gegen Hacks tun

Viele Verbraucher denken bei Hacks und Datenpannen zuerst an Onlineanbieter und IT-Firmen. Dabei belegen zahlreiche Beispiele, dass es jedes Unternehmen treffen kann - egal aus welcher Branche. Aber Unternehmen können schon mit geringem organisatorischem Aufwand viele typische Schwachstellen entschärfen.

Hacker und Datendiebe haben es nicht immer nur auf Kundendaten abgesehen, sondern oft auch auf Finanzdaten, Strategiepapiere, Patente und Konstruktionspläne, aber auch auf das Preismanagement oder Personaldaten. Und manchmal auch einfach nur darauf, möglichst großen Schaden anzurichten.

Die Folgen solcher Angriffe reichen von kleineren PR-Krisen über Insolvenz bis hin zu lebensgefährlichen Systemstörungen und können dabei nicht nur das Unternehmen selbst, sondern auch Mitarbeiter, Geschäftspartner oder Kunden treffen. Das Sicherheitsteam von Tresorit zeigt typische Schwachstellen in Büroabläufen und was dagegen unternommen werden kann.

Vertrauliche Daten als E-Mail-Anhang

Es kommt häufig vor, dass im stressigen Büroalltag eine E-Mail den falschen Empfänger erreicht oder vertrauliche Firmendokumente im Posteingang des eignen Smartphones gelesen werden, zu dem auch z.B. fragwürdigen Fitness-Apps Zugriff auf Daten gewährt wird. Es gibt viele Wege, einen E-Mail-Account zu hacken, die wichtigsten Schutzmaßnahmen sind bekannt - gutes Passwort, Zwei-Stufen-Verifizierung, Vermeidung von Logins auf fremden Geräten. Trotzdem lässt sich mehr tun: Wird anstelle des Anhangs lediglich ein Link zu einem geschützten Cloud-Server oder ein passwortgeschützter, verschlüsselter Downloadlink versendet, lässt sich sicherstellen, dass Dokumente nur von Personen geöffnet werden können, für die sie bestimmt sind. Wer keinen Zugriff auf den sicheren Server hat, kann auch nichts mit der gehackten oder fehlgeleiteten E-Mail anfangen.

Accounts teilen bedeutet Passwörter teilen

Eine große Sicherheitslücke in Unternehmen sind Passwörter. Vor allem dann, wenn sich mehrere Kollegen ein Passwort für einen Zugang teilen. Denn oftmals sind geteilte Passwörter auch simpler als sie sein sollten und werden auch nicht zwangsläufig geändert, wenn z.B. ein Praktikant das Unternehmen verlässt. Sicherheitsforscher haben bei der Analyse von Millionen gestohlener Daten herausgefunden: das am häufigsten verwendete Passwort ist "123456". Eine erste Schutzmaßnahme gegen diese Schwachstelle ist natürlich, Passwörter nicht öffentlich zugänglich zu machen und komplexer zu gestalten. Zudem ist es ratsam, den Zugang zu Firmenkonten lediglich auf diejenigen Kollegen zu beschränken, die diesen auch tatsächlich zur täglichen Arbeit benötigen. Unternehmen sollten zudem in eigene Lizenzen für jeden Mitarbeiter investieren, der Zugang zu einem Dienst benötigt. Denn Sparen wird sonst schnell zum Sicherheitsrisiko.

Arglose Kollegen

Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter ist gut und wichtig. Und in jeder E-Mail Viren, Trojaner oder Phishing zu vermuten, würde das Tagesgeschäft jedes Unternehmens zum Erliegen bringen. Es kann in vielen Fällen helfen, Vertraulichkeitsstufen für verschiedene Dokumente und Informationen einzuführen. Denn wenn alles "streng vertraulich" ist, nimmt es bald niemand mehr ernst. Wenn jedoch festgelegt ist, dass ab bestimmten größeren Transaktionsvolumen oder für bestimmte Kennzahlen zusätzliche Vorsicht geboten sein muss, bleiben Vorsichtsmaßnahmen praktikabel. Außerdem ist es notwendig, bei den Mitarbeitern die Sensibilität für bestimmte Sicherheitsrisiken zu schulen. Wenn dem Team gezeigt wird, wie schnell eine E-Mail-Adresse im Namen anderer aufgesetzt werden kann, werden auch weniger arglos wichtige Informationen an scheinbar private E-Mail-Adressen bekannter Klienten gesendet oder Dateianhänge aus diesen E-Mails geöffnet. Der Datenaustausch mit Diensten, die eine zweistufige Identitätsverifizierung aller Beteiligten verlangen, schafft ebenfalls Abhilfe.

Wenn Mitarbeiter gehen

Eine Sicherheitsschwachstelle, die oft nicht ausreichend bedacht wird, ist der Weggang von Mitarbeitern. Nicht immer trennen sich die Wege von Unternehmen und Arbeitnehmern einvernehmlich, was Daten, auf die diese Mitarbeiter Zugriff hatten, in Gefahr bringen kann. Geht der Kollege auch noch direkt zur Konkurrenz, können sensible Unternehmensinterna wie Produktentwicklungen oder auch Marktstrategien sehr interessant werden. Auch hier kann es helfen, Datenzugriff für die Mitarbeiter auf das jeweils notwendige Maß zu beschränken. Cloud-Lösungen für die Datenverwaltung, die digitale Rechteverwaltung (DRM) ermöglichen, können Unternehmen dabei unterstützen. Digitale Rechteverwaltung bedeutet zum Beispiel, dass das Speichern von Kopien, Screenshots, Drucken oder das Öffnen von bürofremden Geräten blockiert werden kann. Zugangsrechte können dann auch noch nachträglich entzogen werden. Dies sollte fester Teil der Abwicklung eines Arbeitsverhältnisses in jeder Personal- und IT-Abteilung sein. Unternehmen sollten zudem unbedingt prüfen, wie ihre Dienstleister mit sensiblen Daten umgehen und gegebenenfalls auf die Einführung vergleichbarer Sicherheitsmaßnahmen pochen. Dies gilt übrigens auch bei der Wahl des Cloud-Anbieters. Sichere Dienste verschlüsseln alle Daten mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung so, dass selbst die Administratoren des Drittanbieters keinen Zugriff auf Ihre Dateien haben.

Autor: Peter Schmitz

(c)2016 Vogel Business Media

Bitte beachten Sie

Die Beiträge in der Rubrik "Trends und Innovationen" sind Inhalte unseres Medienpartners Vogel Business Media. Sie spiegeln nicht unbedingt die Meinung von DATEV wider.