Das Finanzamt is(s)t mit

Nürnberg, 27. Juni 2019: Wohnen, Essen, Kleidung – all das ist in aller Regel Privatsache und nur in seltenen Fällen steuerlich abzugsfähig. Allerdings er-wartet der neue Kunde beim Geschäftsessen schon mal die Einladung in ein gutes Restaurant. Und auch die Mitarbeiter sind zufriedener, wenn sie nach einem anstrengenden Projekt bei einem guten Essen entspannen können. Für derartige Varianten der Bewirtung hat auch das Finanzamt Verständnis. Allerdings sollten Unternehmer die notwendigen Formalien für den Steuerabzug kennen – damit am Ende nicht noch der Betriebsprüfer vor der Tür steht.

Essen muss man immer, gleich ob während der Arbeitszeit oder in der Freizeit. Deswegen sind solche Aufwendungen für die Lebensführung normalerweise steuerlich uninteressant – und nicht abzugsfähig. Allerdings hat das Finanzamt ein Einsehen, wenn Unternehmer mit Geschäftspartnern essen gehen oder ihre Arbeitnehmer während einer längeren Besprechung bewirten. Dann ist die Bewirtung betrieblich veranlasst – mit der Folge, dass die Ausgaben dafür steuerlich geltend gemacht werden können. Bewirtungskosten sind vor allem Aufwendungen für Speisen, Getränke aber auch Nebenkosten, die im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen, beispielsweise Trinkgelder oder Garderobengebühren. Allerdings muss die Bewirtung eindeutig im Vordergrund stehen.

Bei betrieblichen Anlässen gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder die Bewirtung findet aus nicht geschäftlichem Anlass statt – dabei handelt es sich in der Regel um die Bewirtung der Mitarbeiter – oder es gibt einen geschäftlichen An-lass. Wer einen Kunden beispielsweise nach erfolgreichem Vertragsabschluss zum Essen einlädt, bietet eine Bewirtung mit geschäftlichem Anlass. Mit der Konsequenz, dass die Kosten für Speisen und Getränke lediglich zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abgezogen werden dürfen. „Damit können die Aufwendungen als Betriebsausgabe zwar nur eingeschränkt geltend gemacht werden. Die Vorsteuer aber darf zu 100 Prozent aus dem Beleg gezogen werden“, erklärt Dr. Robert Mayr, Vorstandsvorsitzender der DATEV. Außerdem muss der Kunde noch gar nicht Kunde sein: Wer einen potenziellen Geschäftspartner in der Hoffnung auf eine Zusammenarbeit ins Restaurant einlädt, darf ebenfalls den Steuerabzug ansetzen.

Bewirtung – bitte fehlerfrei!

Damit das Finanzamt den Steuerabzug akzeptiert, brauchen Unternehmen zum einen eine ordnungsgemäße Rechnung, wie sie das Umsatzsteuergesetz vorschreibt. Zum anderen muss die Bewirtung gesondert dokumentiert wer-den: „Das bedeutet, dass das Finanzamt bei einem Restaurantbesuch keinen Eigenbeleg akzeptiert, sondern nur einen maschinell erstellten und registrierten Rechnungsbeleg einer Registrierkasse. Darüber hinaus müssen Ort, Datum, die Namen aller Teilnehmer, der Anlass der Bewirtung, die verzehrten Speisen und Getränke sowie die einzelnen Preise aufgeführt sein sowie vom Gastgeber unterschrieben werden“, erläutert Steuerberater Mayr.

Belohnung für außergewöhnlichen Einsatz

Beim Essen mit den eigenen Arbeitnehmern müssen Unternehmer ebenfalls einige Punkte beachten. Hier unterscheidet das Finanzamt beispielsweise in Bewirtungen aus besonderem Anlass und Bewirtungen außer Haus. „Steht ein größeres Projekt an und Sie lassen Essen und Getränke in die Firma liefern, handelt es sich um eine Bewirtung aufgrund eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes. Hier bleibt der geldwerte Vorteil für den Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei. Allerdings darf der Wert der Bewirtung 60 Euro brutto pro Mitarbeiter nicht übersteigen“, sagt Mayr. Achtung: Dabei handelt es sich um die Freigrenze für persönliche Anlässe und nicht um einen Freibetrag. Das bedeutet: Übersteigen die Kosten pro Arbeitnehmer den Betrag auch nur um einen Cent, wird die komplette Summe steuerpflichtig.

Das Belohnungsessen außer Haus – zum Beispiel der Gang ins Restaurant nach der monatlichen Teamsitzung – zählt zum Arbeitslohn und ist damit lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Dies können Arbeitgeber nur umgehen, wenn sie für das Belohnungsessen die monatliche Freigrenze für Sachbezüge in Höhe von 44 Euro nutzen. Das setzt aber voraus, dass diese Freigrenze im betreffenden Monat noch nicht durch andere Sachbezüge – zum Beispiel Waren- oder Tankgutscheine – aufgebraucht worden ist.

Ein bisschen Gebäck muss sein

Eine übliche Geste der Höflichkeit: Das sieht das Finanzamt dann, wenn Getränke, Kaffee und Kekse oder belegte Brötchen bei einer Besprechung auf dem Tisch stehen. Die Folge: Die Kosten dafür sind zu 100 Prozent als Betriebs-ausgaben abzugsfähig. Auch die besonderen Aufzeichnungspflichten für Bewirtung müssen hier nicht beachtet werden. Aber Vorsicht: Ob es sich noch um eine Aufmerksamkeit oder schon um eine komplette Bewirtung handelt, hängt meist vom Umfang und auch vom Verhältnis zwischen Anwesenden und Bewirtung ab. In einem solchen Fall ist der Rat des Steuerberaters das Essen wert.

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