Pressemeldung

Die Zukunft der Rechnung ist digital

DATEV zeigt innovative Wege zur Rechnungsbearbeitung im Public Sector auf

Nürnberg, 16. Oktober 2014: Effiziente Methoden und Werkzeuge zur Rechnungsbearbeitung bilden einen der Schwerpunkte, die die DATEV eG auf der Messe Moderner Staat präsentiert. Auf dem Stand D01 in der Convention Hall (CH) erläutert der IT-Dienstleister unter anderem die Vorteile, die sich durch die Digitalisierung der Rechnungsinformationen ergeben. Aktuelle Stichworte dabei sind Dokumentenmanagement, Ersetzendes Scannen und der elektronische Rechnungsstandard ZUGFeRD.

Wenn Rechnungen digitalisiert werden, führt dies in der Regel zu einem Effizienzgewinn. Deshalb empfiehlt es sich, Papierbelege einzuscannen, um sie elektronisch weiterverarbeiten zu können. Was das in der Praxis für eine Kommune bedeutet, erklärt Kathrin Petersen, Leiterin Rechnungswesen der Stadt Hessisch Oldendorf, am eigenen Beispiel. In ihrem Vortrag "Buchhaltung mit digitalen Belegen - schneller und sicherer Arbeiten" zeigt sie auf, wie die Kommune durch Einsatz des Dokumenten-Management-Systems DATEV DMS ihren Aufwand für die Rechnungsprüfung und -freigabe auf ein zeitliches Minimum reduziert hat. Ohne Qualitätseinschränkungen bei den notwendigen Prüfungsschritten spart die Stadt zudem bares Geld, da sie nun problemlos Skontofristen einhalten kann.

Ganz weg vom Papier

Weitere Ersparnisse ergeben sich, wenn in einem solchen System die Papier-Originale nicht mehr archiviert werden, sondern die elektronischen Kopien als vollwertiger Ersatz dienen. Um ersetzend zu Scannen, sich also der Originale entledigen zu können und so den Aufwand einer Ablage in Aktenordnern zur sparen, müssen allerdings die Scanprozesse sauber dokumentiert werden. Das bestätigte eine Simulationsstudie, die die Universität Kassel gemeinsam mit DATEV im vergangenen Herbst durchgeführt hat. Hilfestellung bei der Frage, wie die Dokumentationsanforderungen erfüllt werden können, bietet eine Muster-Verfahrensdokumentation, die die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband gemeinsam vorgelegt haben.

Benötigt wird Ersetzendes Scannen allerdings nur, solange Rechnungen auf Papier versandt werden. Bereits heute lassen auch einwandfreie durchgängige elektronische Prozesse im Rechnungswesen darstellen. Ein Meilenstein auf diesem Weg ist das neue ZUGFeRD-Verfahren, das ein Standardformat für elektronische Rechnungen definiert. Dabei werden alle wesentlichen Informationen des Beleges wie Rechnungssteller oder Rechnungsbetrag als XML-Code an ein äußerlich gewöhnliches PDF-Dokument angehängt. Der Vorteil: Die hinterlegten Informationen können automatisch und eins zu eins in die Buchhaltung einfließen. In den DATEV-Lösungen steht das neue Format bereits allen Anwendern zur Verfügung.

Darüber hinaus können sich Besucher am Messestand selbstverständlich über das komplette Produkt- und Leistungsspektrum informieren, das DATEV für den Public Sector bereithält. Kern des Angebots ist das durchgängige, zertifizierte Softwarepaket rund um das kommunale Finanzwesen, die betriebswirtschaftliche Steuerung und die Personalwirtschaft für öffentliche Verwaltungen.