Den täglichen Kassenabschluss automatisiert erledigen

DATEV gibt Erweiterung zur Cloud-Lösung Kassenarchiv online frei

Diese Grafik zeigt den durchgängig digitalen Prozess von der Kasse über das Kassenarchiv und das Kassenbuch zum Steuerberater
Durchgängig digitaler Prozess von der Kasse über das Kassenarchiv und das Kassenbuch zum Steuerberater. Quelle: DATEV eG

Nürnberg, 03. September 2019: Das Führen eines Kassenbuches mit geschäftstäglichen Einträgen gehört zu den nicht gerade geliebten Pflichten in Unternehmen mit Bargeldeinnahmen. Die DATEV eG hat nun nach ausführlichen Tests eine Weiterentwicklung ihrer Cloud-Lösung Kassenarchiv online für den Markt freigegeben, die diese Aufgabe für die Nutzer deutlich vereinfacht. Die Daten des täglichen Kassenabschlusses lassen sich damit über eine Schnittstelle aus dem Kassenarchiv direkt in das DATEV Kassenbuch online übertragen. Für die Verantwortlichen in Handwerk, Handel, Gastronomie und sonstigen Betrieben sind damit die Einträge ins Kassenbuch am Ende eines langen Geschäftstages mit wenigen Klicks erledigt. Aus dem Kassenbuch können die Daten nach der Festschreibung dann vom Steuerberater mit Buchungsvorschlägen in die DATEV-Programme für das Rechnungswesen übernommen werden.

„Dadurch entsteht ein durchgängiger Workflow von der Kasse im Betrieb bis zur Finanzbuchführung und zum Jahresabschluss in der Kanzlei“, erläutert Stefan Gentsch, Leiter in der Entwicklung Betriebswirtschaftlicher Systeme bei der DATEV eG. „Von der Digitalisierung dieses kaufmännischen Prozesses profitieren die mittelständischen Unternehmer und ihre Steuerberater mehrfach.“ Denn sie sparen nicht nur zeitlichen Aufwand, sondern die Daten liegen auch schneller und ohne die üblichen Erfassungsfehler vor.

Zudem kann der Steuerberater die Daten aus der Kasse nach dem Verbuchen mit Hilfe von DATEV-Tools zur Datenanalyse schon frühzeitig auf Fehler in Struktur oder Ordnung sowie auf statistische Auffälligkeiten untersuchen. Diese lassen sich dann noch rechtzeitig über Korrekturbuchungen richtigstellen oder gegebenenfalls können Dokumente gesichert werden, die die Abweichungen erklären. Unternehmer und Steuerberater sind somit für den Fall einer Kassennachschau oder einer Betriebsprüfung bestens vorbereitet. Außerdem können die zeitnah in der Kanzlei vorliegenden kaufmännischen Daten für aktuelle Auswertungen zur wirtschaftlichen Entwicklung des jeweiligen Unternehmens genutzt werden.

Durchgängig digitaler Prozess von der Kasse zum Steuerberater

Die Entwicklung eines durchgängig digitalen Prozesses von der Lösung DATEV Kassenarchiv online über das DATEV Kassenbuch online bis in die DATEV Rechnungswesen-Software des Steuerberaters wurde möglich durch den Einsatz der sogenannten „DFKA-Taxonomie-Kassendaten". Auf diesen branchen- und systemübergreifenden Standard für Daten aus elektronischen oder computergestützten Kassensystemen oder Registrierkassen hatten sich die im Deutschen Fachverband für Kassen- und Abrechnungstechnik e.V. (DFKA) zusammengeschlossenen Unternehmen sowie Vertreter der Finanzverwaltung, des steuerberatenden Berufsstandes und von IT-Dienstleistern im Februar 2019 geeinigt. Dank dieser Taxonomie sind Doppelerfassungen oder aufwändige Datenkonvertierungen überflüssig, Daten werden fast automatisch weitergeleitet. Notwendig geworden ist der Standard, weil laut dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 01.01.2020 an Kassensysteme über eine digitale Schnittstelle verfügen müssen, über die Daten in einer einheitlichen Struktur ausgetauscht werden.

Ob Betriebe in Handwerk, Handel, Gastronomie und sonstigen Branchen diese wichtige Weiterentwicklung nutzen können, hängt auch davon ab, welches Kassensystem sie einsetzen. Dieses muss eine Schnittstelle zum DATEV Kassenarchiv online haben und die übertragenen Daten müssen entsprechend der „DFKA-Taxonomie-Kassendaten“ strukturiert sein. Entsprechende Ausstattungen gibt es bereits in Systemen von Casio Europe und CAS Computer-Abrechnungs-Systeme GmbH. Die Kassenhersteller APRO Kassensysteme GmbH, Gastro-MIS GmbH, Müritz COMP Dr. Evert & Dr. Sehan GmbH, PLAN PRO SAAS Datacenter GmbH, PosBill GmbH sowie Sub9 IT- und Business Solutions GmbH bieten die Schnittstelle zum DATEV Kassenarchiv an und arbeiten an der Übernahme der Taxonomie. Entsprechende Planungen gibt es zudem bei der Vectron Systems AG. Weitere Kassenhersteller werden folgen.

Das 2018 für den Markt freigegebene DATEV Kassenarchiv online ist eine Lösung, mit der in den Betrieben die Daten aus den elektronischen Kassen rechtlich einwandfrei und mit einem Klick in der DATEV-Cloud abgelegt werden können. So sind ihre Kassendaten für die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist – meist mindestens zehn Jahre – sicher abgespeichert und lassen sich im Falle einer Kassennachschau jederzeit dem Prüfer zur Verfügung stellen.

Das DATEV Kassenbuch online ist eine Cloud-Lösung, mit der revisionssicher und GoBD*-konform geschäftstäglich die baren Ein- und Ausgaben erfasst werden. Belege können, wenn sie nicht bereits digital vorliegen, über die DATEV-Lösung Belege online digitalisiert und mit dem Eintrag zur dazugehörigen Kassenbewegung im Kassenbuch online verknüpft werden. Alle Daten und gespeicherten Belege werden für die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist in der sicheren DATEV-Cloud archiviert.

Weitere Informationen finden Interessierte unter www.datev.de/kasse.

*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

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DATEV eG

Claudia Specht
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