Beratung und Schulung vor Ort

DATEV DMS - Einrichtung

Beratung und Schulung

Papierflut reduzieren

Alle Prozesse rund um das Papier optimieren

Schnelles Archivieren und einfacher Zugriff auf Dokumente ohne zeitintensives Suchen

Automatische Vorbelegungen bei der Ablage von Finanzamt-Post

Methodik
Beratung und Schulung in der Kanzlei
Dauer
Ab 2 1/2 Tag/e

Im Rahmen der Einrichtung werden die im Projektplan der Einstiegsberatung besprochenen Schritte implementiert.

Die Implementierung umfasst neben dem individuellen Ablage-Regelwerk häufig auch DMS-nahe Themenfelder, wie zum Beispiel die Anpassung der Vorlagen oder die Optimierung des Post-, Fristen- und Bescheide-Prozesses. Im Anschluss an die Implementierung findet die Schulung und Nachbetreuung der Mitarbeiter am Arbeitsplatz statt, so dass Ihre Mitarbeiter schnell und sicher im Umgang mit den erweiterten Möglichkeiten rund um die digitalen Dokumente werden.

Die gesamte Einrichtung wird durch speziell geschulte und erfahrene DMS-Berater begleitet und betreut.

Der Beratungsaufwand ist abhängig von der Ausgangssituation, d. h. dem Organisationsgrad (u. a. dokumentierte Kanzleiprozesse), der Kanzleistruktur und -größe (vor allem der Anzahl der Mitarbeiter und Standorte) sowie der abgestimmten Aufgabenverteilung zwischen DATEV und der Kanzlei.

Beratungsziel

Mit DATEV DMS archivieren und verwalten Sie alle Dokumente und Belege digital. Dokumente sind jederzeit und schnell auffindbar. So sind alle Mitarbeiter (z. B. bei Mandantenanfragen) sofort auskunftsfähig. Darüber hinaus beschleunigen Sie die bisher papiergebundenen Prozesse des Posteingangs und -ausgangs sowie der laufenden Bearbeitung. Durchlaufzeiten für die Bearbeitung von Dokumenten reduzieren sich deutlich.

Die Beratung ermöglicht einen reibungslosen Start in die veränderten papierarmen Prozesse. Ein erfahrener Berater beantwortet teilweise direkt am Arbeitsplatz die Fragen, die bei der ersten Nutzung unweigerlich aufkommen. Auch prozessuale bzw. programmtechnische Anpassungen, die sich aus der Erfassung und Verteilung der ersten Eingangspost ergeben, können unkompliziert durchgeführt werden.

Geben Sie sich und Ihren Mitarbeitern die Chance, die ersten Schritte mit optimaler Unterstützung zu gehen.

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Teilnehmerkreis

Kanzleien, die ein Dokumentenmanagement mit DATEV DMS einführen und die Prozesse der Dokumentenbearbeitung verbessern wollen.

Innerhalb der Kanzlei werden alle Mitarbeiter einbezogen.

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  • In der Planungsphase werden auf Basis der kanzleispezifischen Rahmenbedingungen organisatorische und technische Konzepte erarbeitet.
  • Die Implementierungsphase beinhaltet die Konfiguration von DATEV DMS auf Basis der erstellten Konzepte.
  • Im Rahmen der Mitarbeiterschulung werden die Prozesse der Kanzlei in Verbindung mit DATEV DMS und die Bedienung der Software vermittelt und trainiert.
  • Im Anschluss erfolgt eine zeitlich begrenzte Betreuung direkt am Arbeitsplatz der Mitarbeiter.
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