Elektronische Rechnungen

Die Digitalisierung hat den bisher von Papier dominierten Rechnungsverkehr erreicht. Lesen Sie hier, welche gesetzlichen Anforderungen es bei elektronischen Rechnungen zu beachten gibt und wie Sie DATEV unterstützt, eine elektronische Rechnung zu versenden oder zu empfangen.

Rechnungen auf elektronischem Weg auszutauschen, verbreitet sich zunehmend. Nicht ohne Grund, denn das Verfahren spart Porto, Druck und Papier. Der Versandaufwand ist wesentlich geringer, wodurch sich Arbeitsprozesse optimieren lassen.

Gesetzliche Anforderungen

  • Pflichtangaben einer Rechnung müssen auch auf einer elektronischen Rechnung enthalten sein (UStG §14 Abs. 4).
  • Der Rechnungsempfänger muss damit einverstanden sein, die Rechnung in elektronischer Form zu erhalten (UStG §14 Abs. 1).
  • Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes müssen gewährleistet sein (durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können; UStG §14 Abs. 1). Unbeschadet dieser zulässigen Verfahren kann dies auch mittels qualifizierter elektronischer Signatur oder elektronischem Datenaustausch erfolgen (UStG §14 Abs. 3).
  • Unabhängig vom gewählten Verfahren müssen elektronische Rechnungen revisionssicher und elektronisch archiviert werden.
  • Die Aufbewahrungsfrist und Lesbarkeit beträgt aktuell zehn Jahre (UStG §14b).

DATEV-Lösungen, die Sie beim Umgang mit elektronischen Rechnungen unterstützen

  • Elektronische Rechnungen empfangen: DATEV Unternehmen online in Verbindung mit Belege online, um elektronische Rechnungen, digitale Belege und sonstige Daten revisionssicher zu archivieren
  • Digitales Belegbuchen in den DATEV pro-Rechnungswesen-Programmen: zur dauerhaften Verbindung von Buchungssatz und Belegbild
  • Chef-Seminar: Ersetzendes Scannen, elektronisches Archiv und elektronische Rechnung: Lernen Sie, wie Sie das ersetzende Scannen und die digitale Archivierung mit DATEV Unternehmen onlineumsetzen. Erlangen Sie Sicherheit bei der Nutzung von elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD Format und unter welchen Voraussetzungen Sie nach dem Scannen Belege vernichten können

Zum Umgang mit elektronischen Rechnungen hat FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) Tipps und Tricks veröffentlicht. Darin wird aufgezeigt, wie auch kleine Unternehmen die Authentizität und Integrität im Rechnungseingangsprozess sicherstellen: