E-Rechnung: Schneller Versand, einfache Verarbeitung

Die E-Rechnung bietet gegenüber Papierrechnungen viele Vorteile und lässt sich problemlos im Geschäftsalltag einsetzen. Mit den Lösungen von DATEV versenden und empfangen Sie E-Rechnungen und archivieren sie revisionssicher gemäß den gesetzlichen Vorgaben.

Elektronische Rechnung: Begriffserklärung

Eine elektronische Rechnung hat die gleiche Funktion und den gleichen Zweck wie eine Papierrechnung. Sie wird jedoch in elektronischer Form ausgestellt und übermittelt. Die am 26. Mai 2014 in Kraft gegetretene EU-Richtlinie 2014/55/EU konkretisiert die Definition einer elektronischen Rechnung. E-Rechnungen müssen zukünftig auch automatisch und elektronisch verarbeitet werden können. Grundsätzlich unterscheidet man verschiedene Ausprägungen einer elektronischen Rechnung:

  • Rechnungen mit unstrukturierten Daten, zum Beispiel reine Bilddateien (wie PDF, TIF, JPEG) oder eingescannte Papierrechnungen. Sie gelten nicht als E-Rechnung gemäß EU-Richtlinie und bieten auch keine Vorteile in der automatisierten Weiterverarbeitung. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden diese Rechnungen auch als PDF-Rechnungen bezeichnet.
  • Hybride Rechnungen, die aus einem PDF bestehen, in das XML-Dateien mit strukturierten Daten eingebettet sind. Hybride Rechnungen sind maßgeblich durch das ZUGFeRD-Format bekannt geworden und verbinden die Vorteile einer optischen Ansicht der Rechnung (im PDF) und einem strukturierten Datenformat für die automatisierte Weiterverarbeitung.
  • Rechnungen mit strukturierten Daten verzichten auf eine bildhafte Darstellung der Rechnung und werden häufig in reinem XML-Format ausgetauscht. Für eine Weiterbearbeitung lässt sie sich auch als Bild anzeigen.

Die Vorteile der elektronischen Rechnung

Seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 ist die elektronische der Papierrechnung gleichgestellt. Sie hat jedoch gegenüber dem Papierformat einige Vorteile, die die Abläufe im Unternehmen verbessern können. Dazu gehören:

  • Kostenersparnis: Es entstehen keine Kosten für Papier, Briefumschläge, Drucker und Porto.
  • Weniger Platzbedarf: Die E-Rechnung wird elektronisch abgelegt und benötigt keine physischen Ordner, Ablagen oder Aktenschränke.
  • Zeitersparnis: Der elektronische Versand ist schneller als der Postweg. Dadurch können Zahlungen schneller getätigt werden. Zusätzlich entfallen die Zeiten für das Kuvertieren und Versenden der Briefe.
  • Schnellere interne Prozesse: Eingangsrechnungen können schneller verarbeitet, Ausgangsrechnungen einfacher erstellt, versendet und archiviert werden. Die Rechnungen lassen sich bequem an andere Abteilungen weiterleiten und mithilfe der Suchfunktion der entsprechenden Software lassen sich archivierte Rechnungen schnell finden.

Bedingungen und Aufbewahrungsfristen bei elektronischen Rechnungen

Damit Unternehmen elektronische Rechnung für den Vorsteuerabzug verwenden können, müssen sie nach § 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) bestimmte Bedingungen erfüllen. Diese sind dieselben wie bei der Papierrechnung:

  • Echtheit der Herkunft
  • Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
  • Lesbarkeit der Rechnung

Unternehmen können diese Bedingungen beispielsweise dadurch erfüllen, dass sie ein entsprechendes innerbetriebliches Kontrollverfahren implementieren. Dieses muss sicherstellen, dass die Rechnungen nicht nachträglich geändert werden können. Selbstverständlich muss auch die E-Rechnung die Pflichtangaben nach UStG § 14 Abs. 4 enthalten, wie man sie auch von der Papierrechnung kennt.

Elektronische Rechnungen unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach § 14b Abs. 1 des UStG. Wie bei Papierrechnungen beträgt diese Frist zehn Jahre. Innerhalb dieses Zeitraums müssen die elektronischen Rechnungen jederzeit zugänglich sein und in einem lesbaren Format vorliegen. Es ist deshalb ratsam, gängige Standarddateiformate zu verwenden. Die Rechnungen müssen zudem in ihrem ursprünglichen Format elektronisch und revisionssicher archiviert werden.

Einfacherer Versand

Vor dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 war der Versand einer E-Rechnung relativ kompliziert. Sie musste eine Signatur besitzen, um ihre Echtheit zu gewährleisten, und konnte nur über spezielle EDV-Systeme zwischen den Geschäftspartnern verschickt werden. Kleine und mittelständische Unternehmen hat dies abgeschreckt, die elektronische Rechnung zu verwenden. Heutzutage ist das Verfahren deutlich einfacher. Es genügt, die Rechnung als Anhang einer E-Mail zu versenden oder sie zum Webdownload anzubieten.

Für den Versand der E-Rechnung benötigt der Versender das Einverständnis des Empfängers. Diese kann auf mehreren Wegen erfolgen. Denkbar ist eine entsprechende Formulierung in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) oder aber ein stillschweigendes Einverständnis, wenn der Empfänger die Rechnung nach Erhalt bezahlt.

ZUGFeRD

Um Unternehmen jeder Größe sowie Behörden die Arbeit mit der E-Rechnung zu erleichtern, hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ein spezielles Rechnungsformat entwickelt. Das Forum ist eine Plattform von Ministerien, Unternehmen und Verbänden, die die Verbreitung der elektronischen Rechnung fördern möchten. Auch DATEV ist ein Mitglied des FeRD.

Das Format namens ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland") ist ein standardisiertes Dateiformat für die elektronische Rechnung, das ab Version 2.0 den Vorgaben der EU-Richtlinie entspricht. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen: zum einen aus einer PDF-Datei (genauer als PDF/A-3), die für Anwender einfach lesbar ist; zum anderen werden die Rechnungsinformationen als strukturierte Daten im XML-Format eingebettet, um um die Rechnung für Maschinen lesbar zu machen.

ZUGFeRD unterstützt verschiedene Profile und kann daher auch branchenspezifische Anforderungen bedienen. Das Profil „EN16931“ erfüllt die Vorgaben der öffentlichen Verwaltung.

XRechnung

Die XRechnung ist nach Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU der nationale Standard für die Übermittlung elektronischer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes, der Länder und der Kommunen. Die XRechnung besteht aus einem reinen XML-Datensatz. Im Gegensatz zur ZUGFeRD-Rechnung enthält die XRechnung keine bildhafte Darstellung der Rechnungsdaten.

Auch die XRechnung erfüllt die Vorgaben der öffentlichen Verwaltung gemäß EU-Richtlinie 2014/55.

Elektronische Rechnungen mit DATEV senden und empfangen

Mit den Lösungen von DATEV können Unternehmen E-Rechnungen einfach erstellen, versenden und empfangen. Auch das Archivieren und Verarbeiten ist problemlos möglich. Die Funktionalität für das Erstellen einer E-Rechnung in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD 2.0 ist ab November 2020 in den rechnungsschreibenden Programmen der DATEV vorhanden. DATEV Unternehmen online ist eine internetbasierte Plattform, auf der sich die Rechnungen einfach verarbeiten lassen. Sie erlaubt zum Beispiel einen Überblick über offene und bezahlte Posten. Zudem bietet die Plattform die Möglichkeit zur revisionssicheren Archivierung in der DATEV-Cloud. Wird eine bereits abgelegte Rechnung erneut benötigt, lässt sie sich mithilfe der Suchfunktion schnell finden. Darüber hinaus können XRechnungen, die keine bildhafte Darstellung der Rechnungsdaten besitzen, auch als Bild dargestellt werden, sodass sie für den Anwender einfach lesbar sind.

Eine umfassendere Lösung zum Austausch von Geschäftsdokumenten bietet DATEV SmartTransfer. Mit DATEV SmartTransfer lassen sich nicht nur elektronische Rechnungen zwischen Geschäftspartnern schnell und einfach versenden, sondern auch andere Geschäftsdokumente wie Gutschriften und Lieferscheine austauschen. DATEV SmartTransfer ist nicht auf ZUGFeRD und XRechnung beschränkt, sondern unterstützt eine Vielzahl von Datenformaten, um die unterschiedlichsten Anforderungen von Rechnungsempfängern zu erfüllen. Der Versender schickt das Dokument über eine gesicherte Verbindung an das DATEV-Rechenzentrum. DATEV übernimmt anschließend den automatischen Weiterversand an den Geschäftspartner.

Versendete und empfangene Rechnungen können direkt in DATEV Unternehmen online übernommen und dort archiviert werden. Sie können DATEV SmartTransfer natürlich auch an gängige Warenwirtschaftssysteme, ERP-Lösungen oder Rechnungsschreibungsprogramme anbinden, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden.

Mit Erfahrung die Zukunft gestalten

Seit mehr als 50 Jahren erfüllt die Genossenschaft DATEV höchste Qualitätsstandards und stellt dies regelmäßig unter Beweis. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und Unternehmen sind bei uns genau richtig. Als eingetragene Genossenschaft (eG) bieten wir Software-Lösungen und IT-Dienstleistungen, auf die Verlass ist. Von der Anlagenbuchhaltung über die Finanzbuchhaltung bis hin zur Reisekostenabrechnung haben wir ein breites Portfolio an Anwendungen entwickelt, die Arbeitsprozesse in Unternehmen nachhaltig verbessern, vereinfachen und verschlanken. Spezialfälle der Buchhaltung deckt DATEV mit entsprechenden Zusatzmodulen ab, damit Sie rundum abgesichert sind.