Pressemeldung

In einfachen Schritten zum Ersetzenden Scannen

DATEV stellt kostenfreie Arbeitshilfe zur Verfügung

Nürnberg, 17. November 2014: Damit Unternehmen ihre Belege digitalisieren und die Papier-Originale vernichten können, müssen sie ihre Arbeits- und Scan-Prozesse sauber dokumentieren. Mit der kostenfreien "DATEV Arbeitshilfe zur Verfahrensdokumentation beim Ersetzenden Scannen von Buchungsbelegen" unterstützt die DATEV eG Steuerberater nun dabei, diese individuelle Verfahrensdokumentation für das sogenannte Ersetzende Scannen für sich und die von ihnen betreuten Unternehmen auf einfache Weise zu erstellen. Unter www.datev.de/ersetzendes-scannen steht sie DATEV-Mitgliedern ab sofort zur Verfügung.

Basis der Arbeitshilfe ist die im berufsrechtlichen Handbuch veröffentlichte "Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege", die die Bundes-steuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband gemeinsam vorgelegt haben. Die Arbeitshilfe konkretisiert dabei die Musterdokumentation für die Nutzung von DATEV-Programmen. Zudem hat DATEV Automatismen, Eingabemasken, Anlagen und Assistenten eingefügt, die beim Erstellen der individuellen Verfahrensdokumentation Hilfestellung geben.

Verwaltungsaufwand reduzieren

Das Ersetzende Scannen von Buchungsbelegen ist bereits gängige Praxis in großen Unternehmen und wird von der Finanzverwaltung grundsätzlich anerkannt. Die Ablage lässt sich damit unter Einhaltung aller erforderlichen Aufbewahrungspflichten verschlanken. So können Unternehmen bares Geld sparen, da Archivflächen und Kosten für betriebliche Abläufe reduziert werden. Dieses wirtschaftliche Potenzial wird inzwischen nicht nur in der Wirtschaft, sondern auch von der Politik gesehen. Diverse mittelstandsnahe Organisationen und Verbände fordern inzwischen Rechtssicherheit ein. Im Oktober 2014 würdigte sogar Bundeswirtschaftsminister Sigmar Gabriel das Ersetzende Scannen in einer Rede vor dem Nationalen Normenkontrollrat (NKR) als wichtigen Beitrag zum Bürokratieabbau. Dabei betonte er die Rechtmäßigkeit des Vorgehens, räumte aber ein, dass dies noch zu wenigen Unternehmen bekannt sei. Zudem stellte er konkrete Hilfestellungen durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie in Aussicht.

Auch DATEV hat sich zum Ziel gesetzt, Steuerberater und Unternehmen bei der Umsetzung des Ersetzenden Scannens zu unterstützen. So führte der IT-Dienstleister im vergangenen Jahr gemeinsam mit der Universität Kassel eine Simulationsstudie durch, die ergab, dass Finanz- und Zivilgerichte gescannten Belegen grundsätzlich denselben Stellenwert einräumen wie dem Original aus Papier. Die neue Arbeitshilfe für das Erstellen der notwendigen Verfahrensdokumentation ist ein weiterer Schritt dieses Engagements. Zudem stellt DATEV Unterstützungsangebote in Form von Beratungs- und Seminarangeboten sowie diversen Dokumenten in der Wissensvermittlung zur Verfügung.