Rechnungsstellung im Mittelstand

Rechnungen verschlingen Zeit und Geld

Die manuelle Erstellung von Rechnungen bindet laut CRM-Anbieter Teamleader in mittelständischen Unternehmen viele Ressourcen.

Teamleader befragte 300 kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern, die kürzlich von manueller zu automatisierter Rechnungserstellung umgestiegen sind. Demzufolge verwendeten diese vor der Umstellung Excel-Rechnungsvorlagen. Diese wurden für jeden neuen Kunden Auftrag angepasst: Firmenname und -anschrift, Datum, Leistungen und ihr Umfang mussten jedes Mal ausgetauscht, das Dokument gespeichert und verschickt werden. Dieser Vorgang beanspruchte laut der Umfrage durchschnittlich fünf bis sieben Minuten Arbeitszeit. Die befragten Unternehmen erstellen durchschnittlich 16 Rechnungen im Monat.

Auf das Jahr gerechnet ergibt sich so ein Arbeitsaufwand von 45 bis 60 Stunden. Ausgehend von einem durchschnittlichen Stundenlohn von 25 Euro einschließlich Lohnnebenkosten belaufen sich die Kosten allein für die Rechnungserstellung für ein Unternehmen demzufolge auf 1.125 bis 1.800 Euro jährlich. Wohl gemerkt sind dabei Rückläufer durch fehlerhafte Rechnungen und Mahnwesen ebenso wenig berücksichtigt, wie Transportwege zur Post und Kosten für den Versand.

Ausdrucke von Rechnungen

Viele Unternehmen drucken ihre Rechnungen noch aus, um sie buchhalterisch zu verarbeiten, abzuheften und aufzubewahren. Dabei ist die Archivierung von Rechnungen längst digital zulässig. Regale voller Aktenordner können eingespart und Zustell- sowie Prozesszeiten deutlich reduziert werden. Nicht zuletzt erleichtert es das Management von Terminen und Fristen, wenn die Informationen digital vorliegen und nahtlos in das Customer-Relationship-Management-System (CRM) des Unternehmens integriert wird.

„Problematisch für viele Unternehmen sind Kunden, die ihre Rechnung nach wie vor in Papierform erhalten möchten. Nicht nur Unternehmen sollten aus Kosten-, Effizienz und Umweltgründen darüber nachdenken, die Rechnungserstellung zu automatisieren. Auch bei den Kunden dieser Unternehmen muss ein Umdenken stattfinden“, sagt Jeroen De Wit, Mitgründer und CEO von Teamleader.

Umsetzung

Herzstück der digitalen Rechnungserstellung und ihrer Verwaltung ist ein CRM-System, über das zugleich auch sämtliche Kundenbeziehungen, der Vertrieb, die Projektplanung sowie die Zeiterfassung verwaltet werden können. Eine Reihe unterschiedlicher Firmen bietet hierfür Lösungen an. Im Fall des Rechnungsmanagements von Teamleader wird für jeden Kunden ein Profil eingerichtet, in dem Leistungen nach verschiedenen Größen abgerechnet werden können. Am Monatsende genügen wenige Klicks zur Generierung und elektronischen Übersendung der Rechnungen. Auch Mahnungs- und Erinnerungsschreiben sind direkt möglich. Ein Cloud-System ermöglicht zudem eine unmittelbare Reaktion des Kunden im Form von Feedback oder Bezahlung.

Autor: Heidemarie Schuster

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