Steuer und Recht kompakt - Februar 2017

Reisekosten richtig abgerechnet

Finanzverwaltung legt seit Anfang 2017 neue Werte fest

Nürnberg, 03. Februar 2017: Ein Jahreswechsel ohne Änderungen im Steuerrecht ist kaum vorstellbar. Nach der umfassenden Reisekostenreform 2015 hat die Finanzverwaltung zum Anfang des Jahres 2017 die Pauschalen vor allem bei der Abrechnung von Mahlzeiten, aber auch bei beruflich bedingten Umzügen runderneuert. Zum 1. Januar wurden so einige Änderungen rechtskräftig, die für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen interessant sind.

So mancher Job bringt zahlreiche Dienstreisen mit sich: Fahrten zu Kunden und Lieferanten, Reisen zu anderen Unternehmensstandorten und Meetings, Anwesenheitspflicht bei Messen und Veranstaltungen. Aber auch Angestellte, die nur hin und wieder geschäftlich unterwegs sind, können sich ihre Reisekosten vom Arbeitgeber erstatten lassen. Die Alternative: Sie setzen ihre Reisekosten in ihrer Steuererklärung ab. Oder aber die Betreffenden erhalten auf Reisen direkt Kost und Logis unentgeltlich von ihrem Arbeitgeber.

Kostenlose Mahlzeit als geldwerter Vorteil

Für freie Verpflegung gelten Sachbezugswerte. Stellt also der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern während einer Auswärtstätigkeit kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten zur Verfügung, dann ist der Wert nach der so genannten monatlichen Sachbezugsverordnung als Arbeitslohn zu bemessen. Bekommt der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber freie Verpflegung, so ist der entsprechende Sachbezugswert der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil. „Mit anderen Worten: Der Arbeitgeber muss für die Mahlzeiten seiner Mitarbeiter Lohnsteuereinbehalten. Auch die Beiträge zur Sozialversicherung müssen entsprechend berechnet und abgeführt werden“, erklärt Dr. Robert Mayr, Vorstandsvorsitzender der DATEV. Wie viel jedoch eine einzelne Mahlzeit wert ist, ist nicht immer leicht zu bestimmen. Um die Berechnung einfacher zu gestalten, veröffentlicht das Finanzamt in jedem Jahr die neuen amtlichen Sachbezugswerte. Sie dienen als Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Lohnsteuer.

Die Sachbezugswerte werden jährlich überprüft und in die Sozialversicherungsentgeltverordnung aufgenommen. Dabei orientiert sich die Gesetzgebung am Verbraucherpreisindex. Da dieser Index in puncto Verpflegung im Vergleichszeitraum um 1,9 Prozent gestiegen ist, werden auch die entsprechenden Sachbezugswerte für Verpflegung erhöht. Die Finanzverwaltung legt ab 1. Januar 2017 einen Monatswert von 241 Euro für Verpflegung fest. Für verbilligte oder kostenlose Mahlzeiten sind dann

  • für ein Frühstück 1,70 Euro und
  • für ein Mittag- oder Abendessen 3,17 Euro

anzusetzen.

Achtung: Der Ansatz als Arbeitslohn mit dem Sachbezugswert entfällt, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte. Dies ist der Fall bei einer Abwesenheit von mindestens acht Stunden sowie bei mehrtägiger Abwesenheit. Im Gegenzug erfolgt dann aber eine Kürzung der steuerfreien Verpflegungspauschalen für vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung gestellte Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- bzw. Abendessen).

Die Sachbezugswerte für Verpflegung sind nicht nur für die beruflichen Vielfahrer unter den Arbeitnehmern interessant. Sie greifen auch, wenn Arbeitnehmer in der betriebseigenen Kantine kostenlos oder verbilligt essen. Ein lohnsteuerpflichtiger Vorteil entsteht bei einer verbilligten Mahlzeit in der betriebseigenen Kantine jedoch nicht, wenn der Arbeitnehmer einen Essenspreis mindestens in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts bezahlt.

Praxistipp: Die neuen Sachbezugswerte können bereits ab dem ersten Abrechnungsmonat des Jahres 2017 angewendet werden, da die geänderte Sozialversicherungsentgeltverordnung am 1. Januar 2017 in Kraft getreten ist. Der Verbraucherpreisindex für Unterkunft oder Mieten hat sich dagegen im Vorjahresvergleich nicht verändert. Aus diesem Grund wird der Wert für Unterkunft oder Mieten als Sachbezug in diesem Jahr gleich bleiben. Dieser liegt derzeit bei 223 Euro.

Kostenerstattung: Chef kann, muss aber nicht

Bei Dienstreisen im In- oder Ausland können Arbeitgeber ihren Angestellten die Übernachtungskosten steuerfrei erstatten. Sie müssen es allerdings nicht. „Welche Kosten der Arbeitgeber arbeitsrechtlich ersetzen muss, ist im Arbeitsvertrag, in Dienstanweisungen oder im Tarifvertrag geregelt. Hier lohnt sich das Gespräch mit der Personalabteilung“, empfiehlt Steuerberater Dr. Robert Mayr. Im Ausland gelten für den Mehraufwand an Verpflegung je nach Land – und manchmal dort noch nach einzelnen Städten gestaffelt – unterschiedliche Pauschbeträge. Wollen Arbeitnehmer jedoch ihre Übernachtungskosten jenseits der deutschen Grenzen in ihrer privaten Einkommensteuererklärung geltend machen, müssen sie die tatsächlichen Aufwendungen nachweisen. Ein Ansatz der Übernachtungspauschbeträge ist nicht möglich. Außerdem gilt: Sind Frühstück und/oder weitere Essen im Hotelpreis so inbegriffen, dass der Betrag für die Mahlzeit nicht gesondert ausgewiesen ist, müssen sie die Rechnung kürzen:

  • Übernachtung mit Frühstück: Kürzung um 20 Prozent des jeweiligen Länderpauschbetrags für Verpflegung
  • Übernachtung mit Mittag- oder Abendessen: Kürzung um 40 Prozent des jeweiligen Länderpauschbetrags für Verpflegung.

Umzug: Pauschalen nutzen statt Belege sammeln

Vielleicht wollen Sie das neue Jahr nutzen, um die ständige Fahrerei im Zusammenhang mit dem Job zu minimieren. Vielleicht planen Sie, sich eine kleine Wohnung am Arbeitsort zu mieten – oder aber wollen eine doppelte Haushaltsführung beenden. Immer dann, wenn Ihr Umzug beruflich bedingt ist, können Sie die Kosten dafür steuerlich geltend machen. Bei einem solchen Umzug fallen auch viele kleine Ausgaben an – etwa das Trinkgeld für die Möbelpacker, Kosten für das Ändern der Personalausweise oder die Ummeldung des Autos.

Damit kein Beleg im Umzugschaos gesucht werden muss, gewährt die Finanzverwaltung eine Pauschale für sonstige Umzugskosten. Diese beträgt für Umzüge ab dem 1. Februar 2017 für Ledige 764 Euro und für Verheiratete 1.528 Euro. Wenn Sie im Januar umgezogen sind, müssen hier noch die bisherigen Pauschalen angesetzt werden: 746 Euro für Ledige und 1.493 Euro für Ehepaare. Die Alternative ist, die Kosten dem Finanzamt im Einzelnen nachzuweisen. Dann prüft das Finanzamt allerdings genau, ob die Ausgaben wirklich durch den Umzug entstanden sind oder ob Sie sich nicht einfach nur ein paar schöne neue Möbel gegönnt haben.

Tipp: Je nach Bundesland – und manchmal je nach Schule – fällt den Kindern der Umzug schwer. Nachhilfe ist notwendig, damit die Kinder weiterhin im Unterricht mitkommen. Die Kosten dafür sind ebenfalls abzugsfähig, allerdings nur bis zu einem Höchstbetrag von 1.882 Euro. Ab dem 1. März 2017 gilt künftig ein Maximalbetrag von 1.926 Euro.

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Thomas Kähler
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