Lohnverrechnung - ein Wort, das im deutschen Sprachraum vornehmlich in Österreich anzutreffen ist. Dennoch benennt es im Grunde den gleichen Sachverhalt wie das Wort Lohnabrechnung, das in Deutschland das geläufigere Wort ist.
Lohnverrechnung ist in seiner semantischen Bedeutung daher gleichzusetzen mit dem Prozess der Berechnung des Nettoauszahlungsbetrags eines Arbeitnehmers. Grob formuliert, berechnet der Lohnsachbearbeiter die Netto-Gehälter der Arbeitnehmer, indem er vom Gesamt-Brutto die Steuern und Abgaben abzieht (z. B. Lohnsteuer, Soli, Kirchensteuer bzw. Kranken- und Pflegeversicherung). Dazu kommen Netto-Bezüge und -abzüge wie beispielsweise Pfändungsbeträge.
Zur Lohnverrechnung zählt darüber hinaus das An- und Abmelden von Arbeitnehmern bei der Krankenkasse. Auch monatliche Meldungen an Sozialversicherungsträger und an das Finanzamt gehören zum Zyklus der Lohnverrechnung. Der Zyklus der Lohnverrechnung kann dabei in vier Phasen betrachtet werden.
Phase 1: Der Lebenszyklus der Lohnverrechnung beginnt grundsätzlich dann, wenn ein neuer Arbeitnehmer in einem Unternehmen, einer Firma eingestellt wird. Der Arbeitnehmer füllt einen Personalfragebogen aus, auf dessen Grundlage Personal-Stammdaten angelegt werden und die Lohnabrechnung erstellt wird. Zusätzlich meldet der Lohnsachbearbeiter den Arbeitnehmer bei der zuständigen Krankenkasse an und ruft die steuerlichen Lohnsteuer-Abzugsmerkmale des Arbeitnehmers ab.
Phase 2: Die Personal-Stammdaten sind sozusagen der Kern der Lohnverrechnung. Dabei werden die Daten des Arbeitnehmers hinterlegt, unter anderem Informationen zur Sozialversicherung und zu Lohnsteuerabzugsmerkmalen. Das Ergebnis, also die Beträge werden monatlich auf dem Lohnkonto hinterlegt.
Phase 3: Kontinuierlich erfassen Lohnsachbearbeiterzeitwirtschaftliche Daten der Arbeitnehmer. Im monatlichen Rhythmus berechnen und erstellen sie Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Die vom Arbeitgeber ermittelten Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung sowie die steuerlichen Beträge werden monatlich an das Finanzamt und an die Sozialversicherung übermittelt. Die Beiträge überweist der Arbeitgeber an den Arbeitnehmer. Am Ende des Monats erhält der Arbeitnehmer somit das Netto-Gehalt.
Phase 4: Scheidet ein Arbeitnehmer aus dem Unternehmen aus, dann wird Phase 3 ein letztes Mal durchgeführt. Anschließend wird das Lohnkonto geschlossen und der Lohnsachbearbeiter meldet den Arbeitnehmer bei den Sozialversicherungsträgern sowie bei ELSTER ab.
Mit Hilfe von Software für die Lohnverrechnung ermitteln Lohnsachbearbeiter für jeden Arbeitnehmer die fälligen Steuer- und Sozialversicherungsabgaben sowie das daraus resultierende Arbeitnehmerentgelt. Durch zusätzliche Daten-Analyse-Systeme kann ein Lohnsachbearbeiter die Daten für ein Unternehmens-Controlling aufbereiten.
DATEV bietet mit den Programmen DATEV Lohn und Gehalt sowie DATEV LODAS zwei Software-Varianten an. Mit DATEV Lohn und Gehalt erledigen Anwender die Lohnverrechnung direkt vor Ort im Unternehmen oder in der Kanzlei. Mit DATEV LODAS steht eine Cloud-Lösung zur Verfügung, bei der die Lohnverrechnung im DATEV-Rechenzentrum stattfindet.