DATEV unterstützt Dokumentation zur Kassenführung

Rechtlich einwandfrei Prozesse gestalten und Daten archivieren

Nürnberg, 12. August 2019: Das Thema mit dem sperrigen Begriff „Verfahrensdokumentation“ brennt vielen Unternehmern und Steuerberatern unter den Nägeln. Hintergrund ist die Verpflichtung, dass Unternehmen in Deutschland detailliert schriftlich dokumentieren müssen, wie sie ihre kaufmännischen Prozesse gestaltet haben – von der Erfassung und Verarbeitung ihrer Belege und sonstigen Dokumente bis zur Aufbewahrung der digital entstandenen Daten, beispielsweise in der Bargeldkasse. Der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungstechnik e.V. (DFKA) hat kürzlich eine entsprechende Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung veröffentlicht. Sie kann von kassenführenden Unternehmern und deren Steuerberater oder Steuerberaterin als Orientierungshilfe für die Erstellung einer individuellen Verfahrensdokumentation genutzt werden. Das vereinfacht diese Aufgabe deutlich und erleichtert zudem das rechtlich korrekte Einrichten der eigenen Prozesse rund um die Kassenführung. Die DATEV eG unterstützt ihre Kunden beim Einsatz dieser Vorlage und hat diese in das Zusatzmodul „Abschlussprüfung Verfahrensdokumentation“ integriert.

Grundlage der weitgehenden Dokumentationspflichten der Unternehmen sind die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Demnach müssen Unternehmen die technischen und organisatorischen Prozesse rund um ihre Finanzbuchführung unter anderem so dokumentieren, dass ein sachverständiger Dritter, also vor allem die Finanzverwaltung, die entsprechenden Abläufe in dem Unternehmen nachvollziehen und prüfen kann. Zudem sind die unternehmensinternen Prozesse so zu gestalten, dass die digitalen Grundaufzeichnungen nachträglich nicht verändert werden können. Zu den Prozessen rund um die Finanzbuchführung gehören auch Vorsysteme, wie beispielsweise die Kassen und das Kassenbuch. Die revisionssichere Archivierung der Daten aus Kassensystemen, aber auch der individuellen Verfahrensdokumentationen und weiterer Dokumente, ist über das DATEV Kassenarchiv online möglich.

DATEV-Kunden, die das Zusatzmodul „Abschlussprüfung Verfahrensdokumentation“ zur Erstellung von individuellen Dokumentationen nutzen, steht das DFKA-Muster zur ordnungsmäßigen Kassenführung zur Verfügung. Wie schon bei den Muster-Verfahrensdokumentationen für eine „Geordnete Belegablage“ und zum „Ersetzenden Scannen“ haben Anwender von DATEV Bilanzbericht comfort und DATEV Abschlussprüfung damit den Vorteil, über tabellarische Eingaben und gezielte Vorbelegungen die Verfahrensdokumentation zügig und unkompliziert für ihre Mandanten erstellen zu können. Als zusätzliche Anlagen werden von DATEV zudem eine Muster-Anweisung für die Kassierer im direkten Umgang mit der Kasse und eine zur Kassennachschau zur Verfügung gestellt.

Informationen dazu gibt es unter www.datev.de/verfahrensdokumentation

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DATEV eG

Claudia Specht
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