E-Rechnung: Schneller Versand, einfache Verarbeitung

Die elektronische Rechnung hat das Papierformat in vielen Unternehmen bereits abgelöst. Kein Wunder: Sie bietet zahlreiche Vorteile und dank gängiger Standardformate lässt sie sich problemlos im Geschäftsalltag einsetzen. Mit den Lösungen von DATEV versenden und empfangen Sie digitale Rechnungen und archivieren sie gemäß den gesetzlichen Vorgaben revisionssicher.

Elektronische Rechnung: Begriffserklärung

Eine elektronische Rechnung hat die gleiche Funktion und den gleichen Zweck wie eine Papierrechnung. Sie wird jedoch in elektronischer Form übermittelt, zum Beispiel als PDF via E-Mail. Man unterscheidet verschiedene Arten:

  • Rechnung mit strukturierten Daten, zum Beispiel im maschinenlesbaren XML-Format
  • Rechnung mit unstrukturierten Daten, zum Beispiel als PDF, Grafik oder Word-Dokument
  • Rechnung mit hybriden Daten (strukturierte und unstrukturierte Daten), zum Beispiel im ZUGFeRD-Format

Die Vorteile der elektronischen Rechnung

Seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 ist die elektronische der Papierrechnung gleichgestellt. Sie hat jedoch gegenüber dem Papierformat einige Vorteile, die die Abläufe im Unternehmen verbessern können. Dazu gehören:

  • Kostenersparnis: Es entstehen keine Kosten für Papier, Briefumschläge, Drucker und Porto.
  • Weniger Platzbedarf: Die E-Rechnung wird elektronisch abgelegt und benötigt keine physischen Ordner, Ablagen oder Aktenschränke.
  • Zeitersparnis: Der elektronische Versand ist schneller als der Postweg. Dadurch können Zahlungen schneller getätigt werden. Zusätzlich entfallen die Zeiten für das Kuvertieren und Versenden der Briefe.
  • Schnellere interne Prozesse: Eingangsrechnungen können schneller verarbeitet, Ausgangsrechnungen einfacher erstellt, versendet und archiviert werden. Die Rechnungen lassen sich bequem an andere Abteilungen weiterleiten und mithilfe der Suchfunktion der entsprechenden Software lassen sich archivierte Rechnungen schnell finden.

Bedingungen und Aufbewahrungsfristen bei digitalen Rechnungen

Damit Unternehmen elektronische Rechnung für den Vorsteuerabzug verwenden können, müssen sie nach § 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) bestimmte Bedingungen erfüllen. Diese sind dieselben wie bei der Papierrechnung:

  • Echtheit der Herkunft
  • Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
  • Lesbarkeit der Rechnung

Unternehmen können diese Bedingungen beispielsweise dadurch erfüllen, dass sie ein entsprechendes innerbetriebliches Kontrollverfahren implementieren. Dieses muss sicherstellen, dass die Rechnungen nicht nachträglich geändert werden können. Selbstverständlich muss auch die E-Rechnung die Pflichtangaben nach UStG § 14 Abs. 4 enthalten, wie man sie auch von der Papierrechnung kennt.

Elektronische Rechnungen unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach § 14b Abs. 1 des UStG. Wie bei Papierrechnungen beträgt diese Frist zehn Jahre. Innerhalb dieses Zeitraums müssen die digitalen Rechnungen jederzeit zugänglich sein und in einem lesbaren Format vorliegen. Es ist deshalb ratsam, gängige Standarddateiformate zu verwenden. Die Rechnungen müssen zudem in ihrem ursprünglichen Format elektronisch und revisionssicher archiviert werden. Ein PDF muss als PDF aufbewahrt werden, eine Rechnung im Word-Format als Word-Dokument.

Einfacherer Versand

Vor dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 war der Versand einer E-Rechnung relativ kompliziert. Sie musste beispielsweise eine Signatur besitzen, um ihre Echtheit zu gewährleisten, oder konnte nur über spezielle EDV-Systeme zwischen den Geschäftspartnern verschickt werden. Kleine und mittelständische Unternehmen hat dies abgeschreckt, die elektronische Rechnung zu verwenden. Heutzutage ist das Verfahren deutlich einfacher. Es genügt, die Rechnung im PDF-Format als Anhang einer E-Mail zu versenden oder sie zum Webdownload anzubieten.

Für den Versand der E-Rechnung benötigt der Versender das Einverständnis des Empfängers. Diese kann auf mehreren Wegen erfolgen. Denkbar ist eine entsprechende Formulierung in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) oder aber ein stillschweigendes Einverständnis, wenn der Empfänger die Rechnung nach Erhalt bezahlt.

ZUGFeRD: Einheitliches Format für elektronische Rechnungen

Um Unternehmen jeder Größe sowie Behörden die Arbeit mit der E-Rechnung zu erleichtern, hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ein spezielles Rechnungsformat entwickelt. Das Forum ist eine Plattform von Ministerien, deutschen Unternehmen und Verbänden, die die digitale Rechnung fördern möchten. Auch DATEV ist ein Mitglied des FeRD.

Das Format namens ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland") ist ein standardisiertes Dateiformat für die elektronische Rechnung. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen: Sie wird als PDF (genauer als PDF/A-3) gestaltet. Zusätzlich werden die Rechnungsinformationen in Form von strukturierten Daten im XML-Format eingebettet, um die Rechnung für Maschinen lesbar zu machen.

Elektronische Rechnungen mit DATEV senden und empfangen

Mit den Lösungen von DATEV können Unternehmen E-Rechnungen einfach erstellen, versenden und empfangen. Das Archivieren und Verarbeiten ist problemlos möglich – auch in Zusammenarbeit mit externen Partnern wie dem Steuerberater. DATEV Unternehmen online ist eine internetbasierte Plattform, auf der sich die Rechnungen einfach verarbeiten lassen. Sie erlaubt zum Beispiel einen Überblick über offene und bezahlte Posten. Zudem bietet die Plattform die Möglichkeit zur revisionssicheren Archivierung in der DATEV-Cloud. Wird eine bereits abgelegte Rechnung erneut benötigt, lässt sie sich mithilfe der Suchfunktion schnell finden.

Mit DATEV SmartTransfer lassen sich elektronische Rechnungen zwischen Geschäftspartnern schnell und einfach versenden. Der Versender schickt das Dokument über eine gesicherte Verbindung an das DATEV-Rechenzentrum. DATEV übernimmt anschließend den Weiterversand an den Geschäftspartner, wobei dieser zwischen verschiedenen Dateiformaten wählen kann. Zu den möglichen Formaten gehören:

  • PDF
  • ZUGFeRD
  • XML
  • EDIFACT
  • IDoc

Auch der Versand als Brief ist möglich.

Versendete und empfangene Rechnungen können direkt in DATEV Unternehmen online übernommen und dort archiviert werden. Sie können DATEV SmartTransfer natürlich auch an gängige Warenwirtschaftssysteme, ERP-Lösungen oder Rechnungsschreibungsprogramme anbinden, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden.

Mit Erfahrung die Zukunft gestalten

Seit mehr als 50 Jahren erfüllt die Genossenschaft DATEV höchste Qualitätsstandards und stellt dies regelmäßig unter Beweis. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und Unternehmen sind bei uns genau richtig. Als eingetragene Genossenschaft (eG) bieten wir Software-Lösungen und IT-Dienstleistungen, auf die Verlass ist. Von der Anlagenbuchhaltung über die Finanzbuchhaltung bis hin zur Reisekostenabrechnung haben wir ein breites Portfolio an Anwendungen entwickelt, die Arbeitsprozesse in Unternehmen nachhaltig verbessern, vereinfachen und verschlanken. Spezialfälle der Buchhaltung deckt DATEV mit entsprechenden Zusatzmodulen ab, damit Sie rundum abgesichert sind.