Serie Kanzleinachfolge/Kanzleiübernahme - Folge 6

Elektronisch, praktisch, gut - Ihre Arbeitsabläufe

Spätestens, wenn es darum geht, einen Nachfolger oder eine Nachfolgerin für die eigene Kanzlei zu finden, spielt die Effizienz der Arbeitsabläufe eine entscheidende Rolle. Den zentralen Schlüssel zu mehr Wirtschaftlichkeit liefern heute die vielfältigen Möglichkeiten der Digitalisierung. Aber auch der Chef bzw. die Chefin selbst – häufig Umsatzbringer Nummer eins – trägt mit seinem/ihrem persönlichen Zeitmanagement entscheidend dazu bei.

Es soll sie ja immer noch geben, die dienstälteren Steuerberater, die ihre Assistentinnen bitten, jede an sie gerichtete E-Mail auszudrucken und sie ihnen in der Dokumentenmappe vorzulegen. Vermutlich sind sie aber inzwischen nicht mehr aktiv, denn es hat sich herumgesprochen, dass die so genannten Medienbrüche – von digital auf Papier und zurück oder von einem digitalen Format zum anderen – viel Zeit und Geld kosten.

Die Beratungsrealität spielt sich ungeachtet dessen in vielen Steuerberatungskanzleien heute trotzdem noch überwiegend auf dem Papier ab. Manche Mandanten bringen die sprichwörtlichen Schuhkartons, chaotisch mit Belegen befüllt, die Ordentlicheren liefern brav ihren Pendelordner am Ende des Monats ab. Die Konsequenzen daraus sind sowohl für den Steuerberater als auch für den Mandanten unbefriedigend: Die Kanzlei sichtet und sortiert, der Mandant sucht und telefoniert, so er einen Beleg benötigt, der gerade weg ist, und strapaziert dadurch die Geduld der Steuerfachangestellten, die wiederum eine Menge Arbeitszeit verlieren.

Erklärtes Ziel: digitale Prozesse statt Papierstau

Wer sich vom Papier verabschiedet – und das ist völlig problemlos möglich – spart sich diesen Aufwand und kann in seinen Prozessen weitere Vorteile der Digitalisierung nutzen. Beim digitalen Belegwesen scannt der Mandant jede Papierrechnung, die er erhält, unmittelbar ein und überträgt sie automatisch digital über die Lösung Belege online an das Rechenzentrum der DATEV. Nicht nur er selbst, sondern auch sein Steuerberater hat anschließend dort jederzeit Zugriff auf alle gespeicherten Belegbilder. Die Weiterverarbeitung erfolgt in der zwischen beiden vereinbarten Aufgabenteilung.

Für die Kanzleiorganisation hat die Digitalisierung den entscheidenden Vorteil, dass die Buchführungsarbeiten kontinuierlich erledigt werden können. Bei der Abschlusserstellung sind zudem immer alle fraglichen Belege sofort greifbar, und auch jenseits der digitalen Buchführung, die schon bald eine automatisierte sein wird, gibt gewaltige Arbeitserleichterungen, etwa über die Kommunikation mit Banken und Sparkassen über das Programm DATEV Zahlungsverkehr. Dieses fragt Kontobewegungen automatisch ab oder erstellt vorab definierte Überweisungsaufträge und unterbreitet auch gleich die dazu passenden Buchungsvorschläge.

Wichtige Etappe: Mandanten überzeugen

Eine ganze Reihe von Kanzleien hat diese Vorteile natürlich längst erkannt und daher setzen auch immer mehr Steuerberater die entsprechenden Lösungen ein. Doch nur ein Teil der Mandantschaft wird tatsächlich digital verbucht, der – meist größere – Rest deckt die Kanzlei weiterhin unbeirrt mit Papier ein.

Es sei nicht verhehlt, dass genau darin derzeit die Hauptschwierigkeit vieler Berater liegt: Sie müssen im Grunde jeden einzelnen ihrer Mandanten davon überzeugen, auf den digitalen Zug aufzuspringen. Denn erst wenn alle Mandate tatsächlich digital verbucht werden, lässt sich die derzeitige Praxis von zwei parallelen Arbeitsprozessen – alles andere als ein Paradebeispiel von Effizienz – beenden. Das erfordert neben Zeit auch gute Argumente in der Kommunikation. Dennoch sollten Berater und Beraterinnen diese Herausforderung zügig angehen. Denn je eher sie ihre Mandanten davon überzeugen, sie auf dem Weg zur Digitalisierung zu begleiten, desto schneller stellen sich Verbesserungen in der Wirtschaftlichkeit ein. Und im DATEV-Umfeld sind die digitalisierten Daten auch bestmöglich vor dem Zugriff Unbefugter geschützt.

Bisher gab es auch Vorbehalte, weil die Ansicht bestand, aus rechtlichen Gründen müssten Papierbelege wegen der Aufbewahrungsfristen auch dann aufbewahrt werden, wenn sie eingescannt wurden. Diese Vorbehalte sind obsolet. Denn in einer Simulationsstudie der Universität Kassel entschieden die beteiligten Richter in der Mehrzahl der Fälle, dass eine elektronische Kopie vor Gericht als Beweis ausreicht, wenn sie richtig eingescannt und je nach Dokumentenklasse eventuell noch digital signiert ist.

Unbestechliche Juroren: Mandanten, Mitarbeiter und Käufer

Ohnehin werden in einigen Jahren fast alle Mandanten von sich aus nur noch digital Dokumente austauschen. Bis dahin abzuwarten ist allerdings keine Alternative. Gerade unter Werterhaltungsgesichtspunkten ist es für jede Kanzlei schlichtweg ein Muss, stetig neue Mandanten hinzuzugewinnen. Aber attraktive Neumandate, also vielversprechende, erfolgreiche und zukunftsfähige Unternehmen jeder Größenordnung und jeden Alters, haben mehrheitlich die alte papierene Geschäftswelt längst hinter sich gelassen und erwarten von ihrem Berater zu Recht genau dasselbe.

Auch jüngere Mitarbeiter verspüren heute wenig Lust, sich mit antiquierten Arbeitsabläufen herumzuschlagen – ob sie nun schon zu den „Digital Natives“ gehören oder nicht. Sie suchen ihre Arbeitgeber gezielt nach dem Kriterium aus, ob sie in der jeweiligen Kanzlei ihre Aufgaben mit einer Technik auf der Höhe der Zeit erledigen und dadurch selbst up to date bleiben und von der Flexibilität und den Chancen der neuen technischen Möglichkeiten profitieren.

Noch mehr als diese beiden Gruppen achten potenzielle Nachfolger respektive Käufer oder Juniorpartner auf die Effizienz der Arbeitsabläufe in einer Kanzlei, in die sie investieren wollen. Dies gilt sowohl für Existenzgründer als auch für etablierte Kanzleien, die durch Kauf wachsen wollen. Sie gelten mittlerweile im Übrigen als wichtigste Interessentengruppe und sind in der Regel äußerst professionell organisiert. Jede Kanzlei, die als Kaufobjekt attraktiv sein will, muss daher ebensolche technischen Voraussetzungen mitbringen, um nach einer Übertragung eine schnelle Integration zu gewährleisten.

Persönliche Voraussetzung: Mehr Zeit für Beratung gewinnen

Neben der Qualität der (digitalen) Organisation der Kanzlei entscheidet auch der ganz persönliche Umgang mit der vorhandenen Arbeitszeit maßgeblich über die Wirtschaftlichkeit. Jeder weiß: Wenn man endlich einmal konzentriert bei einer Sache bleiben könnte, ließen sich die meisten Dinge deutlich schneller erfolgreich abschließen. Doch genau das Gegenteil ist die tägliche Realität in deutschen Büros: pausenlos ploppen E-Mails auf, die postwendend beantwortet sein wollen, Mandanten rufen häufig an, Mitarbeiter haben unzählige Fragen – überspitzt formuliert halten sich alle irgendwie gegenseitig ständig vom Arbeiten ab.

Eine Möglichkeit, den ständigen Störungen der Konzentration beizukommen, ist die Festlegung einer „kommunikationsfreien“ Zeit. Während einer definierten Spanne – etwa Dienstag- oder Mittwochnachmittag – hat jeder und jede in der Kanzlei ein Zeitfenster, in dem er oder sie ungestört genau die Dinge abarbeiten kann, die hohe Konzentration erfordern. Ob die Kanzlei während dieser Zeit ganz geschlossen werden soll, ist sicherlich eine Überlegung wert. Es gibt Steuerberater, die dies so handhaben. Das Resultat ist ein deutlich schnelleres und besseres Erledigen komplexer Aufgaben und die Chance, die gewonnenen Freiräume für zusätzliche Beratungsgespräche zu nutzen. Das steigert den Beratungsumsatz – der wiederum ein wichtiger Werttreiber im Hinblick auf eine etwaige Veräußerung ist.

Ansprechpartner zum Thema Nachfolge für Kunden: Steffen Bock, DATEV Consulting.

Weitere Informationen zum Thema Kanzleinachfolge/Kanzleiübernahme finden Sie unter www.datev.de/nachfolge, per Mail über consulting@datev.de oder telefonisch über Telefon 0800 3283823 (Programm-Hotline) oder Telefon 0800 3283878 (Kanzleigründer-Hotline).

Pressekontakt

DATEV eG

Claudia Specht

Telefon 0911 319-51224
claudia.specht@datev.de

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