Steuer und Recht kompakt - März 2018

Mit dem Dienstwagen in den Urlaub?

Vor den Ferien rechtliche Spielregeln klären

Nürnberg, 13. März 2018: Ob innerhalb Deutschlands oder jenseits der Grenzen: Viele deutsche Urlauber verreisen mit dem Auto. Und das kann durchaus der Firmenwagen sein – wenn der Arbeitgeber diese Nutzung erlaubt. Ein Blick in den Überlassungsvertrag zeigt, was gestattet ist und was nicht. Übernimmt der Chef sogar Kosten für Maut und Schutzbrief, kann dies allerdings ein geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer sein und muss damit als zusätzlicher steuerpflichtiger Arbeitslohn gewertet werden.

Ein Dienstwagen ist nicht auf betriebliche Termine wie Fahrten zu Kunden oder Lieferanten beschränkt. Wenn es darum geht, für Mitarbeiter zusätzliche Motivationsanreize zu schaffen, sind Privatfahrten mit dem Firmenwagen in vielen Betrieben durchaus gängig. Zu solchen Privatfahrten zählen beispielsweise

  • Einkaufsfahrten
  • Fahrten zu Verwandten und Freunden
  • Fahrten zu kulturellen oder sportlichen Veranstaltungen
  • Fahrten ins Restaurant oder Mittagsheimfahrten oder auch
  • Urlaubsfahrten.

Die private Nutzungsmöglichkeit des Firmenwagens ist ein geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss. Dabei gibt es zwei Wege der Besteuerung: Die Ein-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch.

Bei der pauschalen Ein-Prozent-Regelung wird monatlich ein Prozent des Brutto-Neuwagen-Listenpreises als geldwerter Vorteil für die private Nutzung angesetzt. "Der Brutto-Neuwagen-Listenpreis gilt unabhängig von den tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs, also auch für Gebrauchtwagen und reimportierte Fahrzeuge", erläutert der Vorstandsvorsitzende der DATEV, Dr. Robert Mayr. Außerdem inklusive bei dieser Berechnungsgrundlage: die Umsatzsteuer sowie Kosten für Sonderausstattung ab Werk. Ist der Firmenwagen ein Elektrofahrzeug, darf der Listenpreis sogar gemindert werden: Dieser wird pauschal um die Kosten für das Batteriesystem gekürzt. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können sich aber auch ausdrücklich für den Einzelnachweis entscheiden – dann muss ein Fahrtenbuch geführt werden.

Überlassungsvertrag zeigt, was erlaubt ist

Aber nicht jeder Chef sieht es gern, wenn der Firmenwagen auch in der Freizeit gefahren wird. Daher spricht so mancher Arbeitgeber ein privates Nutzungsverbot aus, damit der Mitarbeiter mit dem Dienst-Pkw tatsächlich nur zu betrieblichen Terminen unterwegs ist. Bei individuell zugewiesenen Fahrzeugen müssen solche Nutzungsverbote allerdings auch tatsächlich kontrolliert werden. Ob Arbeitnehmer mit ihrem Dienstwagen in die Ferien fahren dürfen, ergibt sich aus dem Überlassungsvertrag. Dort ist beschrieben, ob die Privatnutzung des Firmenwagens gestattet ist – und wohin der Angestellte damit fahren darf. In manchen Überlassungsverträgen finden sich beispielsweise Regelungen, die private Fahrten ins Ausland verbieten, um die Laufleistung nicht außerordentlich zu erhöhen.

Ebenfalls denkbar sind Vereinbarungen, bei denen der Chef Fahrten in Länder untersagt, in denen mit Risiken für das Fahrzeug zu rechnen ist – oder es wird eine Obergrenze für die Privatkilometer festgelegt. Möglich ist außerdem, dass der Arbeitnehmer die Tankkosten im Ausland zahlt und eine Selbstbeteiligung bei einem selbst verschuldeten Unfall übernimmt. Wenn der Arbeitgeber die Ausgaben für Maut und Schutzbrief trägt, kann dies ein geldwerter Vorteil sein. Diesen muss der Angestellte als zusätzlichen steuerpflichtigen Arbeitslohn versteuern. "Sind für privat veranlasste Auslandfahrten Vignetten nötig oder fällt Maut an, sollte dies daher der Arbeitnehmer selbst zahlen. Das erspart ihm und seinem Chef Lohnsteuer und bürokratischen Aufwand", sagt Steuerberater Robert Mayr.

Selbst gezahlte Kfz-Kosten steuerlich geltend machen

Tipp: Vor kurzem hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass Arbeitnehmer, die individuelle Kosten für ihren Firmenwagen selbst tragen, ihren geldwerten Vorteil um diesen Betrag mindern können. Nach Ansicht des Gerichts wird der geldwerte Vorteil aus der privaten Nutzungsmöglichkeit auch bei Anwendung der pauschalen Ein-Prozent-Methode reduziert, wenn auch die Arbeitnehmer-Zuzahlungen geleistet oder individuelle Kfz-Kosten übernommen werden. Der private Nutzungsvorteil werde weiterhin unabhängig von den tatsächlichen Verhältnissen mit 1 Prozent des Listenpreises bewertet – oder eben über das Fahrtenbuch. "Es ist dann in einem zweiten Schritt Sache des Arbeitnehmers, die von ihm selbst getragenen Kfz-Kosten geltend zu machen und belastbar nachzuweisen", erklärt Mayr. Nicht nur selbst getragene Benzinkosten mindern auf diese Weise künftig den zu versteuernden geldwerten Vorteil. Der Bundesfinanzhof nannte ausdrücklich auch andere individuelle Aufwendungen, wie Versicherungsbeiträge oder Leasingraten. Wer derartige Ausgaben für seinen Firmenwagen selbst zahlt, kann die individuellen Kosten steuermindernd geltend machen.

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