Kommunikation im Unternehmen

Interne Kommunikation – Flurfunk ist keine Alternative

Die Verbesserung der Zusammenarbeit im Unternehmen steht bei vielen auf der Agenda. Dazu tragen nicht nur Digitalisierung und Co. bei, auch die Interne Kommunikation spielt dabei eine große Rolle. Was kann die Interne Kommunikation genau dazu beitragen – und was nicht?

Eine Kommunikationsdisziplin, die gnadenlos unterbewertet wird: Interne Kommunikation. Schon 1919 gab es bei Bosch die Mitarbeiterzeitung „Zünder“. 98 Jahre später gibt es die immer noch. Das bedeutet: an der Internen Kommunikation muss was dran sein. Da ist sogar viel dran und die Bedeutung von Interner Kommunikation zur Wertschöpfung im Unternehmen wird in den nächsten Jahren zunehmen. Viele Unternehmen haben in den letzten Jahren einige Stellschrauben optimiert: Prozesse, Kosten, Vertriebswege. Eine der letzten Stellschrauben, die noch bleibt, ist die Optimierung des Mitarbeitereinsatzes. Und zwar nicht durch Rationalisierung, Digitalisierung oder Erhöhung der Schlagzahl. Sondern durch Verbesserung der Zusammenarbeit (abteilungsübergreifend/interkulturell), durch eine höhere Veränderungsbereitschaft (vielleicht der Schlüsselfaktor in Zeiten von „New Work“ und Arbeit 4.0) und durch eine Innovationskultur jenseits von betrieblichem Vorschlagswesen. Was kann denn nun Interne Kommunikation (IK) dazu beitragen – und was nicht?

Minimierung von Reibungsverlusten

Interne Kommunikation minimiert Reibungsverluste und trägt dazu bei, dass Prozesse bestmöglich laufen. Durch Information, Austausch, Verständnis von Hintergründen und Zusammenhängen, Verständnis für andere Kulturen, Abteilungen, Kollegen etc.

Wohin geht die Reise?

Interne Kommunikation trägt dazu bei, dass Mitarbeiter wissen, „wohin die Reise geht“, welche Ziele das Unternehmen verfolgt, wie sich Märkte, Kunden, Geschäftsbereiche entwickeln. Sie haben eine Vision? Die steht im Intranet? Prima. Was bedeutet das für Ihre Mitarbeiter? Wie kann jeder einzelne dazu beitragen, diesen Zustand in der Zukunft zu erreichen? Fragen auf die die Interne Kommunikation Antworten geben kann.

Mitarbeiterbindung

Interne Kommunikation trägt dazu bei, Mitarbeiter zu binden. Wie das? Mitarbeiter, die sich einem Unternehmen verbunden fühlen, identifizieren sich in besonderem Maße mit ihrer Aufgabe. Sie haben eine hohe Übereinstimmung mit den Werten und der Kultur des Unternehmens und fühlen sich meist einem Team oder eine Gruppe im Unternehmen besonders verbunden. Kultur prägen, Werte verankern und eine Stärkung des „Wir-Gefühls“ sind Schlüsselaufgaben in der Internen Kommunikation.

Neue Ideen

Interne Kommunikation trägt dazu bei, eine Innovationskultur zu fördern, in der neue Ideen nicht nur aus der F&E kommen, sondern aus Erfahrungen im Markt, aus Gesprächen mit Kunden und aus dem Austausch mit Kolleginnen und Kollegen.

Last but not least: Mit IK lässt sich „Flurfunk“ nicht vermeiden. Aber wenn es der Internen Kommunikation gelingt, den Flurfunk auf die Hälfte zu reduzieren, und die andere Hälfte in nützliche Bahnen zu kanalisieren, dann stellt sich die Frage nach dem Return on Investment von IK wohl kaum noch.

Was kann IK nicht? Auch mit der besten IK, lassen sich Konflikte nicht vermeiden und lassen sich strategische Fehler der Unternehmensführung nicht „schönreden“. Auch die beste IK entbindet Führungskräfte nicht von der Pflicht zu persönlicher Kommunikation mit Mitarbeitern. Aber auch das ist ja IK, wenn es strategisch geplant und als Führungsinstrument genutzt wird.

Drei Schritte zum Erfolg

Wie geht man es nun an mit der Internen Kommunikation? Der Prozess folgt den Regeln der klassischen Projektplanung.

1. Analyse

Welche Bezugsgruppen (so nennt man die Zielgruppen in der IK) gibt es im Unternehmen?: Je nach Unternehmen kann das weit über die klassische Einteilung „Führungskräfte / Blue Collar / White Collar“ hinausgehen. Wie ist deren Bedeutung für die IK und wie sind deren Erwartungen und Bedarfe? Was sind Stärken und Schwächen der bisherigen Kommunikation? Und wenn es um Kulturthemen / Kulturveränderung geht ist eine SWOT Analyse bezogen auf Potenziale und Probleme im Unternehmen unerlässlich. Instrumenteninventur: Welche Kommunikationsinstrumente stehen zur Verfügung? Dass im Vorfeld Ziele und messbare Kennzahlen (KPIs) geklärt wurden, versteht sich von selbst.

2. Konzeption

Hier wird der Fahrplan festgelegt. Welche spezifischen Ziele gibt es für die einzelnen Bezugsgruppen (Wahrnehmungs-/ Einstellungs- und Verhaltensziele)? Welche Botschaften und Themen werden mit welchen Instrumenten in welcher zeitlichen Taktung kommuniziert?

3. Umsetzung

Wenn Kapazitäten und finanziellen Ressourcen schon vorher geklärt wurden, sagen Sie am Ende der Umsetzungsphase hoffentlich so wie Hannibal vom A-Team: „Ich liebe es, wenn ein Plan funktioniert“.

Die abschließende Evaluation führt zu einer permanenten Weiterentwicklung und Optimierung von Inhalten und Instrumenteneinsatz. Dabei gilt auch für die Interne Kommunikation: es gibt es nichts Gutes, außer man tut es – und überlässt es nicht dem Flurfunk. Fangen Sie an: klein, national, mit wenigen Instrumenten, auch ohne langjährige Erfahrungswerte - aber fangen Sie an.

Bitte beachten Sie

Die Beiträge in der Rubrik "Trends und Innovationen" sind Inhalte unseres Medienpartners Vogel Business Media. Sie spiegeln nicht unbedingt die Meinung von DATEV wider.