E-Mail Signatur

E-Mail Signatur - Begriffserklärung: Die E-Mail Signatur ist eine Art elektronischer Unterschrift für geschäftliche E-Mails. Seit 2007 müssen gewerbliche E-Mails bestimmte Informationen über das versendende Unternehmen enthalten. Wer diese Informationen nicht in seine E-Mail Signatur aufnimmt, riskiert rechtliche Folgen.

E-Mail Signatur: Was sie enthalten muss

In einem Geschäftsbrief und damit nun auch in (der E-Mail Signatur) einer E-Mail im kaufmännischen Schriftverkehr muss enthalten sein:

  • Die exakte Firma inklusive Geschäftsform des Verfassers, wie im Handelsregister eingetragen
  • Der Ort der Niederlassung bzw. der Sitz der Gesellschaft (mit postalisch korrekter ladungsfähiger Anschrift)
  • Das Registergericht und die Nummer, unter der das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist
  • Bei GmbH der Name aller Geschäftsführer und ggf. des Aufsichtsratsvorsitzenden - jeweils mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und Familiennamen
  • Bei Unternehmen, deren Gesellschafter keine natürliche Person ist (z.B. GmbH & Co.KG) sämtliche Angaben zur persönlich haftenden Gesellschaft
  • Bei Aktiengesellschaften alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, Kennzeichnung des Vorsitzenden des Aufsichtsrats als solcher

Weitere Angaben in der E-Mail Signatur sind freiwillig, gehören aber zur Etikette und erleichtern die Pflege geschäftlicher Beziehungen. Zu nennen wären hier vor allem: Telefon- und Faxnummer, Unternehmenslogo, Abteilung, Website, E-Mail-Adresse. (aus: Wikipedia)

E-Mail Signatur: Abgrenzung zur elektronischen Signatur

Die E-Mail Signatur ist vollkommen unabhängig von einer sogenannten elektronischen Signatur und hat mit dieser nichts zu tun. Diese wird vom Gesetzgeber bei der Übermittlung von Rechnungen durch E-Mail an den Rechnungsempfänger vorgeschrieben.