Ein wenig sperrig wirkt nicht nur der Begriff: Das Qualitätsmanagement musste sich innerhalb der vergangenen 15 Jahre seinen Weg in die Kanzleien erst mühsam bahnen. Mittlerweile aber schätzen viele Steuerberater System und Siegel – nicht nur aus Imagegründen, sondern auch unter Wirtschaftlichkeitsaspekten. Und auch potenzielle Nachfolger suchen gezielt nach Qualitätskanzleien.
Lässt sich die Güte der Beratungsleistung tatsächlich systematisch verbessern? Machen Checklisten den Unterschied? Lohnt sich der bürokratische Aufwand? Diese Fragen tauchen immer dann auf, wenn Steuerberater sich erstmals mit dem Thema Qualitätsmanagement beschäftigen. Die Antworten lauten: Ja. Denn gerade bei den vielen Routineaufgaben, mit denen die Mitarbeiter jeden Tag beschäftigt sind, sinkt die Fehlerquote durch Standardisierung enorm. Checklisten bieten dabei neuen wie langjährigen Angestellten eine echte Hilfestellung – und vollgepackt mit häufig überflüssigen Formalien ist das Siegel des Deutschen Steuerberaterverbandes im Gegensatz zum klassischen ISO-Zertifikat längst nicht mehr.
Ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem leistet noch viel mehr: Es versetzt den Kanzleiinhaber bzw. die Kanzleiinhaberin überhaupt erst in die Lage, seine/Ihre Praxis unternehmerisch zu führen. Denn nur dann, wenn das Routinegeschäft optimal organisiert ist, entstehen die notwendigen Freiräume für eine gezielte strategische Ausrichtung. Davon profitiert nicht nur der Steuerberater selbst unmittelbar persönlich und monetär, sondern auch seine Kanzlei steigt im Wert und gewinnt an Attraktivität für einen zukünftigen Nachfolger.
Die Basis, um ins Qualitätsmanagement einzusteigen, haben sehr viele Kanzleien bereits in ihren Systemen: DATEV ProCheck, das im Mehrwert-Angebot enthalten ist. Mit dem Programm lassen sich alle Prozesse individuelle festlegen und dokumentieren, zudem sind Standardprozesse im DATEV ProCheck Prozessmodell Steuerberater enthalten. Wer nun aber versucht, allein mit der Software ein Qualitätsmanagementsystem einzuführen, wird sich sehr schwer tun.
Die minimale Unterstützungsleistung, die Steuerberater in Anspruch nehmen sollten, ist eine mehrstündige Einführung in das Programm. Weitaus vielversprechender ist allerdings, die Experten umfassender mit ins Boot zu holen, da es unter anderem gilt, die Mitarbeiter von Anfang an positiv an das Projekt zu binden. Ihre Bedenken und Befürchtungen zu zerstreuen sowie womöglich latent vorhandene Beharrungskräfte aufzubrechen, gelingt Externen erfahrungsgemäß deutlich besser.
Speziell für kostensensible Kanzleien bietet die DATEV inzwischen die Möglichkeit, sich im Rahmen von Arbeitskreisen gemeinsam mit drei bis vier Kollegen bei den erforderlichen Vorarbeiten unterstützen zu lassen. Dabei sind grundsätzlich beim ersten Termin auch alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Kanzleien eingeladen und erfahren aus erster Hand, wie sie persönlich ganz unmittelbar während ihrer täglichen Arbeit profitieren. Außerdem erhalten sie gleichzeitig eine ProCheck-Schulung.
Deutlich komfortabler als der Besuch der Arbeitskreise ist die maßgeschneiderte Unterstützung durch DATEV-Berater für die Dauer von acht bis zehn Tagen vor Ort in der Kanzlei. Sie informieren nicht nur darüber, wie Prozesse dokumentiert und verbessert werden können, sondern begleiten die Kanzlei zugleich bei der Umsetzung des Systems in die tägliche Praxis.
Ob am Ende der Bemühungen zwingend eine Zertifizierung – und wenn ja, welche – stehen muss, ist eine Frage, die Kanzleien nur individuell beantworten können. Betreut ein Steuerberater etwa zahlreiche Mandanten aus der Zulieferindustrie, sorgt das dort bekannte ISO-Zertifikat sicherlich für einen erheblichen Imagegewinn. Angehörige anderer Branchen setzen ihren Fokus dagegen weniger auf dieses zwar geläufigere, aber umfangreichere Zertifikat und betrachten stattdessen das für den Berufsstand angepasste Qualitätssiegel des Deutschen Steuerberaterverbandes als gleichwertig.
Potenzielle Nachfolger bringen zertifizierten Kanzleien in jedem Fall einen Vertrauensvorschuss entgegen, so dass insbesondere all jene, die in absehbarer Zeit ihre Kanzlei veräußern wollen, nicht auf ein solches Audit verzichten sollten. Ein Zertifikat signalisiert im Übrigen nicht nur die Qualität der Arbeitsergebnisse, sondern lässt zugleich Rückschlüsse auf die Fähigkeit und die Bereitschaft der Angestellten zu Veränderung und Verbesserung zu. Das ist letztlich ein ganz wesentliches Kriterium für eine gelungene Übertragung an einen Nachfolger oder eine Nachfolgerin.
Wer nun im Hinblick auf die eigene Nachfolge ein Qualitätsmanagementsystem etablieren will, sollte bedenken, dass es dazu eines Vorlaufs von ein bis zwei Jahren bedarf. Zwar dauert die reine Einführung selten länger als etwa ein Dreivierteljahr, doch die Zeitspanne, bis das System tatsächlich zur Selbstverständlichkeit avanciert ist, ist erheblich länger. Die neu dokumentierten Leistungsprozesse müssen in ihren Feinheiten erst von allen Mitarbeitern verinnerlicht werden, der kontinuierliche Verbesserungsprozess muss erst in Gang kommen, ehe sich deutlich spürbare Effekte einstellen.
Bereits unmittelbar nach einer Zertifizierung aber lässt sich diese bereits effektiv vermarkten: Eine Qualitätskanzlei muss sich dann nicht mehr über den Preis positionieren, sondern kann das über ihre Leistung erreichen. Eine erste kleine monetäre Anerkennung des Zertifikats zollen in vielen Fällen die Versicherer, die geprüften Kanzleien einen Rabatt auf die Prämie für die Berufshaftpflichtversicherung einräumen.
Ansprechpartner zum Thema Nachfolge für Kunden: Steffen Bock, DATEV Consulting.
Weitere Informationen zum Thema Kanzleinachfolge/Kanzleiübernahme finden Sie unter www.datev.de/nachfolge, per Mail über consulting@datev.de oder telefonisch über Telefon 0800 3283823 (Programm-Hotline) oder Telefon 0800 3283878 (Kanzleigründer-Hotline).
Claudia Specht
Telefon 0911 319-51224
claudia.specht@datev.de
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