IDC-Studie Print & Document Managment

Papierloses Büro immer noch Illusion

Die Studie Print & Document Management von IDC bestätigt, dass sich das papierlose Büro bisher nicht durchsetzen konnte. Firmen und Behörden planen jedoch, das Optimierungspotenzial in den nächsten zwei Jahren zu heben.

IDC führte im November 2015 eine Befragung unter 220 IT- und Business-Entscheidern aus Organisationen mit mehr als 100 Mitarbeitern durch. Ziel dabei war es, die aktuelle Situation, die Trends sowie die zu erwartenden Entwicklungen im Bereich Print und Document Management in Deutschland zu beleuchten. Der Fokus lag auf der Optimierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen im Zeitalter der Digitalen Transformation.

Digitale Transformation

Print und Document Management kann die Digitalisierung vorantreiben. Dabei wird mit Print Management zunächst die passende Infrastruktur zum Drucken und Scannen betrieben. Mit Document Management werden anschließend papierbasierte Prozesse digitalisiert und Teilbereiche verbessert, bevor der Content in ganz unterschiedlichen Formaten und Datenquellen möglichst automatisch verarbeitet wird und damit Geschäftsprozesse ganzheitlich optimiert werden. 90 Prozent der Befragten erkennen diesen Zusammenhang – allerdings in unterschiedlichem Maße. Ein Drittel der Unternehmen ist sich darüber im Klaren, dass sie mit Print und Document Management nicht nur operative Back Office-Prozesse, sondern auch die Customer Experience von kundenzentrischen Abläufen verbessern kann. Dass mit automatisierten und digitalen Dokumentenprozessen auch die Basis für innovative digitale Geschäftsmodelle geschaffen werden kann, hat jeder fünfte Entscheider erkannt.

Print-Management-Ziel

Das Potenzial von Print und Document Management wird also grundlegend verstanden, die erforderlichen Maßnahmen konnten aber noch nicht entsprechend umgesetzt werden. Nur rund ein Drittel der Befragten nutzt bereits Print Management, weitere 35 Prozent befinden sich immerhin in der Planungsphase.

Die Optimierung dokumentenintensiver Workflows (56 Prozent) wurde von den Entscheidern zum wichtigsten Ziel erklärt. Für 48 Prozent steht die Senkung der Druckkosten (Hardware, Verbrauchsmaterial und Service) im Vordergrund und 43 Prozent möchten so die Betriebskosten (Installation, Helpdesk, Upgrades und Netzwerk-Management) senken.

Auswirkungen von ineffizientem Dokumenten-Handling

Die Suche nach Daten bereitet den Mitarbeitern das größte Kopfzerbrechen – das gaben 42 Prozent der Befragten an. Zudem haben die Unternehmen mit der gesetzeskonformen Archivierung (36 Prozent) und dem Schutz der Dokumente (35 Prozent) zu kämpfen.

Die Folgen: Laut der Studie sinkt nicht nur die Produktivität (44 Prozent) des gesamten Unternehmens, auch die Mitarbeiter- (40 Prozent) und Kundenzufriedenheit (35 Prozent) leidet unter ineffizienten Dokumenten-Workflows.

Optimierungsmaßnahmen

Nach wie vor besteht nach Angaben der befragten Entscheider etwa jedes zweite Dokument in den Unternehmen aus Papier. Nach dem „Warum“ gefragt, nennen die Entscheider Wünsche von Kundenseite (46 Prozent), gesetzliche Vorgaben (45 Prozent) oder die vermeintlich einfachere Bearbeitung (33 Prozent) sowie den Wunsch der Mitarbeiter (31 Prozent), weiterhin mit Papier zu arbeiten.

Pläne

Dass immer noch viel Optimierungspotenzial brachliegt, zeigen die Pläne für die kommenden zwölf bis 24 Monate: Fast alle operativen Prozesse sollen nach Angaben der Befragten weiter verbessert werden. Kundenzentrische Workflows gewinnen im Zusammenhang mit dem Wandel zum digitalen Zeitalter deutlich an Wichtigkeit. Die Workflows zur Verbesserung der Customer Experience sind durch nicht planbare Interaktionen, zahlreiche Prüfungs- und Freigabeprozesse sowie dem in- und externen Austausch von Dokumenten gekennzeichnet. Allerdings teilen viele der befragten Anwender Dokumente mit Kollegen, Partnern oder Kunden nach wie vor auf konventionelle Art und Weise (E-Mail und Papier). Dementsprechend hoch ist der Bedarf nach File Sharing und Synchronisation-Lösungen.

Automatisierungsversuch

Das eigentliche Ziel der Unternehmen stellt die durchgängige Automatisierung der Back- und Front-Office-Prozesse dar. Auf der Planungsagenda der Unternehmen für die kommenden zwölf bis 24 Monate stehen deshalb die elektronische Verarbeitung von Rechnungen per EDI, ECM-Systeme und Capture-Lösungen ebenso wie die elektronische Archivierung und Integration Services ganz oben.

Dokumentenmanagement-Strategie als Erfolgsfaktor

Nach den drei wichtigsten Faktoren gefragt, die den Knoten bei der Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen lösen könnten, nennen die Entscheider zum einen die Gewährleistung der Datensicherheit als auch die enge Zusammenarbeit von IT und Fachbereichen. Denn auch die betrieblichen Abläufe sind zu analysieren, standardisieren und auf organisatorischer Ebene anzupassen. Als wichtigstes Erfolgskriterium wurde die Etablierung einer einheitlichen Dokumentenmanagement-Strategie genannt.

Autor: Heidemarie Schuster

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