Pressemeldung

SEPA: So profitieren Steuerberater von der Umstellung

Kanzlei vorbereiten und Mandanten beraten - Liquiditätsprobleme möglich

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Foto: DATEV eG

Nürnberg, 21. Mai 2013: ELStAM, E-Bilanz und jetzt SEPA: Mit der Vereinheitlichung des Zahlungsverkehrs in Europa steht Kanzleien erneut eine lästige Umstellung ins Haus. Doch wer diese nicht auf die lange Bank schiebt, sondern frühzeitig vorbereitet, kann sich bei seinen Mandanten während deren Umstellungsprojekt als kompetenter Berater profilieren. Außerdem bietet sich Kanzleien im SEPA-Kontext die Gelegenheit, generell auf das Lastschriftverfahren umzustellen - und dafür leichter Gehör zu finden.

"Die Unternehmen erwarten von ihren Steuerberatern schlichtweg, dass sie sie bei der Umstellung auf SEPA unterstützen", berichtet Christine Thoma, SEPA-Expertin bei der DATEV eG. "Umgekehrt heißt das für viele: Solange mein Steuerberater nichts zu diesem Thema sagt, ist es auch nicht relevant." Das ist derzeit vielfach der Fall - und birgt einen gefährlichen Trugschluss. Denn die Anpassung des Zahlungsverkehrs an europäischen Standard bringt mehr mit sich als nur neue Kontonummern und Bankleitzahlen. Insbesondere all diejenigen Unternehmen, die verstärkt mit dem Lastschriftenverfahren arbeiten, können bei mangelnder Vorbereitung ab dem 1. Februar 2014 Liquiditätsprobleme bekommen. Betroffen ist insbesondere der Onlinehandel, da hier häufig Einzugsermächtigungen schlicht via Onlineformular eingeholt werden; aber ebenso kleinere Dienstleistungs- und Handwerksbetriebe, die Dauerkunden betreuen.

Die Steuerberater sind deshalb in der Pflicht, ihre Mandanten frühzeitig zu beraten. Denn anders als Banken oder Sparkassen, die Unternehmen ebenfalls bei der Umstellung behilflich sind, kennen sie die Zahlungsströme ihrer Mandanten und können daher die entscheidenden Hinweise darauf liefern, wo besonderer Handlungsbedarf besteht. Das setzt allerdings voraus, dass die Berater selbst bereits mit den neuen Regeln vertraut sind. "Am sichersten und schnellsten gelingt dies Kanzleien, wenn sie sofort ihre eigene Umstellung vornehmen", empfiehlt Thoma.

DATEV-IBAN-Assistent zur Datenumstellung nutzen

Die DATEV eG unterstützt Steuerberater dabei mehrfach: Zum einen sorgt der so genannte DATEV-IBAN-Assistent bereits seit Anfang dieses Jahres dafür, dass Nutzer in den relevanten Anwendungen, zum Beispiel auch im Zahlungsverkehr und im Lohn, alle Kontodaten per Knopfdruck in das neue Format transferieren können. Zum anderen hat die Genossenschaft zahlreiche Materialien herausgegeben, die die erforderlichen Umstellungsschritte detailliert darlegen. Auch für die Ansprache und anschließende Beratung der Mandanten stehen passende Arbeitshilfen zur Verfügung. Außerdem gibt es von DATEV eine SEPA-Online-Beratung, die auch für Mandanten genutzt werden kann.

Beim Einsatz des IBAN-Assistenten oder anderer technischer Umstellungshilfen in ihrer kaufmännischen Software müssen Steuerberater wie Unternehmen in jedem Fall beachten, dass eine Prüfung der automatisiert generierten Kontodaten immer notwendig ist. So gibt es beispielsweise eine ganze Reihe von Sonderkonten, etwa zu Spendenzwecken, in speziellen, einprägsamen Formaten, die laut Bundesbank noch nicht automatisch konvertiert werden können. Die manuelle Überprüfung der umgewandelten Daten ist insbesondere deshalb wichtig, weil die Banken mit der Einführung von SEPA nicht mehr verpflichtet sind, einen sogenannten Namen-Nummern-Vergleich durchzuführen. Durch diesen Haftungsausschluss trägt am Ende jeder Bankkunde selbst die Verantwortung für korrekte Daten - und kann bei Falschzahlungen niemanden in Regress nehmen.

SEPA-konforme Einzugsermächtigungen einholen

Besondere Aufmerksamkeit muss bei der Umstellung den Lastschriftverfahren gewidmet werden. Denn für alle Abbuchungen gilt zukünftig, dass dafür ein so genanntes SEPA-Lastschriftmandat vorliegen muss. Dieses Schriftstück muss neben der Unterschrift des Kunden eine so genannte Gläubigeridentifikations- und eine Mandatsreferenznummer sowie einen verbindlichen Text enthalten. Für diesen Zweck gibt es Vorlagen nach den Vorgaben der Deutschen Bundesbank, die beispielsweise die DATEV für ihre Kunden bereitstellt, etwa unter www.datev.de/sepa.

Die Gläubigeridentifikationsnummer vergibt die Deutsche Bundesbank; sie kann online dort beantragt werden. Die Mandatsreferenznummer definiert dagegen jede Kanzlei und jedes Unternehmen selbst - es bietet sich zum Beispiel die Mandantennummer mit Ergänzung an.

"Üblicherweise haben Kanzleien bereits schriftliche Einzugsermächtigungen vorliegen, wenn sie mit dem Lastschriftverfahren arbeiten", erläutert Thoma. Diese können in ein SEPA-Mandat "gewandelt" werden, das heißt die so genannte Gläubigeridentifikations- und eine Mandatsreferenznummer dürfen (handschriftlich) ergänzt werden. Über diese Umwandlung ist der Kunde allerdings schriftlich zu informieren - auch dazu gibt es Vorlagen. Diese Umwandlung ist nur für so genannte SEPA-Basislastschriften möglich.

Bei Mandanten kann es allerdings häufiger vorkommen, dass diese nicht von jedem Lastschriftkunden ein unterschriebenes Dokument vorliegen haben. Das sollte überprüft und gegebenenfalls ein SEPA-Lastschriftmandat eingeholt werden. "Gleiches gilt für so genannte SEPA-Firmenlastschriften, die den bisherigen Abbuchungsaufträgen vergleichbar sind", weiß Thoma. "Für diese müssen zwingend neue SEPA-Lastschriftmandate eingeholt werden und zudem muss der Zahlungspflichtige seine Bank über die Mandatserteilung informieren."

Abbuchungen formal korrekt ankündigen

Auch einige interne Prozesse etwa in der Zahlungsabwicklung sollten im Rahmen der SEPA-Vorbereitungen unter die Lupe genommen werden. Denn künftig müssen im SEPA-Lastschriftverfahren sowohl die Mandanten beziehungsweise Kunden als auch die Bank informiert werden, dass Abbuchungen vorgenommen werden sollen - Kunden mindestens 14 Tage im Voraus, wenn es keine andere Vereinbarung gibt. Bei ihnen genügt es, die so genannte Pre-Notification als Textbaustein in die Rechnung einzutragen.

Bei den Kreditinstituten muss diese Vorankündigung beim ersten Einzug mindestens fünf Tage vorher vorliegen. Dies geschieht, indem der Auftrag entsprechend früher übersandt wird. Die Pre-Notification muss eine Reihe von Angaben enthalten, darunter die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz, den oder die abzubuchenden Beträge sowie den oder die Termine, zu denen abgebucht werden soll. Die Kreditinstitute überprüfen, ob diese Angaben in der Vorankündigung enthalten sind. Jeder Fehler kann hier zu einer Zahlungsverzögerung führen.

Akzeptanz für die Lastschrift nutzen

Kanzleien, die bislang noch keine Lastschriften einsetzen, bietet die SEPA-Umstellung einen günstigen Zeitpunkt, um damit zu beginnen. Denn die Mandanten werden demnächst von vielen Seiten mit SEPA-Lastschriftmandaten konfrontiert werden. Kanzleien, die dieses Umfeld nutzen, stärken damit nachhaltig ihre Liquidität.

Wenn Kanzleien die beschriebenen Arbeitsschritte zeitnah erledigen, sorgen sie nicht nur dafür, dass sie ihre eigene SEPA-Umstellung reibungslos durchlaufen. Sie verschaffen sich vielmehr auch einen Beratungsvorsprung, können ihre Mandanten dadurch individuell auf die für sie relevanten Aspekte hinweisen und die Bearbeitung derselben begleiten. Damit empfehlen sich Steuerberater einmal mehr als unentbehrlicher Problemlöser für ihre Mandanten.