Unterschiedliches Niveau

Update eAkte: Stand der Einführung in den Bundesländern

Vor einem Jahr befragte eGovernment Computing die entsprechenden Ministerien der Bundesländer, inwieweit sie die eAkte bereits eingeführt haben und nutzen. Nun haben wir erneut nachgefragt.

In den Ländern Baden-Württemberg, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Schleswig-Holstein und Thüringen hat sich einiges in puncto elektronische Akte getan. Die Änderungen sind jeweils mit „Update“ gekennzeichnet. Von den anderen Bundesländern haben wir bislang keine Antwort bekommen oder es haben sich keine Neuerungen ergeben.

Update Bundesinnenministerium: Das BMI hat am 2. Juli 2012 auf die elektronische Aktenführung umgestellt. Seit diesem Stichtag ist die eAkte im BMI grundsätzlich für alle neu anzulegenden Akten und Vorgänge die verbindliche Aktenform. Unter Federführung des BMI wird derzeit im ressortübergreifenden Projekt „Basisdienst eAkte/DMS“ beim Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) eine elektronische Aktenablage aufgebaut, die der gesamten Bundesverwaltung als gemeinsame IT des Bundes zur Verfügung stehen wird. Unter Berücksichtigung dieser organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen entwickelt das BMI die Konzeption zur Einführung einer modernen eAkte-Nachfolgelösung.

Update Baden Württemberg: Das zum 1. Januar 2016 in Kraft getretene E-Government-Gesetz für Baden-Württemberg (EGovG BW) regelt im Paragraf 6, dass die Behörden des Landes ab 1. Januar 2022 ihre Akten elektronisch zu führen haben, sofern der Landtag die hierfür notwendigen Haushaltsmittel rechtzeitig bereitstellt. Mit Ministerratsbeschluss vom 27.10.2015 wurde das Innenministerium beauftragt, zur Einführung der eAkte ein Grobkonzept für die Umsetzung vorzulegen und die Wirtschaftlichkeit darzustellen. Diese Unterlagen werden derzeit erarbeitet. Danach gilt es, die haushaltsrechtlichen Voraussetzungen zu schaffen.

Entsprechend dem Ministerratsbeschluss vom 7. Januar 2013 ist die elektronische Akte (eAkte) in der bayerischen Staatsverwaltung bis Ende 2015 grundsätzlich mit einheitlicher Software im Rahmen der zur Verfügung stehenden (Plan-)Stellen und Haushaltsmittel einzuführen. Die Umsetzungs- und Finanzierungsverantwortung folgt dem Ressortprinzip. Ziel des Projekts ist es, die papiergebundene durch die elektronische Aktenführung zu ersetzen.

Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport in Berlin hat im Zeitraum von April bis Oktober 2012 gemeinsam mit der BietergemeinschaftAccenture GmbH / INFORA GmbH ein Umsetzungskonzept zur landesweiten Einführung der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung in der unmittelbaren Berliner Verwaltung erstellt. Das Umsetzungskonzept beschreibt die Einführung eines eAkte-Basisdienstes auf 34.000 Arbeitsplätzen bis 2016.

Die Landesverwaltung Brandenburg hat bereits 2010 auf der Ebene der obersten Dienstbehörden mit der Einführung der eAkte begonnen. Derzeit sind rund 1.200 Nutzer im System registriert. Der Einführungsgrad in den einzelnen Ministerien gestaltet sich jedoch unterschiedlich.

Bremen hat im Dezember 2012 die Einführung der flächendeckenden Einführung der eAkte beschlossen. Ende 2016 soll die elektronische Aktenführung an 2.300 Arbeitsplätzen realisiert sein. Ab 2017 soll das elektronische Dokumenten-Management dann weiter ausgebaut werden und in der Endphase für rund 5.500 Arbeitsplätze zur Verfügung stehen. Update Bremen: In allen Ressorts wurde 2013 in Pilotbereichen mit der Schaffung der Voraussetzungen für den Einführungsprozess begonnen. Ende 2015 lag die Zahl der DMS-Nutzer bei 2.000. In der Behörde des Senators für Justiz und Verfassung werden seit dem 1. Januar 2015 alle Vorgänge nur noch elektronisch geführt.

Hamburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, NRW und Rheinland-Pfalz

Hamburg: Nach einer Pilotierung Ende der 90er Jahre ist die elektronische Akte Hamburg-weit im Einsatz. Sie wird einerseits als Ersatz für die klassische Dokumentenhaltung in Papierakten verwendet, ist aber auch an verschiedene, teils sehr große Fachverfahren angebunden. Die eAkte bildet in Hamburg außerdem die Basis für die nach dem Hamburgischen Transparenzgesetz zu veröffentlichenden Dokumente. Update Hamburg: 9.000 Mitarbeiter nutzen inzwischen die eAkte. Einschließlich der Fachverfahren sind in der elektronischen Akte rund 60 Millionen Dokumente gespeichert.

In den hessischen Ministerien und der Staatskanzlei wurde weitgehend eine Vollausstattung erreicht, die elektronische Aktenführung wurde in mehreren Häusern bereits per Hauserlass als Standard festgelegt. In weiteren Häusern wurde die Umstellung auf die verbindliche elektronische Aktenführung in Teilbereichen abgeschlossen. Im nachgeordneten Bereich finden derzeit verstärkt Einführungsaktivitäten statt, wobei auch hier die elektronische Aktenführung mit der führenden eAkte, beispielsweise im Justizvollzug, der Oberfinanzdirektion Frankfurt, bei den IT-Dienstleistern oder in Teilbereichen der Regierungspräsidien bereits umgesetzt ist. Die Nutzung der eAkte wird zudem am normalen Büroarbeitsplatz im Rahmen von Fachanwendungen immer wichtiger. Update Hessen: Parallel zum weiteren Einführungsprozess der eAkte in der hessischen Landesverwaltung wurde ein Projekt zur Modernisierung des Datenmanagementsystems (DMS) aufgesetzt.

In Mecklenburg-Vorpommern wurde die eAkte in Form von Domea für das Ministerium für Inneres und Sport und unter Federführung des Finanzministeriums auch in allen anderen Ressorts der Landesregierung eingeführt. Das Projekt „Einführung von Domea auf der obersten Ebene der Landesverwaltung“ wurde am 30. Juni 2014 zeitlich als auch inhaltlich erfolgreich umgesetzt. Damit ist Mecklenburg-Vorpommern das einzige Bundesland, in dem nicht nur ein einheitliches elektronisches Dokumentenmanagement, sondern auch die vollständige elektronische Vorgangsbearbeitung vom Posteingang bis zum Postausgang eingeführt wurde. 2.300 Nutzer haben damit Zugang zur elektronischen Akte und zur elektronischen Vorgangsbearbeitung in den obersten Landesbehörden mit einem Gesamtbestand von mehr als sieben Millionen Dokumenten. Update Mecklenburg-Vorpommern: Im Oktober des Jahres 2015 beschloss das Landeskabinett das weitere Vorgehen zur Einführung der eAkte in den nachgeordneten Behörden und beauftragte das Finanzministerium diese bei ihren Einführungsprojekten entsprechend zu unterstützen und die Ausschreibung eines DMS/VBS-Landesmaster-Nachfolgeproduktes zu koordinieren. Hierzu wurde die Kompetenzstelle elektronische Akte (KeA) gebildet. Seit 2015 werden auch im Landesbesoldungsamt des Landes die Zahlfallakten elektronisch geführt, im November 2015 erfolgte die Zertifizierung des BSI nach der technischen Richtlinie Resiscan. Der Betrieb aller Systeme erfolgt zentral beim IT-Dienstleister des Landes, der Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH.

Update Niedersachsen: In Niedersachsen soll ein neues, auf Sharepoint basierendes DMS auf der Grundlage des Organisationskonzeptes „Elektronische Verwaltungsarbeit“ des BMI eingeführt werden. Die bisher mit dem Domea-zertifizierten Produkt ausgestatteten Piloten führen dieses DMS zunächst weiter, bis über den neuen Piloten entschieden worden ist. Es handelt sich vornehmlich um Arbeitsplätze in Teilbereichen des Umwelt-, Finanz- und des Innenministeriums sowie im Landesgesundheitsamt. Die erforderlichen – insbesondere organisatorischen - Vorarbeiten zur Einführung eines neuen DMS sind inzwischen weit vorangeschritten. Der Schwerpunkt wird zuerst auf die Einrichtung einer Aktenablage gelegt. Danach sollen weitere Module, wie beispielsweise Vorgangsbearbeitung, folgen. Mit der Pilotierung wird im Frühjahr 2016 begonnen und dann über die Einbeziehung verschiedener weiterer Behörden ressortübergreifend ausgeweitet. Nach Abschluss der Pilotierung wird die Landesregierung im Jahr 2017 über den weiteren Fortgang entscheiden.

Update Nordrhein-Westfalen: Die elektronische Verfahrensakte steht im Mittelpunkt der Bemühungen in der Justiz um eine Stärkung des elektronischen Rechtsverkehrs. In dem Forschungsprojekt „Ergonomie der elektronischen Akte“ wurden die Rahmenbedingungen für eine anwenderfreundliche Umsetzung der elektronischen Akte in den letzten Jahren untersucht und zum Abschluss dieses Projekts sowohl in einem Anforderungskatalog beschrieben als auch mit einem Prototypen anschaulich gemacht. Inzwischen steht fest, dass eine elektronische Verfahrensakte in der Justiz NRW flächendeckend eingeführt werden soll.

In Rheinland-Pfalz ist – in Anlehnung an das Vorgehen des Bundes – geplant, ein eGovernment-Gesetz zu erlassen. Es wird erwogen, in diesem Gesetz auch die Einführung der eAkte in der unmittelbaren Landesverwaltung zu regeln.

Saarland, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Thüringen

Im Saarland wird für die eAkte ein landeseinheitliches DMS basierend auf OpenText Domea eingesetzt. Neben der reinen Dokumentenablage wird Domea auch intensiv als Vorgangsbearbeitungssystem genutzt. So sind vielerorts bereits Workflows bis in die Hausspitze realisiert. Parallel zum technischen Rollout wurden bereits zahlreiche rechtliche Vorschriften und Verordnungen auf die elektronische Welt angepasst.

Die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung ist im Sächsischen eGovernment-Gesetz, in der Strategie für IT und eGovernment des Freistaates Sachsen sowie im aktuellen Koalitionsvertrag verankert. Seit dem Jahr 2012 läuft die Roll-Out-Phase auf Landesebene. Dabei wird ein ganzheitlicher Ansatz verfolgt, das heißt, der gesamte „Lebenszyklus“ des Schriftguts – vom Eingang und gegebenenfalls der Digitalisierung über die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenhaltung bis hin zur elektronischen Langzeitspeicherung und Archivierung – wird hierbei betrachtet. Mit dem System VIS.SAX wird eine einheitliche Software eingesetzt. Insgesamt sind Strukturen zur intensiven Zusammenarbeit aller Beteiligten eingeführt.

In Sachsen-Anhalt ist der einheitliche Einsatz einer universalen eAkten-Lösung gegenwärtig nicht vorhanden und nicht geplant.

Die eAkte wird in Schleswig-Holstein seit 2005 auf freiwilliger Basis eingeführt. Mit Beschluss der Landesregierung im Jahr 2013 erfolgt nunmehr die verbindliche eAkte-Einführung in der Landesverwaltung. In einem ersten Schritt wird die Ministerialverwaltung auf die elektronische Verwaltungsarbeit umgestellt. Dieser Umstiegsprozess soll 2017 abgeschlossen werden. Update Schleswig-Holstein: Die Staatskanzlei Schleswig-Holstein, das Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt und ländliche Räume sowie das Finanzministerium arbeiten bereits vollumfänglich mit der eAkte. Die weiteren fünf Fachministerien haben die Einführungsprozesse begonnen. Zusätzlich wird die eAkte auf freiwilliger Basis vielfältig in unterschiedlichen Bereichen und nachgeordneten Behörden innerhalb der Landesverwaltung Schleswig-Holstein eingesetzt. Sobald der Umstiegsprozess innerhalb der Ministerialverwaltung abgeschlossen wurde, erfolgen weitere verbindliche Einführungsprozesse in den nachgelagerten Behörden.

Update Thüringen: Die Thüringer Landesregierung hat Ende Oktober 2015 per Kabinettsbeschluss die Einführung eines ressortübergreifenden einheitlichen Dokumentmanagementsystems (DMS) beschlossen. Bis zum Jahr 2023 sollen rund 17.000 Arbeitsplätze auf die elektronische Vorgangsbearbeitung umgestellt werden. Ziel ist der Aufbau einer homogenen DMS-Systemlandschaft auf einer einheitlichen Datenbankinfrastruktur mit einheitlicher Konfiguration. Über diese Infrastruktur sollen die Dienststellen der Landesverwaltung perspektivisch die elektronische Akte führen und mittels elektronischer Geschäftsprozesse einheitlich, ressortübergreifend, reibungslos und medienbruchfrei Schriftgutobjekte austauschen können. Derzeit wird der Projektstart anhand des bereits vorliegenden Grobkonzeptes vorbereitet und die technischen sowie organisatorischen Projektvoraussetzungen geschaffen, auf dessen Grundlage das Projekt durchgeführt werden soll.

Autor: Ira Zahorsky

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