Digitale Datenanalysen optimieren Ihre Buchführung

• Stammdatenpflege: Dieser oft vernachlässigte Prozess ist wichtig, da er die Basis für Bestellungen, Rechnungen und andere Geschäftsabläufe bildet. Fehler oder Dubletten können zu Störungen und finanziellen Verlusten führen. Eine sorgfältige Stammdatenpflege ist daher unerlässlich.

• Identifikation von Auffälligkeiten und Maximalwerten: Durch statistische und mathematische Analysen werden z.B. Umsatzspitzen oder -lücken, die durch Betriebsferien oder Sondersituationen entstehen können, erkannt. Werden diese Ergebnisse anschließend entsprechend dokumentiert, führen sie nicht zu Nachfragen bei Betriebsprüfungen.

• Lückenlose Rechnungsnummernvergabe: Bei einer Betriebsprüfung wird geprüft, ob die Rechnungsnummern fortlaufend und vollständig sind, um sicherzustellen, dass alle Erlöse erfasst wurden. Fehlende Nummern können darauf hinweisen, dass eine Rechnung nicht richtig verbucht wurde. Eine klare Erklärung für fehlende Nummern zeigt dem Prüfer eine ordnungsgemäße Buchführung.

• Kassendatenanalyse: Mit den Kassenprüfungsschritten der DATEV Datenprüfung analysieren Sie Ihre digitalen Kassendaten im DSFinV-K-Standard sicher und einfach. So decken Sie Unregelmäßigkeiten auf und minimieren das Risiko betrügerischer Handlungen. Regelmäßige Kassendatenanalysen sichern die finanzielle Integrität Ihres Unternehmens und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Ein Tax Compliance Management System (TCMS) ist ein strukturiertes System innerhalb eines Unternehmens, das dazu dient, steuerliche Pflichten einzuhalten und steuerliche Risiken zu minimieren.

Der gezielte Einsatz digitaler Datenanalysen ermöglicht dabei eine effizientere Reaktion auf steuerliche Anforderungen und minimiert Compliance-Risiken. Dies führt zu verbesserter Datengenauigkeit, schnellerer Identifizierung von Abweichungen und insgesamt besserer Einhaltung der Steuervorschriften.

Es ist entscheidend, diese Analysen kontinuierlich durchzuführen, um verschiedene steuerliche Sachverhalte wie beispielsweise Umsatzsteuerthemen, Bewirtungskosten an Sonn- und Feiertagen sowie Ausgaben für hohe Geschenke und teuere Reparaturen zu überprüfen.

Besonders wichtig ist die Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UST-ID), um potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

Ein internes Kontrollsystem (IKS) gewährleistet Sicherheit, Ordnungsmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit aller Unternehmensprozesse. Digitale Datenanalysen unterstützen dabei, indem sie Compliance-Richtlinien effizient überwachen, Betrugsfälle frühzeitig erkennen und umfassend bewerten. Diese Auswertungen können standardisiert monatlich zur Verfügung gestellt werden.

• Beispiel Onlinehandel Bestellabwicklung: Bei einer einzigen Online-Bestellung entstehen nicht nur Transaktionen zwischen dem Händler und seinem Kunden selbst, sondern auch mit Banken, Zahlungsabwicklern und Lieferdiensten. Bei Stornierungen und Rückerstattungen erhöht sich die Zahl der Geschäftsvorfälle sogar noch weiter. Das Risiko von fehlerhaften Angaben und Buchungen, wie z.B. galsche Umsatzrealisierungen, ist sehr hoch. Durch gezielte Prüfroutinen lassen sich Ungereimtheiten erkennen und beseitigen.

Das Erkennen und Abschätzen von Fehlerrisiken ist mit klassischen Methoden nicht mehr möglich und innovative Analysetools haben bei Betriebs- und Wirtschaftsprüfern längst Einzug gehalten.

Es ist daher von entscheidender Bedeutung, für Prüfungssicherheit zu sorgen und potenzielle Auffälligkeiten sowie Fehler in der Buchführung frühzeitig zu erkennen, bevor sie zu ernsthaften Problemen werden. Ein sauberer und zuverlässiger Datenbestand ist dabei von größter Bedeutung, um das Vertrauen von Dritten zu gewährleisten.

• Hinweis: Das DAC7-Umsetzungsgesetz "Modernisierungsgesetz der Betriebsprüfung" zielt darauf ab, Betriebsprüfungen zu beschleunigen und zeitnahe durchzuführen, was oft durch strengere Anforderungen an Steuerpflichtige erreicht wird. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) legt an der Stelle per Rechtsverordnung Datensatzbeschreibungen für digitale Schnittstellen fest. Wenn diese Vorgaben nicht eingehalten werden, drohen Hinzuschätzungen. Mit digitalen Datenanalysen lässt sich überprüfen, ob die zu liefernden Daten regelkonform sind und der Datenexport funktioniert