Elektronisches Scannen

Erste Bundesbehörde nun vollkommen digital

Die TR-RESISCAN soll Sicherheit beim ersetzenden Scannen garantieren, so dass auf Papierarchivierung verzichtet werden kann. Die erste öffentliche Verwaltung ist jetzt vollkommen digital.

Die Scanstelle des Bundeseisenbahnvermögen (BEV) verarbeitet gesamt 250.000 Dokumente mit 1,2 Millionen Seiten pro Jahr, wobei monatlich 50 laufende Meter Aktenbestand dazu kommen. Auf den bisher gängigen bürokratischen Mehraufwand der zusätzlichen Archivierung in Papierform, kann nun verzichtet werden, denn als erste Behörde auf Bundesebene hat das BEV die Papierakte abgeschafft und die Zertifizierung nach TR-RESISCAN durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erhalten. Diese bestätigt eine rechtssichere elektronische Verwaltung der gescannten Eingänge, wodurch die umständliche Lagerung der Papieroriginale künftig entfällt.

„Das ersetzende Scannen ist ein Meilenstein auf dem Weg der Digitalisierung der Verwaltung und bei der Umsetzung der sicheren eAkte. Wir freuen uns, dass das BEV diesen Weg konsequent eingeschlagen hat und hier nun eine Vorbildfunktion für die gesamte deutsche Behördenlandschaft einnimmt. Die Digitalisierung wird auch unseren Arbeitsalltag verändern und bringt viele Potentiale mit sich. Umso wichtiger ist es, dass wir sie von vorneherein sicher gestalten – nur so kann die Digitalisierung erfolgreich sein. Die TR-Resiscan des BSI ist ein wichtiger Baustein für diese Entwicklung“, so BSI-Präsident Arne Schönbohm.

Mit der technische Richtlinie BSI TR 03138 (TR-RESISCAN) hat das BSI eine Basis für mehr Rechtssicherheit im Bereich des ersetzenden Scannens geschaffen. Die Richtlinie legt die technischen und organisatorischen Bedingungen für Scanprozesse und -produkte fest, die für die rechtssichere und gerichtsverwertbare Digitalisierung der Papierdokumente notwendig sind.

Anwender kommen vor allem aus Justiz, Verwaltung, Wirtschaft und Gesundheitswesen. Die Richtlinie fungiert als Leitfaden und Entscheidungshilfe bei der Umstellung von papiergebundener auf elektronische Prozesse. Insbesondere betrifft es die Anwendungen, in denen gesetzliche oder anders begründete Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten bestehen. Wenn das Original in diesen Fällen vernichtet werden soll, ist einen besonderen Umgang mit den digitalisierten Dokumenten notwendig.

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