BITKOM-Umfrage

Mittelstand setzt immer mehr auf das papierlose Büro

Mittelständler wollen laut einer BITKOM-Umfrage das Papier aus ihren Büros verbannen und setzen verstärkt auf Lösungen für die digitale Dokumentenverwaltung.

Die BITKOM-Studie „ECM im Mittelstand 2017 – Status Quo und Perspektiven auf dem Weg zum Digital Office“ hat ergeben, dass 18 Prozent der mittelständischen Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern in nächster Zeit Investitionen in eine umfassende Softwarelösung zur Dokumentenverwaltung tätigen wollen. Weitere acht Prozent planen Ersatz- oder Erweiterungsbeschaffungen für sogenannte Enterprise-Content-Management- (ECM) beziehungsweise Dokumenten-Management-Systeme (DMS).

Aktuell herrscht im Mittelstand allerdings noch das analoge Büro vor. So nutzt gerade einmal jeder dritte Mittelständler (33 Prozent) eine digitale Dokumentenverwaltung etwa für die Archivierung, den Posteingang oder das Teilen von Informationen im Unternehmen. Bei den Großunternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitern sind es dagegen 90 Prozent. Und während von den Nutzern einer solchen Software im Mittelstand nur 34 Prozent ein unternehmensweites System eingeführt haben, setzen bei den Großen 90 Prozent auf eine einheitliche Lösung für das Unternehmen.

„Im Mittelstand nutzen nur elf Prozent der Unternehmen ein unternehmensweites ECM- oder DMS-System, bei den Großunternehmen sind es 81 Prozent“, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im BITKOM. „Man könnte auch sagen: Der Mittelstand hat einen hausgemachten Wettbewerbsnachteil gegenüber den Großen, wenn es um die digitale Transformation geht. ,Digital first‘ muss nicht nur für das Angebot des Unternehmens auf dem Markt gelten, es muss das Leitmotiv des gesamten Unternehmens sein.“

Insellösungen dominieren

Im Mittelstand dominieren derzeit Insellösungen für einzelne Abteilungen. So nutzen 49 Prozent eine digitale Dokumentenverwaltung in der Buchhaltung, 44 Prozent im Vertrieb und 38 Prozent im Einkauf. Aber nur 27 Prozent setzen eine solche Software in der Personalabteilung ein, lediglich 17 Prozent in der Logistik und 15 Prozent in der Produktion. Die Folge ist, dass Großunternehmen, die ECM- oder DMS-Systeme nutzen, einen sehr viel höheren Nutzen daraus ziehen als die Mittelständler, so der Bitkom. 39 Prozent der Mittelständler sagen zudem, dass Software sie bei der Rechnungsbearbeitung unterstützt, bei den Großunternehmen sind es 70 Prozent. Im Mittelstand loben 34 Prozent Vorteile im Dokumentenmanagement und 32 Prozent bei der Archivierung, bei den Großen sind es 78 beziehungsweise 71 Prozent.

Deutliche Unterschiede gibt es auch bei den Funktionen eines ECM- oder DMS-Systems, die über die klassischen Verwaltungs-Funktionen hinausgehen. Nur 17 Prozent der Befragten ziehen Nutzen aus Funktionen für die Teamarbeit, gerade einmal vier Prozent profitieren beim Wissensmanagement. Bei den Großunternehmen liegen die Anteile mit 49 und 17 Prozent deutlich darüber.

Entscheidungsträger

Ein Grund für diese deutlichen Unterschiede liegt in der Entscheidungsstruktur der Unternehmen. Während in 86 Prozent der mittelständischen Unternehmen die Geschäftsleitung maßgeblichen Einfluss auf die Investitionsentscheidungen rund um das Digital Office nimmt, bindet nicht einmal jeder Zweite (45 Prozent) die IT-Verantwortlichen ein und nur bei zwölf Prozent können die Anwender in den Abteilungen an der Entscheidung mitwirken.

In den Großunternehmen sieht das Bild anders aus. Hier liegt die maßgebliche Entscheidung in nur 57 Prozent der Fälle bei der Geschäftsleitung, die IT-Experten werden aber in 77 Prozent der Unternehmen einbezogen. Und auch die Anwender haben in jedem dritten Großunternehmen (33 Prozent) ein maßgebliches Wort mitzureden.

Einstiegshürden werden kleiner

Nach Ansicht des BITKOM führt die technologische Entwicklung dazu, dass die Einstiegshürden für eine Digitalisierung des Büros im Mittelstand sinken. Wurden vor vier Jahren bei den mittelständischen Anwendern von ECM- oder DMS-Systemen noch in 95 Prozent der Fälle die Lösungen auf eigenen Rechnern mit entsprechendem Investitions- und Wartungsaufwand betrieben, so setzen heute nur noch 59 Prozent der Mittelständler auf diese Variante. 44 Prozent nutzen externes Hosting, etwa eine Private-Cloud-Lösung, fünf Prozent setzen auf eine Public-Cloud-Lösung – 2013 waren Cloud-Systeme mit gerade einmal fünf Prozent noch die absolute Ausnahme, erklärt der BITKOM.

Die höchste Relevanz für den Einsatz einer digitalen Dokumentenverwaltung haben für mittelständische Unternehmen aktuell die Themen IT- und Datensicherheit (92 Prozent), Connectivity (86 Prozent) – also die Integration der Systeme mit bestehenden Anwendungen – und die Usability (81 Prozent), also die Nutzerfreundlichkeit. Deutlich seltener genannt werden die Themen Teamarbeit (49 Prozent), Cloud Computing (40 Prozent), Big Data und Smart Data (39 Prozent).

Autor: Heidemarie Schuster

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