Die Top 100 der Verwaltungsdienste für die Wirtschaft

Was erwartet die Wirtschaft vom Onlinezugangsgesetz?

Ein Single Point of Contact steht auf der Wunschliste der Wirtschaft für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes weit oben. Über diese und weitere Schlussfolgerungen aus der Studie „Top 100 Wirtschaft“ des BMWi berichtet Dirk Stocksmeier.

Digitalisierung ist eines der wichtigsten Zukunftsthemen, auch für die Öffentliche Verwaltung. So lassen sich durch die Digitalisierung der Verwaltungskontakte die Bürokratiekosten senken und der Wirtschaftsstandort stärken. Berechnungen des Nationalen Normenkontrollrates (NKR) zeigen, dass bei einer konsequenten Digitalisierung jährlich mehrere Milliarden Euro Bürokratiekosten bei Unternehmen und aufseiten der Verwaltung eingespart werden können. Damit die Anstrengungen der Verwaltung bei der Digitalisierung ihrer Abläufe Früchte tragen, kommt es jedoch darauf an, die richtigen Leistungen auszuwählen und die richtige Form der Digitalisierung zu wählen.

Trotz der intensiven Bemühungen der letzten Jahre sind viele Digitalisierungspotenziale bislang nur ansatzweise gehoben. Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verleiht den Anstrengungen nun neuen Schwung: Zu Beginn der vergangenen Legislaturperiode enthielt der Koalitionsvertrag das Ziel, die 100 wichtigsten und am häufigsten genutzten Verwaltungsleistungen für Bürger und Unternehmen online anzubieten. Nun wurde gesetzlich festgelegt, dass bis Ende 2022 alle Verwaltungsleistungen online verfügbar sein müssen, auch für Unternehmen. Mit Blick auf die Umsetzung des OZG stellt sich also die Frage nach dem Status quo: Wie viele Verwaltungsleistungen für Unternehmen werden denn bereits online angeboten und in welcher Form?

Status quo der Umsetzung

Erste Antworten darauf und eine grobe Orientierung bieten Ergebnisse aus dem Projekt Top 100 Wirtschaft des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. Die Studie identifizierte nicht nur die 100 wichtigsten Verwaltungsleistungen für Unternehmen, sondern auch deren Online-Verfügbarkeit.

Schlussendlich geben die Ergebnisse somit einen ersten Eindruck davon, wo bei der Digitalisierung des Verwaltungszuganges für die Wirtschaft Handlungsbedarf geboten ist. Positiv ist, dass bereits etwas mehr als die Hälfte der Top 100 Verwaltungsleistungen digital genutzt werden kann. Werden jedoch beim Design der elektronischen Verwaltungsleistungen die spezifischen Bedürfnisse und Rahmenbedingungen von Unternehmen nicht ausreichend berücksichtigt, kann es passieren, dass ein Online-Service ein Unternehmen nicht unmittelbar unterstützt und die angestrebten Entlastungen ausfallen.

So sind Unternehmen meist in mehreren Bundesländern und Kommunen aktiv, oft auch mit verteilten Standorten. Ihnen entsteht mehr Aufwand, wenn sich die landesspezifischen Angebote der Verwaltungen in Funktionslogik, Nutzerführung und Oberflächendesign unterscheiden. Hinzu kommen Hindernisse wie eine wiederholte Legitimierung für verschiedene Plattformzugänge, unterschiedliche Login-Verfahren und eine parallele Pflege der Unternehmensdaten und Berechtigungen in den verschiedenen Systemen.

Die Top-100-Studie konnte nun feststellen, dass für 44 der 100 Leistungen bundesweit einheitliche Online-Dienste angeboten werden. Nur wenige der von Unternehmen am häufigsten genutzten Verwaltungsleistungen werden mit unterschiedlichen Lösungen in den Ländern und Kommunen umgesetzt. Insbesondere in den Bereichen Steuern, Sozialversicherung und Statistik gibt es bereits zahlreiche flächendeckende Angebote, während Leistungen wie die Baugenehmigung oder der Handwerkerparkausweis regional oft unterschiedlich online abgewickelt werden.

Wirtschaftsvertreter wie der Deutsche Industrie- und Handelskammertag e.V. fordern für wirtschaftsfreundlichere Online-Angebote einen Single Point of Contact (SPOC). Auch hier bietet die Analyse der Top-100-Verwaltungsleistungen Hinweise, was bei der Umsetzung eines solchen zentralen Zugangs für die Wirtschaft mitgedacht werden sollte. Derzeit können Unternehmen zwar 44 der 100 Verwaltungsangebote bundesweit einheitlich über das Internet abwickeln. Jedoch müssen sie dafür auf 21 verschiedene Online-Anwendungen zugreifen, für die wiederum teilweise unterschiedliche Nutzerkonten notwendig sind.

Summa summarum muss ein Unternehmen 15 Nutzerkonten anlegen, um alle bundesweit einheitlichen Anwendungen nutzen zu können, was eine zeitintensive Pflege von Stammdaten und Berechtigungen bedeutet. Ein Lösungsansatz für dieses Problem sind interoperable Nutzerkonten. Diese sollten wie geplant bei Bundes- und Landesportalen eingesetzt werden, aber eben auch bei Nutzerkonten in der mittelbaren Verwaltung und den nachgeordneten Behörden berücksichtigt werden.

Für Unternehmen spielt es zudem eine große Rolle, auf welche Art und Weise Online-Services über einen SPOC (Single Point of Contact) technisch bereitgestellt werden. Angesichts des breiten Spektrums unterschiedlicher Nutzungsanforderungen von Unternehmen – Einzelunternehmer ohne Unternehmens-IT bis hin zu großen Unternehmen mit ausgefeilten IT-Systemen – ist mindestens das parallele Angebot von Web- oder Software-Anwendung und Machine-to-Machine-Schnittstelle (M2M) erforderlich. So setzen große Unternehmen ausgereifte IT-Systeme ein, in der die für Verwaltungskontakte benötigten Daten gespeichert sind. Entsprechend werden sie auch von viel Aufwand entlastet, wenn sie in der Lage sind, ihre Verwaltungskontakte über eine M2M-Schnittstelle automatisiert abzuwickeln. Für kleinere und mittlere Unternehmen lohnt sich hingegen der Einsatz von Web- oder Desktop-Anwendungen, zum Beispiel mit intelligenten Online-Formularen oder von der Verwaltung bereitgestellter Software.

In der Top-100-Studie wurden die Anwendungstypen der 44 bundesweit einheitlichen Online-Angebote näher untersucht. Im Ergebnis zeigt sich ein differenziertes Bild: 40 Verwaltungsleistungen können mit 19 webbasierten Anwendungen abgewickelt werden, 17 Leistungen davon ausschließlich webbasiert wie der Online-Antrag für eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. 25 Leistungen können mit insgesamt 5 Desktop-Anwendungen abgewickelt werden, drei davon – wie die Erteilung eines Patents – ausschließlich über desktopbasierte Anwendungen. M2M-Schnittstellen werden für 23 Leistungen angeboten.

Lediglich bei den Anwendungen Elster, sv.net und eSTATISTIK.core sind alle drei Anwendungstypen zur Abwicklung von insgesamt 20 Einzelleistungen verfügbar. Für die beiden Verwaltungsleistungen Mehrwertsteuererstattung und Emissionsgenehmigung stehen sowohl Webanwendungen als auch entsprechende M2M-Schnittstellen zur Datenübertragung aus der Unternehmens-IT zur Verfügung. Zusammengefasst zeigt die Analyse der Top 100 Wirtschaft, dass das digitale Verwaltungsangebot für Unternehmen unübersichtlich ist und unterschiedliche Reifegrade aufweist. Die Art der Umsetzung hebt noch nicht die Effektivitätspotenziale, etwa von Once Only durch vernetzte Register. Der uneinheitliche Zugang und das vielfältige Angebot erschwert es Unternehmen den Überblick zu behalten, Prozesse mit der Verwaltung tatsächlich zu beschleunigen und Bürokratiekosten einzusparen.

Fazit

So bleibt wünschenswert, dass bei der Umsetzung des OZG ein nutzerorientiertes Angebot für Unternehmen im Blick behalten wird: der zentrale Zugang zu flächendeckend einheitlichen Angeboten mit mehreren Nutzungsformen, die mit einem interoperablen Nutzerkonto in Anspruch genommen werden können. Auf dem Weg zum Single Point of Contact für die Wirtschaft sind somit noch in mehreren Handlungsfeldern Schritte zu gehen.

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