Das digitale Potenzial der Kanzleiorganisation entdecken und nutzen - Prozesse neu denken

• Honorarfindung und Rechnungsschreibung als digitaler Prozess
  • Gegenstandswertübergabe aus den leistungserstellenden Programmen in die Rechnungsschreibung
  • Übergabe der Zeiten in die Rechnungsschreibung als Basis für die Kostenkontrolle
  • Kein Medienbruch mehr: Druck der Rechnungsvorschläge entfällt
  • Digitale Freigabe der Rechnung
  • Vor- und Nachteile verschiedener Berechtigungskonzepte bei der Rechnungsschreibung
• Digitale Honorarrechnung (Ausgangsrechnung) versenden und automatisch in der Kanzleibuchführung verbuchen
  • Rechtliche Voraussetzungen und Lösungsvorschläge für den Unterschriftsverzicht bei digitalisierter Honorarrechnung
  • Muster einer Einwilligungserklärung des Mandanten
  • Vorschläge zur Einholung der Einwilligungen und Organisation der Rückläufe
  • Nutzung von OPOS bei EÜR und Debitorensollstellung Übernahme der Buchungssätze/Lastschriften in die eigene Kanzleibuchführung
  • Honorarrechnungen digital versenden (E-Mail, DATEV Unternehmen online, ZUGFeRD)
  • Automatische Ablage der Honorarrechnung in der Dokumentenablage
  • Forderungsmanagement: Schnellinfo im DATEV Arbeitsplatz nutzen
  • Musterbeispiel einer Verfahrensdokumentation für die Ausgangsrechnung der Kanzleibuchführung
• Auftragsdurchlauf digital organisieren
  • Manuell geführte Auftrags- oder Excel-Listen durch Auftragsinfo ersetzen
  • Bearbeitungsstatus an individuelle Prozesse der Kanzlei anpassen
  • Über zuständigen Mitarbeiter und Bearbeitungsstatus jederzeit informiert sein
  • Schnelle kanzleiweiteAuskunftsbereitschaft durch die Nutzung der Schnellinfo
  • Auftragsvorlagen an die Bedürfnisse der Kanzlei anpassen, z. B. Unterauftrag E-Bilanz
• Zeiterfassung digital organisieren
  • Vorteile der Vollzeiterfassung für alle Mitarbeiter entdecken und Beschriftungs-Guideline
  • Anpassung der Tätigkeitskataloge an die Dienstleistungen der Kanzlei
  • Keine Zeiterfassung von Telefongesprächen verlieren (DATEV Telefonie Basis)
  • Manuell geführte Stundenzettel bzw. Excel-Listen ersetzen
• Digitalisierung der eigenen Kanzleibuchführung
  • Digitale Eingangsrechnungen von Lieferanten einfordern oder scannen
  • Barzahlungsbelege (z. B. Bewirtungsbelege) digitalisieren (DATEV Upload mobil)
  • Digitale Rechnungen aus Portalen (z. B. Amazon, Telekom) einsammeln (GetMyInvoices)
  • Digitale Eingangsrechnungen buchen und Zahlungen erstellen anhand der gebuchten Belege
  • Musterbeispiel einer Verfahrensdokumentation für die Eingangsrechnungen der Kanzleibuchführung mit ProCheck
  • DATEV Arbeitnehmer online für die Kanzleimitarbeiter
• Kanzleiablage und Schriftverkehr digital organisieren
  • Effiziente Ablagestruktur und digitale Handakte einführen (DATEV DMS, Dokumentenablage)
  • Papierablage auflösen: Vor- und Nachteile verschiedener Modelle
  • Schriftguterstellung über Vorlagen und Platzhalter optimieren
  • Mandantenrundschreiben mit DATEV organisieren und versenden
  • Musterbeispiel einer Verfahrensdokumentation für den Postausgang mit ProCheck
• Postein- und -ausgang digital organisieren
  • Posteingang scannen: Was wird gescannt? Kein Ausdruck von Fristenkontrollzetteln etc.
  • Digitales Posteingangs-, -ausgangs und Fristenkontrollbuch: Wie Sie den Überblick behalten
  • Verschiedene Workflows für die digitale Weiterleitung an die zuständigen Mitarbeiter
  • Musterbeispiel einer Verfahrensdokumentation für den Postein- und -ausgang
  • Was kann und wird elektronisch übermittelt?

Teilnehmerkreis

Kanzleiinhaber, Prozessverantwortliche Mitarbeiter

Methodik

• Vortrag
• Diskussion

Dauer

1 Tag, 09:00 Uhr bis ca. 17:00 Uhr

Digitale Seminarunterlage

Im Seminar erhalten Sie keine gedruckte Unterlage. Wir stellen Ihnen die digitale Seminarunterlage spätestens 3 Arbeitstage vor Seminarbeginn zur Verfügung. Den Download-Link finden Sie in Ihrer Seminarbestätigung, die wir Ihnen ca. 2 Wochen vor Seminarbeginn über DATEV Mitteilungen zusenden. Bitte bringen Sie diese auf Ihrem mobilen Endgerät mit ins Seminar. Wie Sie mit der digitalen Seminarunterlage arbeiten, erfahren Sie in der Info-Datenbank (Dok.-Nr. 0904302).

• Leistungsbeschreibung

• 

  Johannes Zolk

  Steuerberater