Schulisches Finanzwesen neu definiert

Vier Berufsschulen wagen mit DATEV den Schritt in die Selbstverwaltung

Nürnberg, 20. November 2015: Mit einem richtungsweisenden Pilotprojekt haben vier hessische Berufsschulen sich mehr Eigenverantwortlichkeit erarbeitet. Die inzwischen "rechtlich selbstständigen beruflichen Schulen" (RSBS) haben dadurch bessere Chancen, den staatlichen Bildungsauftrag mit den lokalen Gegebenheiten und Bedürfnissen zusammenzubringen. Eine Herausforderung auf dem Weg in die Selbstständigkeit war insbesondere die Organisation des Finanzwesens. Gemeinsam mit der DATEV eG haben die in Korbach, Frankenberg, Michelstadt und Kassel ansässigen Bildungseinrichtungen ein vorbildliches System geschaffen, für das sie auch von der hessischen Landesregierung ausgezeichnet wurden.

Eine prüfsichere Buchhaltungssoftware einzuführen, ist eine der zentralen Voraussetzungen, die das Land Hessen für die rechtliche Selbstständigkeit von Schulen definiert. Schließlich wandert die Finanzverwaltungstätigkeit im Zuge der Umstellung in die Schulen. Die Herausforderung dabei: Drei Finanzierungsquellen mit unterschiedlichen Berichtspflichten müssen berücksichtigt und sauber abgebildet werden. Da ist zum einen das Land, das die Ausgaben trägt, die notwendig sind, um den staatlichen Bildungsauftrag zu erfüllen. Der kommunale Träger ist in erster Linie für die Liegenschaften, ihren Betrieb und ihre Instandhaltung zuständig. Daneben gibt es weitere Finanzierungsanteile und Geldgeber, die einzelne Projekte wie Klassenfahrten, Schulveranstaltungen oder Austauschprogramme fördern.

Pionierarbeit im schulischen Finanzwesen

Dieser Finanzierungsmix stellt hohe Anforderungen an das Finanzwesen: Trotz des großen Mischbudgets aus unterschiedlichen Finanzierungsquellen müssen alle Zahlungsströme im Rechnungswesen dargestellt und zugeordnet sein. Sie sind in kommunalrechtliche Vorgaben und Regelwerke zu integrieren, wobei die Möglichkeit der "trennenden" Darstellung und Rechnungslegung gewährleistet werden muss. Die Verwaltungsspitzen der vier Schulen diskutierten diese Anforderungen mit verschiedenen Software-Anbietern. "Ein System, das dies alles leistet, hatte zuvor noch niemand verlangt, deshalb gab es dafür kein passendes Angebot", erinnert sich Martin Merhof, Verwaltungsleiter der Hans-Viessmann-Schule in Frankenberg. Die passende Unterstützung fanden sie bei den Fachleuten der DATEV.

Gemeinsam wurden einheitliche "Grundeinstellungen" definiert und ein für alle Beteiligten passender Kostenstellen- und Kontenplan aufgestellt. Die Zuordnung der Mittel löste das Projektteam, indem jede Kostenstelle in vier Unterkostenstellen unterteilt wurde, sodass es nun problemlos möglich ist, die Finanzierungsquellen gegeneinander abzugrenzen. Da sich die Berichtspflichten an die finanzierenden Organisationen nach wie vor unterscheiden, wurden im System unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten verankert.

Projekt mit Strahlkraft

Rund zwei Jahre dauerten Konzeption und Einführung dieser Infrastruktur für das Finanzwesen. Komplex war das Projekt unter anderem, weil in den einzelnen Schulen unterschiedliche Voraussetzungen bestanden und auch im Projektverlauf mitunter unterschiedliche Projektstände zu koordinieren waren. Heute nutzen die vier Berufsschulen gemeinsam ein für die speziellen Anforderungen optimiertes DATEV-System, das auf einem lokalen Server in der Oskar-von-Miller-Schule in Kassel betrieben wird. Die drei anderen Partner greifen via Telearbeitsplatz über gesicherte Leitungen darauf zu. Der Hauptteil der Einführung ist inzwischen abgeschlossen, lediglich die Implementierung des Kostenrechnungsprogramms der DATEV steht noch aus. Sie wird im kommenden Jahr erfolgen.

Die im Rahmen des Projekts geschaffene Infrastruktur hat auch Modellcharakter für weitere berufliche Schulen in Hessen, die den Status der rechtlichen Selbstständigkeit anstreben. Immerhin bezeichnet die hessische Landesregierung das Projekt als richtungsweisendes Zukunftsmodell für die insgesamt rund 110 Berufsschulen in Hessen und hat es als beispielhaftes Modell im Bereich der Interkommunalen Zusammenarbeit (IKZ) ausgezeichnet.

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DATEV eG

Benedikt Leder

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